Первинні документи з обліку товарів

Всі операції по руху (надходження, переміщення, витрачання) товарних запасів повинні оформлятися первинними обліковими документами.

Уніфіковані форми первинної облікової документації по обліку торговельних операцій затверджені наказом Мінстату України від 25 грудня 1998 № 132.

Форми первинних документів для оформлення господарських операцій, по яких не передбачені уніфіковані й галузеві форми, розробляються і затверджуються організаціями самостійно. Під час розробки та затвердження зазначених форм враховується специфіка діяльності цих організацій і вимоги, передбачені п. 2 ст. 9 Федерального закону від 21 листопада 1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», що пред'являються до первинної облікової документації.

Первинні документи по приходу (вступу) товарів. Для обліку приходу (надходження) товарів застосовуються, зокрема, наступні документи:

- Доручення (форми № М-2 і № М-2а). Складається для оформлення особи права виступати як довірена особа організації при отриманні матеріальних цінностей, що відпускаються постачальником за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою. Форма № М-2а застосовується в організаціях, у яких отримання матеріальних цінностей за дорученням носить масовий характер. Видача довіреностей за формою № М-2а реєструється в заздалегідь пронумерованому і прошнурованому журналі обліку виданих довіреностей. Типові міжгалузеві форми № М-2 і № М-2а затверджені наказом Мінстату України від 30 жовтня 1997 № 71а;

- Акт за формою № ТОРГ-1. Складається при оформленні приймання товарів за якістю, кількістю, масою і комплектності відповідно до правил приймання товарів та умовами договору (контракту);

- Акт за формою № ТОРГ-2. Складається при оформленні примикає вітчизняних товарно-матеріальних цінностей, що мають кількісні та якісні розбіжності в порівнянні з даними супровідних документів постачальника. Акт є юридичною підставою для пред'явлення претензії постачальнику, відправнику;

- Акт за формою № ТОРГ-3. Складається при оформленні приймання імпортних товарно-матеріальних цінностей, що мають кількісні та якісні розбіжності в порівнянні з даними супровідних документів постачальника. Акт є юридичною підставою для пред'явлення претензії постачальнику, відправнику;

- Акт за формою № ТОРГ-4. Складається при оформленні прийому та оприбуткування фактично отриманого товару, що поступив без рахунку постачальника, а також у випадках, коли документи постачальника мають різну конструктивне виконання;

- Акт за формою № ТОРГ-5. Складається при оформленні прийому та оприбуткування тари, не зазначеної у рахунку постачальника, а також для оформлення прийому та оприбуткування пакувальних матеріалів, отриманих при розпакуванні товарів в тому випадку, коли вони не показуються окремо у рахунках постачальників і їх вартість включена в ціну товарів;

- Акт за формою № ТОРГ-6. Складається при оформленні приймання та списання завіса тари. Акт є юридичною підставою для пред'явлення претензії постачальнику;

- Журнал реєстрації товарно-матеріальних цінностей, які потребують завіса тари (форма № ТОРГ-7). У журналі ведуться запису даних про завіси тари;

- Прибутковий груповий схил (форма № ТОРГ-17). Складається при прийманні товару плодоовочевими базами, складами, холодильниками.

Первинні документи по витраті (реалізації) товарів. Для обліку витрат (реалізації) товарів застосовуються, зокрема, наступні документи:

- Товарна накладна (форма № ТОРГ-12). Складається при оформленні продажу (відпустки) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації;

- Витратно-прибуткова накладна (для дрібно-роздрібної торгівлі) (форма № ТОРГ-14). Складається при оформленні відпустки товарів лоточникам, продавцям з візків, розносок і т. п., що не становлять товарні звіти;

- Товарно-транспортна накладна (форма № 1-Т). Складається при оформленні обліку руху товарно-матеріальних цінностей та розрахунків за їх перевезення автомобільним транспортом. Складається вантажовідправником для кожного вантажоодержувача окремо на кожну поїздку автомобіля;

- Замовлення (форма № ТОРГ-26). Складається при оформленні продажу товарів за попередніми замовленнями з доставкою за вказаною адресою або без доставки за адресою на конкретні дату і час;

- Журнал за формою № ТОРГ-27. У журналі ведеться облік виконання замовлень покупців, прийнятих до виконання;

- Товарний чек. Виписується при оформленні продажу (відпустки) штучних товарів покупцям за готівку. У чеку вказуються: найменування, кількість у штуках, продажна ціна і продажна вартість усієї кількості реалізованого за готівку товару, включаючи ПДВ та ін

Первинні документи з продажу товарів у кредит. Для обліку торгових операцій з продажу товарів у кредит застосовуються, зокрема, наступні документи:

- Довідка для придбання товарів у кредит (форма № КР-1). Складається при оформленні продажу громадянам товарів тривалого користування в кредит (з розстрочкою платежу) в організаціях роздрібної торгівлі. Бланки-довідки по формі № КР-1 повинні мати друкарську нумерацію і підлягають зберіганню та обліку нарівні з документами суворої звітності. Облік зазначених бланків ведеться в бухгалтерії організації за місцем роботи (навчання, призначення пенсії);

- Доручення-зобов'язання (зобов'язання) (форма № КР-2). Складається при оформленні обліку покупки товарів в кредит;

- Відомість-опис за формою № КР-3. Ведеться для обліку в організаціях торгівлі доручень-зобов'язань (зобов'язань), оформлених покупцями за товари, продані в кредит, для обліку початкових внесків вартості товарів, відсотки за кредит, комісійних зборів;

- Розпорядження (форма № КР-4). Складається для обліку видачі покупцю товару при оформленні обліку придбання товару в кредит;

- Відомість обліку за формою № КР-5. Ведеться для обліку надходження сум грошей у розрахункову касу організації торгівлі від покупців у погашення заборгованості за товари, продані в кредит;

- Реестр за формою № КР-6. Ведеться для реєстрації в організаціях торгівлі доручень-зобов'язань (зобов'язань), повернутих організаціями, в яких працювали (навчалися) покупці, що оформили покупку товарів у кредит до звільнення (закінчення навчання);

- Довідка про стан розрахунків з працівниками за товари, продані в кредит (форма № КР-7). Складається в організаціях для довідкових цілей і контролю правильності утримання із заробітної плати працівників сум за товари, придбані в кредит, і визначення заборгованості за дорученнями-зобов'язаннями (зобов'язаннями).

2.1.2. Інвентаризація товарів на підприємстві

Товарні втрати можливі під час транспортування, приймання, зберігання й відпуску товарів. Їх поділяють на нормовані та ненормовані. До нормованих належать природні втрати, а також втрати від биття й пошкодження товарів у межах установлених норм. Ненормовані втрати — це нестачі та інші понаднормовані втрати. Норми природних втрат є граничними і застосовуються лише в тому разі, коли під час приймання товарів або інвентаризації виявляють фактичну нестачу їх. Розмір заподіяних торговельному підприємству збитків, що підлягають відшкодуванню матеріальними особами, визначають згідно із законодавчими актами.

Під час проведення інвентаризації товарів на підприємствах торгівлі виконують такі роботи:

наказом за підприємством встановлюють обсяг об’єктів інвентаризації, дати початку і завершення інвентаризації, склад інвентаризаційних комісій;

перед початком інвентаризації матеріально відповідальна особа дає розписку в тому, що до початку проведення інвентаризації усі документи передано до бухгалтерії, а цінності оприбутковано або списано;

інвентаризаційна комісія за кожною матеріально відповідальною особою складає інвентаризаційні описи, в яких фіксує фактичну наявність об’єктів інвентаризації (товарів) підрахуванням, зважуванням, обмірюванням;

фактичні дані інвентаризаційних описів зіставляють з обліковими даними облікових регістрів, за підсумками складають порівняльну відомість із відображенням за відповідними номенклатурами об’єктів обліку результатів інвентаризації — надлишків або нестач;

матеріально відповідальна особа надає пояснення з наявних відхилень фактичних даних від даних обліку;

робоча інвентаризаційна комісія розробляє пропозиції щодо регулювання результатів інвентаризації;

центральна інвентаризаційна комісія і керівник підприємства затверджують результати інвентаризації;

результати інвентаризації відображають у бухгалтерському обліку.

Якщо матеріально відповідальна особа не дає письмового зобов’язання стосовно погашення встановлених нестач, псування товарів, тоді матеріали інвентаризації передають до суду й відшкодування здійснюють на підставі відповідного рішення суду.

Результати інвентаризації регулюють у такий спосіб: за результатами пересортування проводять залік нестач надлишками (у межах одного виду товарів і однієї матеріально відповідальної особи); втрати цінностей у межах встановлених норм відносять до витрат періоду; понаднормової нестачі цінностей понад норми витрат і втрат від псування підлягають відшкодуванню матеріально відповідальними особами, винними у виникненні їх; якщо конкретних винуватців не встановлено, або суд відмовив у позові до винуватця, нестачі списують на результати фінансової діяльності (збитки). Встановлені надлишки оприбутковують зі збільшенням на цю суму доходів.

При цьому роблять такі записи:

На суму пересортування:

Дебет рахунка 28 Кредит рахунка 28

На суму встановлених надлишків:

Дебет рахунка 28 Кредит рахунка 719

У разі встановлених нестач товарів можливі два варіанти: коли винну особу встановлено або судом відмовлено у позові, й коли винну особу не встановлено.

Суми нестач й втрат від псування цінностей до ухвалення рішення стосовно конкретних винуватців відображають на позабалансових рахунках. Після встановлення осіб, які мають відшкодувати втрати, належну до відшкодування суму зараховують до складу дебіторської заборгованості (або інших активів) і доходу звітного періоду.

Нестача і псування товарів у межах норм природного убування під час при зберігання та реалізації

Дебет рахунка 947 Кредит рахунка 28

Понаднормова втрата товарів природного убування під час перевезення

Дебет рахунка 947 Кредит рахунка 63

Понаднормові втрати товарів природного убування при зберіганні й реалізації

Дебет рахунка 947 Кредит рахунка 28

Зменшення суми податкового кредиту під час наведених вище операцій

Дебет рахунка 947 Кредит рахунка 641

На суму списаних нестач або псування цінностей, що підлягають утриманню з винних осіб:

Дебет рахунка 375 Кредит рахунка 716

Відображають податкове зобов’язання з ПДВ:

Дебет рахунка 716 Кредит рахунка 641

Погашення нестач:

Дебет рахунків 30, 31, 66 тощо Кредит рахунка 375