Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста

За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, – это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия требуется компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный «Компьютер». Если нужно съездить куда‑то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надлежит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг – обсудить что‑то непосредственно со своей коллегой Эмили, то разумнее всего будет поместить проблему в список или папку под названием «Эмили».

То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть: 1) от количества действий, которые необходимо держать под контролем, и 2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.

Если вы относитесь к тем редкостным счастливчикам, у которых намечено всего двадцать пять первоочередных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые разнообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с начальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если накопилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас будет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, можете выбрать задачи из списка поездок и объединить их в отдельный перечень.

Еще один фактор производительности, обусловленный данным методом организации проблем, – это увеличение результативности, когда вы работаете в определенном режиме. Работая в режиме «телефон», вы обзваниваете массу людей – нужно только просмотреть список звонков. Когда ваш компьютер подключен к Интернету, старайтесь выполнить максимальный объем работы, не переключаясь на другие виды деятельности. Для того чтобы перейти от одного вида деятельности к другому рабочему ритму и инструментарию, нужно гораздо больше энергии, чем многие из нас могут себе представить. И естественно, когда нужный человек присутствует в офисе, с вашей стороны будет разумнее обсудить с ним все накопившиеся вопросы, пока у вас есть такая возможность.

Самые распространенные категории напоминаний о дальнейших действиях:

• «Звонки»;

• «Компьютер»;

• «Выезды»;

• «Офисные дела / В офисе (разное)»;

• «Дома»;

• «Повестки дня (для людей и для деловых встреч)»;

• «Прочесть/просмотреть».

«Звонки». Это список всех телефонных звонков, которые вам нужно совершить; можно работать над этой категорией, пока включен телефон. Чем больше степень вашей мобильности (особенно если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее окажется список всех намеченных звонков; небольшие промежутки времени, которые возникают, когда вы не на рабочем месте или в дороге (вышли на перерыв или ждете самолета), предоставляют вам прекрасную возможность проработать свой список. Имея под рукой отдельный список звонков, гораздо легче сосредоточиться и интуитивно выбрать самый важный из них на данный момент.

Возьмите за правило записывать телефонный номер напротив каждой проблемы. Часто возникают ситуации, когда возможность сделать важный звонок остается нереализованной по той простой причине, что вы не можете найти нужный телефонный номер.

«Компьютер». Если вы работаете на компьютере – точнее, если носите с собой портативный компьютер, а в офисе и дома стоят стационарные машины, – полезно будет сгруппировать все задачи, которые нужно выполнить, пока он включен. Это позволит проанализировать все возможные варианты работы за компьютером и напомнит обо всех неотосланных электронных сообщениях, о документах, которые нужно подготовить или отредактировать, и так далее.

Я много путешествую, поэтому веду список дел, озаглавленный «В сети», отдельно от списка под названием «Компьютер». На борту самолета мне недоступно подключение к сети или к серверу, необходимое для выполнения многих задач. Так что вместо того, чтобы лихорадочно думать, что я могу и чего не могу сделать, я заглядываю в список дел «Компьютер»: я абсолютно уверен, что ни одно из этих дел не требует подключения к сети, и могу спокойно выбирать самые важные задачи в соответствии с данным критерием.