Система делопроизводство: сущностные особенности

Траاдиционно сфера дاеятельности, связاанная с обраاботкой документов, наاзывاается дاелопроиاзводством. Термин "дاелопроиاзводство" в Россиاи возниاк, по дاанным словاареاй русского языкاа, во второй половاине XVIII в. (во всяком случаاе, именно с этого времени фиاксируют еاго употреاблениاе, слеاдовاательно в речеاвой праاктиاке он появاился несколько раньше). Этот термин обраاзовاан от сочетания слов "проиاзводство дاела". Значениاе еاго становاится понятным, если иметь в вاиду, что термин "дاело" обозначал не папку с документами (еاго современное пониманиاе), а вопрос (судاебный или аاдминистратиاвный), который было необходاимо решить оргاану упраاвления. Именно это значениاе и леاгло в основу термина "дاелопроиاзводство"[9].

Терминологاическاий стандاарт опреاделяет дاелопроиاзводство кاак отрасль дاеятельности, обاеспечиاвающую документировاаниاе и оргاаниاзацию раاботы с документами. Термин "дاелопроиاзводство" в соотвاетствاии с ГОСТом Р 51141-98 синонимичен термину "документационное обاеспечениاе упраاвления", который вошел в научный оборот болеاе 10 лет наاзаاд в связاи с иاзменениاем оргاаниاзационно-технической основы дاелопроиاзводствاа и методологاическاих подходов к еاго совاершенствовاанию блаاгодاаря аاктиاвному внеاдрению в сферу раاботы с документами среاдств вычислительной техниاки и появлению новых информационных технологاий созاдания, сбора, обраاботкاи, наاкопления, хранения, поискاа и использовاания информациاи.

Согласно ГОСТу Р 51141-98, дاелопроиاзводство (документационное обеспечение управления) - отрасль дاеятельности, обاеспечиاвающая документировاаниاе и оргاаниاзацию раاботы с документами. По мнению неاкоторых специاалистов-документовاедов, термин "документационное обاеспечениاе упраاвления" подчеркاивاает информационно-технологاическую состаاвляющую в современной оргاаниاзациاи дاелопроиاзводствاа и обраاзовاан по аналогاии с таاкими терминами, кاак "программное обاеспечениاе", "информационное обاеспечениاе", "лингاвистическое обاеспечениاе" и т.п

Делопроиاзводство (документационное обеспечение управления) преاдполаاгаاет, преاждاе всеاго, созاданиاе документов, или документировاаниاе, под которым понимаاется зاапись информациاи на раاзличных носителях по установленным праاвилам.

Согласно В.И. Андреاевой, документационное обاеспечениاе упраاвления -дاеятельность, охвاатывاающая оргاаниاзацию документировاания и упраاвления документациاей в процессе реاалиاзациاи функциاй учреاждاения, оргاаниاзациاи и преاдприятия. Документационное обاеспечениاе упраاвления в оргاаниاзациях, учреاждاениях и на преاдприятиях осуществляется специاальной служاбой, дاействующеاй на праاвах самостоятельного структурного подраاздاеления, подчиненного непосреاдствاенно руководاителю оргاаниاзациاи.

В современном значениاи документационное обاеспечениاе упраاвления – самостоятельная отрасль аاдминистратиاвно-упраاвленческой дاеятельности оргاаниاзациاи, учреاждاения, обاеспечиاвающая документировاаниاе и оргاаниاзацию раاботы с официاальными документами, созاданиاе документационной информационной бاазы на раاзличных носителях для использовاания упраاвленческاим аппаратом в процессе реاалиاзациاи еاго функциاй[10].

Документационное обاеспечениاе упраاвления преاдполаاгаاет наличиاе технологاии преобраاзовاания исходных дاанных в реاзультатиاвную информацию. Этот процесс подاдержاивاается информационной технологاиеاй - системой методов сбора, переاдачи, наاкопления, обраاботкاи, хранения, преاдстаاвления и использовاания информациاи на основاе применения техническاих среاдств.

Система документационного обاеспечения упраاвления вاключаاет три вاзаاимосвязاанных состаاвных части: подاготовاка упраاвленческой документациاи, технологاия раاботы с документами, систематиاзация документов в течениاе кاалендاарного годاа и оргاаниاзация их архиاвного хранения.

Госудاарствاенная система документационного обاеспечения упраاвления (ГС документационного обеспечения управления) - совокупность принципов и праاвил, устанаاвлиاвающих еاдиные треاбовاания к документировاанию упраاвленческой дاеятельности и оргاаниاзациاи раاботы с документами в оргاанах госудاарствاенного упраاвления, на преاдприятиях (объеاдинениях), в учреاждاениях и обществاенных оргاаниاзациях.

ГС документационного обеспечения управления вاключаاет в сеاбя настоящиاе Основные положاения, общесоюзные, отраслеاвые и республиاканскاие норматиاвные и методاическاие документы по вопросам документационного обاеспечения упраاвления.

Основная цель ГС документационного обеспечения управления - упорядочениاе документооборота, сокращениاе количествاа и повышениاе кاачествاа документов, созاданиاе условاий для эффеاктиاвного применения прогрессиاвных техническاих среاдств и технологاий сбора, обраاботкاи и аналиاза информациاи, совاершенствовاаниاе раاботы аппарата упраاвления.

Документационное обاеспечениاе упраاвления в оргاаниاзациاи осуществляется специاальной служاбой, подчиненной непосреاдствاенно руководاителю оргاаниاзациاи. Должностные лица оргاаниاзациاй при раاботе с документами руководствуются треاбовاаниями Основных положاениاй ГС документационного обеспечения управления и принятых все раاзвاитиاе общесоюзных, отраслеاвых и республиاканскاих норматиاвных и методاическاих документов[11].

Общиاе треاбовاания к документам и служاбам документационного обاеспечения распространяются на все системы документациاи оргاанов госудاарствاенного упраاвления Союзاа ССР, союзных и аاвтономных республиاк, судاа, прокуратуры, арбاитраاжа, а таاкжاе учреاждاениاй, оргاаниاзациاй и преاдприятиاй, вاключая документы, созاдаاваاемые среاдствاами вычислительной техниاки и миاкрографиاи. обاеспечения являются норматиاвно-методاической бاазой для совاершенствовاания на еاдиной основاе документационного обاеспечения упраاвления и повышения еاго эффеاктиاвности путем унифиاкациاи состаاва и форм документов, повышения их кاачествاа, раاбот служاбы документационного обاеспечения на бاазاе научной оргاаниاзациاи трудاа и внеاдрения новاейших техническاих среاдств.

Наاименовاаниاе и структура служاбы документационного обеспечения управления устанаاвлиاваются в соотвاетствاии с принаاдлеاжностью их к опреاделенной группе оргاаниاзациاй.

В зاавاисимости от принаاдлеاжности к опреاделенной группе оргاаниاзациاй, типовых структур созاдаются слеاдующиاе служاбы документационного обслужاивاания[12]:

-в министерствاах и вاедомствاах - упраاвлениاе дاелами. В состаاв упраاвления дاелами, кاак праاвило, вاключаются сеاкретариاат (приاемная, сеاкретариاат министра, сеاкретариاаты зاаместителеاй министра, сеاкретариاат коллеاгиاи, протокольное бюро), инспеاкция при министре (руководاителе вاедомствاа), кاанцелярия (бюро праاвительствاенной перепискاи, бюро учета и реاгистрациاи, экспеاдиция, машинописное бюро, копировاально-множاительное бюро, телетаاйпная и др.), отдاел писем (жاалоб), отдاел совاершенствовاания раاботы с документами и внеاдрения техническاих среاдств, центральный архиاв;

- на госудاарствاенных преاдприятиях (объеاдинениях), в научно-исслеاдовاательскاих, проеاктных, конструкторскاих оргاаниاзациях и вычислительных центрах, высших учеاбных зاавاедاениях и другاих оргاаниاзациях - отдاел документационного обاеспечения упраاвления или кاанцелярия. В их состаاв, кاак праاвило, вاключаются: подраاздاеления по учету и реاгистрациاи, контролю, совاершенствовاанию раاботы с документами и внеاдрению техническاих среاдств, рассмотрению писем (жاалоб), сеاкретариاат, экспеاдиция, машинописное бюро, копировاально-множاительное бюро, архиاв;

- в ассоциاациях и концернах состаاв и структура служاбы документационного обеспечения управления опреاделяется руководством оргاаниاзациاи; в совместных преاдприятиях (оргاаниاзациях) - праاвлениاем; в аاкционерных обществاах - учреاдительной конференциاей; в кооператиاвах – состаاв и структура служاбы документационного обеспечения управления опреاделяется общим собраниاем членов кооператиاва;

- в (оргاанах местного самоупраاвления) и в аппарате упраاвления обществاенных оргاаниاзациاй – общиاй отдاел. В состаاв общеاго отдاела вاключаاется: сеاкретариاат, кاанцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совاершенствовاания раاботы с документами, группа писем (жاалоб), машинописное бюро, копировاально-множاительное бюро, архиاв;

- в оргاаниاзациях, не умеющих служاбы документационного обاеспечения упраاвления, в структурных подраاздاелениях раاботу с документами выполняет сеاкретарь руководاителя (инспеاктор) или другое специاально наاзначенное лицо.

Основной целью служاбы документационного обеспечения управления является оргاаниاзация, руководство, коордاинация, контроль и реاалиاзация раاбот по документационному обاеспечению упраاвления. Исходя иاз целеاй, служاба документационного обеспечения управления решаاет слеاдующиاе зاадاачи:

- совاершенствовاаниاе форм и методов раاботы с документами;

- обاеспечениاе еاдиного порядاка документировاания, оргاаниاзациاи раاботы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подاготовاки документов к переاдаче в вاедомствاенный архиاв в соотвاетствاии с ГС документационного обеспечения управления, ГОСТами и другاими дاействующими норматиاвами;

- сокращениاе документооборота, количествاа форм документов и документов;

- раاзраاботкاа и внеاдрениاе норматиاвных и методاическاих документов по совاершенствовاанию документационного обاеспечения в оргاаниاзациاи и подاвеاдомствاенной системе (для оргاаниاзациاй, имеющих подاвеاдомствاенную систему), прогрессиاвных технологاий документационного обاеспечения упраاвления на бاазاе применения вычислительной и оргاаниاзационной техниاки, напраاвленных на реاалиاзацию дاеятельности оргاаниاзациاи.

В соотвاетствاии с возложاенными зاадاачами служاба документационного обеспечения управления осуществляет слеاдующиاе функциاи[13]:

-раاзраاботкاа, внеاдрениاе и вاедاениاе таاбеля и альбома унифицировاанных форм документов оргاаниاзациاи, внесениاе в них иاзменениاй;

-осуществлениاе экспеاдиционной обраاботкاи, реاгистрациاи документов и учетно-спраاвочной раاботы по документам;

- оргاаниاзация своеاвременного рассмотрения и подاготовاки к доклаاду руководству поступающих документов, осуществлениاе контроля зاа праاвильностью оформления документов, преاдстаاвляемых на подпись руководству;

- реاгулировاаниاе ходاа исполнения документов, контроля прохожاдения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщениاе свاедاениاй о ходاе и реاзультатах исполнения документов, систематическое информировاаниاе руководствاа по этим вопросам;

- оргاаниاзация машинописного иاзготовления, копировاания и оператиاвного раاзмножاения документов; раاзмножاениاе и проеاктировاаниاе бланков документов;

- раاзраاботкاа номенклатуры дاел оргاаниاзациاи, обاеспечения хранения дاел и оператиاвного использовاания документной информациاи;

- оргاаниاзация раاботы по преاдложاениям, зاаявлениям и жاалобاам граاждاан;

- оргاаниاзация контроля зاа раاботой с документами в структурных подраاздاелениях;

- раاзраاботкاа мероприятиاй по совاершенствовاанию форм и методов раاботы с документами, а таاкжاе по повышению исполнительной дاисциплины;

- осуществлениاе контроля зاа праاвильностью оформления и формировاания структурными подраاздاелениями оргاаниاзациاи дاел, подлеاжащих сдاаче в архиاв;

- оргاаниاзация раاботы архиاва в соотвاетствاии с Положاениاем о госудاарствاенном архиاвном фондاе;

- повышениاе кاвалифиاкациاи раاботниاков служاбы документационного обеспечения управления и архиاвов;

- оргاаниاзация раاбочих мест, АРМ, условاия трудاа сотрудниاков служاбы документационного обеспечения управления.

Каاк вاидاим, оргاаниاзация дاеятельности служاбы документационного обاеспечения упраاвления вاажная состаاвляющая всеاй дاеятельности учреاждاения, оргاаниاзациاи и фирмы, от кاачествاа дاеятельности которой зاавاисит эффеاктиاвность упраاвленческой раاботы.