Нормативно-правовая и методическая база документационного обеспечения управления

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы документационного обеспечения управления, но и всю систему делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

-правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

-организовать документооборот;

-обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции.

Недостатком действующей на сегодняшний день нормативной правовой базы документационного обеспечения управления является ее ориентация преимущественно на государственные, бюджетные структуры. Рассмотрим основные документы, которыми могут пользоваться службы документационного обеспечения управления при разработке собственных документов, а также при необходимости быть уверенными в юридической полноценности, доказательности собственных документов.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477.1 Правила вступили в силу с даты их утверждения. Правила включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В них расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания, Правила отражают практически все вопросы организации делопроизводства, включая технологии электронного документооборота. И хотя они предназначены, в первую очередь, для министерств и ведомств, ими могут воспользоваться, и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности.

Методическим пособием для работников документационного обеспечения управления любой конкретной Российской организации в настоящее время могут служить Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, рассматривает весь цикл делопроизводства от создания (получения входящих) документов до их передачи в архив: общие требования к составлению и оформлению различных видов документов, порядок регистрации документов, контроля за их исполнением, составление номенклатуры дел, формирования и оформления дел.2 Методические рекомендации призваны служить единой методической основой ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации разработаны с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела. Основное содержание Методических рекомендаций – это раздел 3 “Структура и содержание Инструкции по делопроизводству”. Его подразделы выделены в соответствии с разделами Правил делопроизводства. В разделе 3 Методических рекомендаций содержатся конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции. Методические рекомендации содержат приложения, в которых приведены образцы бланков документов, формы документов, применяемых в делопроизводстве, более глубоко раскрывается содержание отдельных разделов. Коммерческие структуры могут использовать его как справочник (в том числе для разработки своей инструкции по делопроизводству), так как составлен на основании действующих норм по делопроизводству и архивному делу. законодательная регламентация делопроизводство.

Необходимо сказать об «Основных правилах работы архивов организаций», которые имеют нормативный статус для государственных организаций и обязателен для негосударственных в части работы с документами Архивного фонда РФ.

Правила можно по содержанию условно разделить на две части:

-первая описывает вопросы делопроизводственного характера, начиная с вопросов текущего хранения документов и до передачи их в ведомственный архив;

-вторая организует хранение документов в ведомственном архиве.

В Основных правилах работы архивов организаций подробно рассмотрены такие вопросы, как составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел в организации, организация и порядок проведения экспертизы ценности документов, порядок передачи документов в архив организации. К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива (такие как: описи дел; акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; номенклатура дел структурного подразделения и организации в целом; внутренняя опись документов дела; обложка дела и др.).

Конкретные формы документов, используемые в деятельности учреждений и предприятий, проговариваются в постановлениях Госкомстата РФ и приказах Минтруда России. Это, например, Приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 "О типовых формах документов федеральной инспекции труда", Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 "Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" и Постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

В 2003 вышли два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

«Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утверждённые постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в ред. постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132);

«Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Инструкция устанавливает общие правила внесения сведений в трудовую книжку, правила внесения сведений о работнике, его работе, прекращении трудового договора, а также включает раздел, специально посвященный особенностям заполнения дубликата трудовой книжки. Порядок оформления в трудовых книжках чрезвычайно важных записей — записей об увольнении — вынесен в отдельный раздел. Это разд. 5 Инструкции «Заполнение сведений об увольнении (прекращении трудового договора)». Здесь, помимо подробного описания методики внесения записей, приведены примеры. Причем для примеров взяты именно те основания увольнения, по которым с момента принятия нового Трудового кодекса были расхождения во мнениях. На какую статью делать ссылку при увольнении по собственному желанию: п. 3 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации или ст. 80 Трудового кодекса Российской Федерации. И можно ли вообще пользоваться формулировкой «по собственному желанию» или нужно писать «по инициативе работника». На какую статью делать ссылку при увольнении по соглашению сторон — п. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации или ст. 78 Трудового кодекса Российской Федерации. Данные вопросы были урегулированы Правилами, определившими лишь три статьи для ссылок: ст. 77, ст. 81, ст. 83 Трудового кодекса Российской Федерации (пп. 15–17 Правил).

Таким образом, при работе с трудовыми книжками необходимо хорошо знать два нормативных документа. Без знания указанных документов невозможна работа с трудовыми книжками.

Работникам службы документационного обеспечения управления достаточно часто приходится вести переписку, как с организациями, так и частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи, утверждённые постановлением правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того в них даны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения, от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении.

К нормативно-методической базе относятся так же государственные стандарты. Они разрабатываются на продукты, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему квалификации и кодирования государственных стандартов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Оформление документов – одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации. Руководители многих негосударственных организаций (коммерческих структур) убеждены, что требования к оформлению документов “действовали только в советские времена” или “распространяются только на госструктуры, а мы – частная компания и применять их не обязаны”.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30.-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России. Данный документ носит рекомендательный характер, но все уважающие себя организации стараются следовать требованиям этого документа. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

Но так же, следует отметить, что сегодня, в период интенсивно развивающихся технологий в области делопроизводства, как никогда назрела необходимость актуализации нормативных актов. Например, сегодня, когда многие используют не только электронные документы, а так называемые документы в электронном виде, получаемые путем сканирования бумажных экземпляров, можно подумать над увеличением размеров нижнего поля. Иногда желание исполнителя уменьшить размер полей с целью вместить как можно больше текста приводит к тому, что при автоматическом сканировании часть теста не попадает в образ. Кроме того, создаются дополнительные проблемы с размещением регистрационного номера или штрихкода.

В настоящее время в нашей стране наблюдается значительный рост культуры работы с документами. Ушли в прошлое времена, когда этой стороне деятельности организаций не уделялось должного внимания. Повсеместно происходит внедрение систем электронного документооборота, расширяется область применения электронных документов, на должности работников служб документационного обеспечения управления все чаще принимаются квалифицированные специалисты, получившие соответствующее образование. В сложившейся ситуации все более остро ощущается нехватка нормативных документов в сфере делопроизводства и документооборота. Обновление ГОСТ Р 6.30-2003 хотя бы частично решит данную проблему. А накопленный за почти уже 10 лет опыт применения стандарта специалистами позволит создать документ, полностью соответствующий сегодняшним потребностям в данной области. В целом хотелось бы отметить, что задача обновления стандарта, связанного с оформлением документов, очень актуальна и своевременна и, думается, вызовет широкий отклик у специалистов, работающих в данной области.

Единые для всех организаций правила рациональной организации делопроизводства, в т.ч. создания информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов, составления номенклатур дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к передаче на государственное хранение содержит «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГС документационного обеспечения управления). Основная цель ГС документационного обеспечения управления - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГС документационного обеспечения управления, унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ). Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспекта.

В настоящее время ГС документационного обеспечения управления, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГС документационного обеспечения управления не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГС документационного обеспечения управления содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы документационного обеспечения управления.

Все названные акты характеризуются высоким качеством проработки, учетом современных тенденций делопроизводства. В частности, касаются некоторых вопросов использования электронных технологий в делопроизводстве при документировании, передаче документированной информации.

Вместе с тем, как видно даже из названий, их положения формально распространяются только на федеральные органы исполнительной власти. Конечно, ими пользуются с некоторыми оговорками иные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации. Однако огромный массив негосударственных структур, для которых вопрос доказательности, юридической силы собственных документов имеет первостепенное значение, не попадает в сферу действия названных делопроизводственных нормативов. Работникам делопроизводственных служб бывает чрезвычайно трудно или даже невозможно убедить своих руководителей в необходимости пользования требованиями, обязательными для федеральных органов исполнительной власти.

Другой недостаток нормативной базы документационного обеспечения управления, ориентация лишь на организационно-распорядительные документы или, говоря точнее, те документы, которыми традиционно занимается служба делопроизводства, т.е. преимущественно распорядительных документов, переписка, различного рода справки, записки, протоколы, акты, сводки, заявления и т.п. Документы типа бухгалтерских, статистических, банковских, налоговых и др. юридически не попадают под обязательное действие перечисленных нормативных правовых актов, хотя, по сути, все документы должны оформляться по единым принципиальным правилам, в частности, правилам подписания, датирования, регистрации, использования бланков.

Имеется еще одна существенная проблема, правовое решение которой является неотложной задачей в связи с развитием электронных технологий в управлении. Эта проблема соотношения бумажного и электронного документа как в процессе его непосредственного функционирования на протяжении жизненного цикла, так и в процессе его хранения в архиве организации и государственном архиве.

Основной нормативный правовой акт, на принятие которого все надеются, разрабатываемый и существующий в виде проекта, - Федеральный закон «О документационном обеспечении управления». Закон (в силу своего высокого правового уровня) будет обязателен для исполнения всеми организациями, юридическими и физическими лицами и обеспечит необходимое единство документальной системы страны, особенно учитывая разработку программы «Электронная Россия», которая неразрывно связана с информационным единством в рамках государства.