про Державну архівну службу України

ЗАТВЕРДЖЕНО

Указом Президента України

від 6 квітня

№ 407/2011

П О Л О Ж Е Н Н Я

про Державну архівну службу України

1. Державна архівна служба України (Укрдержархів) є центральним органом виконавчої влади, діяльність якого спрямовується і координується Кабінетом Міністрів України через Міністра юстиції України, входить до системи органів виконавчої влади і забезпечує реалізацію державної політики у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи страхового фонду документації (далі – СФД), а також міжгалузеву координацію з питань, що належать до її компетенції.

2. Укрдержархів у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, іншими актами законодавства України, дорученнями Президента України та Міністра юстиції України.

3. Основними завданнями Укрдержархіву є:

1) внесення пропозицій щодо формування державної політики у сфері архівної справи, діловодства та створення і функціонування державної системи СФД, забезпечення її реалізації;

2) організація формування, державного обліку та зберігання документів Національного архівного фонду, використання відомостей, що в ньому містяться;

3) координація і контроль за формуванням страхового фонду документації, його веденням, утриманням і видачею користувачам копій документів страхового фонду документації, необхідних для поставлення на виробництво, експлуатацію та ремонт продукції оборонного, мобілізаційного і господарського призначення, для проведення будівельних (відбудовчих), аварійно-рятувальних та аварійно-відновлювальних робіт під час ліквідації надзвичайних ситуацій та в особливий період, а також у сфері збереження інформації про культурні цінності, забезпечення зберігання та використання архівних електронних документів;

4) контроль за діяльністю архівних установ, служб діловодства, управління та контроль відповідно до законодавства за діяльністю підприємств, установ, організацій СФД;

5) організація проведення науково-дослідних робіт у сфері архівної справи, документознавства, археографії, формування та зберігання СФД.

4. Укрдержархів відповідно до покладених на неї завдань:

1) узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до її компетенції, розробляє пропозиції щодо вдосконалення законодавчих актів, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів міністерств та в установленому порядку подає їх Міністру юстиції України;

2) бере участь у розробленні проектів Державної програми економічного та соціального розвитку України, Державного бюджету України, Програми діяльності Кабінету Міністрів України, інших прогнозних та програмних документів соціального та економічного розвитку;

3) розробляє цільові програми розвитку архівної справи, діловодства, СФД, у тому числі мобілізаційного та оборонного призначення, визначає заходи щодо їх виконання;

4) бере участь у розробленні прогнозів та проектів програм розвитку державної системи СФД, а також заходів, спрямованих на реалізацію цих програм;

5) бере участь у розробленні галузевих, Автономної Республіки Крим, обласних, районних, міських програм створення СФД, погоджує їх проекти та забезпечує контроль за їх реалізацією;

6) подає Міністру юстиції України для внесення в установленому порядку на розгляд Кабінету Міністрів України пропозиції щодо утворення, реорганізації, ліквідації центральних державних архівів, а разом із відповідними центральними органами виконавчої влади – про утворення галузевих державних архівів, здійснює контроль за їх діяльністю;

7) утворює, реорганізовує та ліквідовує центральні державні архівні установи;

8) розробляє та подає на затвердження Міністру юстиції України положення про центральні державні архіви, центральні державні архівні установи;

9) розробляє разом із відповідними центральними органами виконавчої влади та подає на затвердження Міністру юстиції України положення про галузеві державні архіви;

10) погоджує положення про державний архів в Автономній Республіці Крим;

11) розробляє та подає Міністру юстиції України для внесення в установленому порядку на розгляд Кабінету Міністрів України типові положення про місцеві державні архівні установи;

12) організовує в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ незалежно від форми власності та підпорядкування, контролює ведення державними архівами реєстру архівних установ;

13) організовує формування Національного архівного фонду, в тому числі поповнення його документами культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, та документами іноземного походження, що стосуються історії України;

14) розробляє порядок віднесення документів до Національного архівного фонду, організаційно-методологічні засади проведення експертизи цінності документів, координує діяльність експертних комісій з проведення експертизи цінності документів, погоджує рішення експертних комісій про вилучення документів з Національного архівного фонду;

15) розробляє вимоги щодо впорядкування документів, які вносяться до Національного архівного фонду;

16) забезпечує створення, зберігання та використання архівних електронних документів;

17) розробляє та подає на затвердження Міністру юстиції України типове положення про архівні підрозділи органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств, установ та організацій; надає рекомендації щодо підготовки положень про архівні підрозділи підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, а також об'єднань громадян, релігійних організацій;

18) розробляє та затверджує типові переліки документів зі строками зберігання;

19) погоджує відомчі (галузеві) переліки документів зі строками зберігання, типові та примірні номенклатури справ, підготовлені центральними органами виконавчої влади, органами державної влади, установами для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління;

20) розробляє та подає на затвердження Міністру юстиції України порядок передавання для подальшого зберігання документів органів державної влади, виконавчих органів місцевого самоврядування, що ліквідовуються або реорганізовуються, а також документів підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, що ліквідуються, та здійснює контроль за дотриманням цього порядку;

21) надає рекомендації щодо організації роботи архівних підрозділів державних наукових установ, музеїв та бібліотек, в яких перебувають на постійному зберіганні документи Національного архівного фонду;

22) розробляє та затверджує вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів, організації документообігу, у тому числі електронного документообігу, підготовки і передачі документів поточного діловодства до архівних підрозділів;

23) погоджує правила, інструкції, галузеві уніфіковані форми документації, методичні рекомендації і навчальні програми з питань архівної справи і діловодства, розроблені іншими органами державної влади та органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності;

24) надає рекомендації щодо визначення порядку діяльності спеціалізованих архівних установ, утворених місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до складу Національного архівного фонду;

25) розробляє та подає на затвердження Міністру юстиції України порядки ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та СФД, здійснює контроль за дотриманням цих порядків;

26) розробляє вимоги щодо зберігання і порядку ведення обліку архівних документів, здійснює контроль за дотриманням цих вимог, організовує зберігання архівних документів, що перебувають у власності держави і територіальних громад, та копіювання їх для страхового фонду;

27) веде централізований державний облік документів Національного архівного фонду, документів культурної спадщини України, що перебувають за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України;

28) забезпечує зберігання архівних документів, вилучених митними або правоохоронними органами, а також конфіскованих за рішенням суду, проведення експертизи зазначених документів та подання інформації з метою уточнення права власності на них;

29) установлює порядок зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереження документів Національного архівного фонду, здійснює контроль за його дотриманням;

30) організовує роботу, пов'язану з віднесенням документів
Національного архівного фонду до унікальних та включенням їх до
Державного реєстру національного культурного надбання;

31) надає юридичним та фізичним особам, що мають документи Національного архівного фонду, допомогу у зберіганні та реставрації таких документів, виготовленні копій унікальних документів для страхових фондів та фондів користування;

32) інформує громадськість про документи Національного архівного фонду, зміст яких може бути використаний юридичними та фізичними особами;

33) розробляє та подає на затвердження Міністрові юстиції України порядок користування документами Національного архівного фонду, що зберігаються в державних архівних установах, архівних відділах міських рад, здійснює контроль за дотриманням цього порядку, надає рекомендації щодо порядку користування документами Національного архівного фонду, які зберігаються в інших місцях;

34) публікує документи Національного архівного фонду, видає журнал "Архіви України", наукову, науково-популярну, навчальну, довідкову літературу, рекламно-інформаційні матеріали з архівної справи, діловодства та СФД;

35) здійснює контроль та методичне забезпечення архівної справи і діловодства в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності;

36) здійснює контроль за додержанням права власності на документи Національного архівного фонду;

37) здійснює контроль за виконанням центральними та місцевими органами виконавчої влади, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами і організаціями, а також постачальниками документів вимог законодавства у сфері архівної справи, діловодства, щодо створення та забезпечення функціонування СФД;

38) контролює діяльність архівних установ, а також діяльність архівних відділів міських рад з питань здійснення ними делегованих органами виконавчої влади повноважень у сфері архівної справи і діловодства;

39) здійснює контроль за збиранням на території України старовинних архівних документів, дотриманням правил торгівлі антикварними речами в частині продажу архівних документів, реалізовує переважне право держави на придбання документів Національного архівного фонду в разі їх продажу;

40) у межах своїх повноважень організовує виконання актів законодавства і здійснює систематичний контроль за їх реалізацією;

41) складає протоколи про адміністративні правопорушення за порушення законодавства про Національний архівний фонд, архівні установи та у сфері формування, ведення, використання СФД;

42) розробляє та затверджує відповідні галузеві нормативи, нормативи кадрового забезпечення архівних установ, підприємств, установ, організацій СФД, визначає механізм їх впровадження;

43) забезпечує реалізацію державної політики зайнятості у сфері архівної справи, діловодства, СФД, розробляє галузеві кваліфікаційні характеристики професій, опрацьовує заходи щодо забезпечення державних архівних установ, підприємств, установ, організацій СФД висококваліфікованими працівниками, організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів архівних установ, служб діловодства, підприємств, установ, організацій СФД, заохочує працівників установ, що належать до сфери його управління;

44) розробляє та затверджує галузеві стандарти, бере участь у роботі, пов'язаній із стандартизацією та сертифікацією в галузі інформації, архівної справи, діловодства та СФД;

45) бере в установленому порядку участь у розробленні та виконанні програм інформатизації архівної справи;

46) установлює разом із іншими центральними органами виконавчої влади порядок реєстрації архівних документів, що ввозяться на територію України, здійснює контроль за дотриманням цього порядку;

47) забезпечує ведення і вдосконалення галузевої статистичної звітності;

48) організовує надання державними архівними установами, підприємствами, установами, організаціями СФД в установленому порядку юридичним та фізичним особам платних послуг з використанням інформації, що міститься в архівних документах, проведення робіт, пов'язаних з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, юридичних та фізичних осіб, зі створення, формування, ведення і використання СФД, розроблення нормативно-методичних посібників з архівної справи, діловодства та СФД, розробляє порядок ціноутворення на зазначені роботи та послуги;

49) утворює, реорганізовує, ліквідовує Державний департамент страхового фонду документації, який є юридичною особою і діє у складі апарату Укрдежархіву;

50) утворює, реорганізовує, ліквідовує підприємства, установи, організації СФД;

51) здійснює відповідно до законодавства управління та контроль за діяльністю установ, підприємств, організацій, що належать до сфери управління Укрдержархіву;

52) здійснює регулятивні та дозвільно-реєстраційні функції стосовно юридичних осіб у сфері створення СФД;

53) веде Державний реєстр документів страхового фонду документації України;

54) надає за запитом підприємств, установ та організацій, їх філій незалежно від форм власності акт закладення технічної, проектної і робочої документації до страхового фонду документації на продукцію, поставлену на виробництво, та прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом (реконструкцією) об’єктів;

55) визначає стан державної системи СФД;

56) веде Державний реєстр техногенно та екологічно небезпечних об’єктів, видає юридичним та фізичним особам – власникам цих об'єктів свідоцтва про їх реєстрацію;

57) погоджує номенклатуру виробів та продукції, переліки об'єктів і споруд систем життєзабезпечення, транспортних зв'язків, об'єктів будівництва промислового і цивільного призначення, об'єктів культурної спадщини та унікальних документальних пам'яток, переліки техногенно та екологічно небезпечних об'єктів та інших об'єктів, документація на які підлягає закладанню до СФД;

58) визначає функції суб'єктів державної системи СФД та координує їх діяльність з питань реалізації державної політики у сфері створення і функціонування цієї системи;

59) координує діяльність міністерств, центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів влади Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, відповідних постачальників документів, які формують та використовують СФД, у тому числі СФД на техногенно та екологічно небезпечні об'єкти відповідно до Державного реєстру техногенно та екологічно небезпечних об'єктів;

60) проводить у межах повноважень перевірки суб'єктів державної системи СФД;

61) складає акти та узагальнює матеріали перевірок;

62) вирішує у межах своєї компетенції питання щодо забезпечення функціонування державної системи СФД в умовах особливого періоду та надзвичайних ситуацій;

63) розробляє заходи, спрямовані на усунення порушень законодавства з питань СФД та запобігання таким порушенням;

64) безоплатно надає консультаційну допомогу суб'єктам державної системи СФД;

65) організовує і координує науково-дослідну та методичну роботу в галузі архівознавства, документознавства, археографії, створення і довгострокового зберігання СФД, поширює науково-технічну інформацію та забезпечує впровадження досягнень науки і техніки, передового досвіду роботи із цих питань;

66) організовує виконання науково-технічних програм, планів науково-дослідних, дослідно-конструкторських і проектних робіт щодо забезпечення сталого функціонування державної системи СФД;

67) здійснює в установленому порядку міжнародне співробітництво в галузі архівної справи та створення СФД;

68) забезпечує у межах своїх повноважень виконання завдань мобілізаційної підготовки та мобілізації у сфері державної системи СФД;

69) забезпечує та здійснює контроль у межах своєї компетенції за додержанням авторських прав на інтелектуальну власність, за збереженням державної та іншої передбаченої законом таємниці;

70) бере участь у реалізації державної інформаційної політики у сфері створення, використання та оновлення державних інформаційних ресурсів та у сфері технічного захисту інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах Укрдержархіву, державних архівних установ, підприємств, установ, організацій СФД;

71) забезпечує функціонування баз зберігання СФД України;

72) здійснює контроль за формуванням програм перспективного розвитку, будівництва, реконструкції, капітального ремонту, введення в дію об’єктів Укрдержархіву та за виконанням і прийманням робіт з будівництва, реконструкції, капітального ремонту об’єктів Укрдержархіву;

73) здійснює інші повноваження на основі та на виконання Конституції та законів України, актів Президента України і Кабінету Міністрів України.

5. Укрдержархів з метою організації своєї діяльності:

1) забезпечує в межах повноважень проведення заходів щодо запобігання корупції і контроль за їх реалізацією в апараті Укрдержархіву, на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління;

2) здійснює добір кадрів в апарат Укрдержархіву, керівників підприємств, установ, організацій, що належать до сфери його управління, формує кадровий резерв на відповідні посади, організовує роботу з підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників апарату Укрдержархіву, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери його управління, архівних підрозділів і служб діловодства;

3) організовує планово-фінансову роботу в апараті Укрдержархіву, на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління, здійснює контроль за використанням фінансових і матеріальних ресурсів, забезпечує організацію та вдосконалення бухгалтерського обліку;

4) здійснює у межах повноважень разом із відповідними центральними органами виконавчої влади контроль за цільовим використанням державних коштів, передбачених для реалізації проектів, виконання програм, у тому числі міжнародних;

5) забезпечує представництво інтересів Укрдержархіву у судових та інших органах;

6) організовує діловодство та архівне зберігання документів Укрдержархіву відповідно до встановлених правил;

7) забезпечує у межах повноважень реалізацію державної політики стосовно державної таємниці, контроль за її збереженням в апараті Укрдержархіву, на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери її управління;

8) здійснює управління об'єктами державної власності;

9) здійснює облік військовозобов’язаних і призовників, бронювання військовозобов’язаних у військовому комісаріаті за місцем розташування Державного департаменту СФД, підприємства, установи, організації.

6. Укрдержархів для виконання покладених на неї завдань має право:

1) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань учених і фахівців, у тому числі на договірній основі, працівників центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до її компетенції;

2) одержувати в установленому законодавством порядку від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності та їх посадових осіб, а також від громадян та їх об'єднань інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на неї завдань;

3) скликати наради, створювати комісії та робочі групи, проводити наукові конференції, семінари з питань, що належать до її компетенції;

4) користуватися відповідними інформаційними базами даних державних органів, державними, в тому числі урядовими, системами зв'язку і комунікацій, мережами спеціального зв'язку та іншими технічними засобами;

5) вимагати від посадових осіб органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, керівних органів об'єднань громадян усунення порушень і недоліків у веденні архівної справи і діловодства;

6) вимагати від власників документів у випадках, передбачених законодавством, подання їх на розгляд експертних комісій для проведення експертизи цінності;

7) зупиняти діяльність архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

8) обмежувати відповідно до законодавства доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у державних архівних установах;

9) порушувати в установленому порядку питання про притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи, СФД та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

7. Посадові особи Укрдержархіву, державних архівних установ, підприємств, установ, організацій СФД мають право відвідувати за дорученням керівництва інші органи державної влади та органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації незалежно від форми власності, а також мають право доступу до їх документів, за винятком тих, що спеціально охороняються законодавством.

8. Укрдержархів у процесі виконання покладених на неї завдань взаємодіє в установленому порядку з іншими органами виконавчої влади, допоміжними органами і службами, утвореними Президентом України, органами місцевого самоврядування, відповідними органами іноземних держав і міжнародних організацій, а також підприємствами, установами, організаціями.

9. Укрдержархів у межах своїх повноважень, на основі і на виконання Конституції та законів України, актів і доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України видає накази організаційно-розпорядчого характеру, які підписує Голова Укрдержархіву.

10. Укрдержархів очолює Голова, якого призначає на посаду за поданням Прем'єр-міністра України, внесеним на підставі пропозицій Міністра, та звільняє з посади Президент України.

Голова Укрдержархіву:

1) очолює Укрдержархів, здійснює керівництво її діяльністю, представляє Укрдержархів у відносинах з іншими органами, підприємствами, установами, організаціями;

2) вносить на розгляд Міністра юстиції України пропозиції щодо формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства, створення і функціонування державної системи СФД, розроблені Укрдержархівом проекти законів, актів Президента України та Кабінету Міністрів України;

3) вносить на розгляд Міністра юстиції України проекти нормативно-правових актів Міністерства юстиції України з питань, що належать до сфери діяльності Укрдержархіву;

4) забезпечує виконання Укрдержархівом Конституції та законів України, актів та доручень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства юстиції України та доручень Міністра юстиції України;

5) затверджує за погодженням з Міністром юстиції України річні плани роботи Укрдержархіву, заходи щодо реалізації основних напрямів та пріоритетних цілей діяльності відповідно до визначених завдань;

6) звітує перед Міністром юстиції України про виконання річного плану роботи Укрдержархіву та покладених на неї завдань, про усунення порушень і недоліків, виявлених під час проведення перевірок діяльності Укрдержархіву, а також про притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у допущених порушеннях;

7) вносить пропозиції Міністру юстиції України щодо кандидатур на посади своїх заступників;

8) затверджує за погодженням з Міністром юстиції України структуру апарату Укрдержархіву;

9) затверджує положення про структурні підрозділи апарату Укрдержархіву та за погодженням з Міністром юстиції України положення про Державний департамент СФД;

10) затверджує розподіл обов'язків між своїми заступниками;

11) вносить Міністрові юстиції України пропозиції щодо граничної чисельності державних службовців і працівників апарату Укрдержархіву;

12) погоджує в установленому законодавством порядку призначення на посади та звільнення з посад керівників місцевих державних архівних установ;

13) призначає на посади та звільняє з посад керівників центральних державних архівних установ;

14) затверджує положення (статути) підприємств, установ, організацій СФД;

15) укладає та розриває відповідно до законодавства контракти з керівниками підприємств, установ, організацій СФД, притягає їх в установленому законодавством порядку до дисциплінарної відповідальності;

16) забезпечує взаємодію Укрдержархіву із визначеним Міністром юстиції України структурним підрозділом в апараті Міністерства юстиції України;

17) забезпечує дотримання встановленого Міністром юстиції України порядку обміну інформацією між Міністерством юстиції України та Укрдержархівом та вчасність її подання;

18) призначає на посади та звільняє з посад за погодженням з Міністром юстиції України керівників і заступників керівників структурних підрозділів апарату Укрдержархіву, призначає на посади та звільняє з посад інших державних службовців і працівників апарату Укрдержархіву;

19) здійснює інші повноваження відповідно до цього положення та законодавства.

11. Голова Укрдержархіву має двох заступників, у тому числі одного першого.

Першого заступника та заступника Голови Укрдержархіву призначає на посади Президент України за поданням Прем'єр-міністра України, внесеним на підставі пропозицій Голови Укрдержархіву, погоджених із Міністром юстиції України.

Першого заступника, заступника Голови Укрдержархіву звільняє з посад Президент України.

12. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції Укрдержархіву, обговорення найважливіших напрямів її діяльності в Укрдержархіві може утворюватися колегія.

Рішення колегії Укрдержархіву можуть бути реалізовані шляхом видання відповідного наказу Укрдержархіву.

З питань визначення методологічних та організаційних засад експертизи цінності документів в Укрдержархіві створюється постійно діюча Центральна експертно-перевірна комісія.

Для розгляду наукових рекомендацій та проведення фахових консультацій з основних питань діяльності в Укрдержархіві можуть утворюватися інші постійні або тимчасові консультативні, дорадчі органи.

Рішення про утворення чи ліквідацію колегії, інших постійних або тимчасових консультативних, дорадчих органів, їх кількісний та персональний склад, положення про них затверджує Голова Укрдержархіву.

13. Граничну чисельність державних службовців та працівників Укрдержархіву затверджує Кабінет Міністрів України.

Структуру апарату Укрдержархіву затверджує його Голова за погодженням із Міністром юстиції України.

Штатний розпис, кошторис Укрдержархіву затверджує його Голова за погодженням із Міністерством фінансів України.

Укрдержархів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки, рахунки в органах Державної казначейської служби України.