Списки первоочередных действий

Так куда же определить напоминания о первоочередных действиях? В списки первоочередных действий, которые наряду с рабочим календарем составляют основу организации управления деятельностью.

Любое действие, занимающее более двух минут, которое вы не можете никому передать, нужно где‑то фиксировать. «Позвонить Джиму Смиту по поводу собрания бюджетного комитета», «связаться с матерями Рэйчел и Лоры по поводу загородного лагеря» и «набросать идеи для ежегодной конференции по продажам» – все это напоминания о действиях, которые следует хранить в специальных списках, или корзинах, где их можно рассматривать как возможные направления деятельности в конкретный момент.

Если у вас только два или три десятка подобных дел, то можно хранить напоминания о них в одном списке под названием «Первоочередные шаги», к которому вы будете обращаться, как только появится свободная минутка. Впрочем, для большинства из нас их количество колеблется между 50 и 150. В таком случае имеет смысл разбить ваш список «Первоочередные шаги» на такие категории, как «Звонки», которые необходимо совершить, или «Ключевые вопросы по проекту», которые нужно задать на еженедельной планерке.

Все нужно упрощать до предела, но не более того.

Альберт Эйнштейн

Проблемы, не требующие активных действий

Как и в случае задач, которые требуют активного решения, вам понадобятся хорошо организованные отдельные системы для хранения вопросов, не предполагающих активных действий с вашей стороны. Такие системы делятся на три категории: мусор, отложенные дела и помеченные материалы.

Мусор

Слово «мусор» говорит само за себя. Выбросьте все, в связи с чем вы ничего не будете предпринимать и к чему не будете обращаться. Если вы будете оставлять эти проблемы среди других категорий, они серьезно повредят вашей системе.