Нарушение традиционных норм и правил дипломатической переписки со стороны иностранных государств м.б. воспринято как попытка нанести ущерб достоинству страны

Составление и оформление дипломатических документов: герб, код документа (для тех, что есть в гос реестре), реквизиты (отражают принадлежность ведомству), организация, департамент, адрес, памятки («лично в руки» и т.д.), место составления, дата, грифы («сов.секретно/особой важности», «сов.секретно», «секретно», «для служебного пользования»), отметки контроля, наличие приложений. Также надо упомянуть про формуляр-схемы, бланки, учет гербовых бланков.

Требования:

• Достоверность. Не допускается неточность, искажение фактов. Это делает документ уязвимым, так как под сомнение будет поставлено его содержание. Последующие поправки и уточнения уже не могут помочь.

• Целенаправленность. Большое значение имеет правильный выбор вида документа – он должен соответствовать данному конкретному случаю. На вербальную ноту принято отвечать вербальной нотой, а на личное письмо – личным письмом.

• Аргументированность.

• Своевременность. Дипломатический документ требует ответа. Его отсутствие будет воспринято как ответ определенного негативного характера.

• Доступность. Документ с наибольшей полнотой и в кратчайшие сроки д.б. понятен соответствующему лицу.

• Язык дипломатических документов прост, лаконичен, редко используются сравнения и эпитеты. Слова д.б. абсолютно аутентичными вкладываемому в них понятию (без двусмысленностей).

• Дипломатический документ должен иметь безупречный внешний вид. Печать внизу документа, при скреплении нот гербовой печатью герб должен занимать вертикальное положение и т.д.

• Любой документ начинается с обращения (точный титул и фамилия лица, которому адресуется данный документ). То и другое должно соответствовать записям в официальных документах, исходящих из учреждений, в которых работают эти лица.

МИД ведет дипломатическую переписку на языке своей страны. Однако к официальному тексту м.б. приложен перевод на иностранный язык для того, чтобы как можно быстрее довести до адресата содержание документа и предотвратить возможные неточности при переводе документа адресатом.

Посольства могут вести переписку с МИДом на языке своей страны. Но нередко они ведут переписку на языке страны пребывания или прилагают к оригиналам переводы документов на этот язык.