Пояснення до структури. Поле Poryad_nomer («порядковий номер») має тип даних Лічильник і є ключовим

Поле Poryad_nomer («порядковий номер») має тип даних Лічильник і є ключовим. При занесенні в таблицю нового документа, в цьому полі автоматично з'являється порядковий номер. Таким чином, це поле задає суцільну нумерацію всім внутрішнім документам в порядку занесення їх в таблицю.

В полі Data_doc заноситься дата створення документа. Оскільки дата документа дуже часто співпадає з днем його підписання і занесення в базу даних, зручно у властивостях поля ввести в рядок Значення за умовчанням формулу обчислення поточної дати: = Date(), а в рядку Формат вибрати «Короткий формат дати». Тоді при заповненні бази даних в цьому полі автоматично з'являтиметься поточна дата. При необхідності її можна виправити (Рис.).

Поле Kod_docum є полем підстановки, пов'язаним із створеною таблицею Внутрішні. Створення стовпця підстановок розглядатиму пізніше.

Рис. Властивості поля Data_doc

В полі Registr_nomer («реєстраційний номер») передбачається заносити порядкові номери створення і внесення в базу даних окремих видів документів. Таким чином, значення в цьому полі можуть повторюватися.

В полі Korotk_zmist передбачається заносити заголовок документа і посилання на місце його зберігання. Тоді при прогляданні бази даних можна відразу по посиланню відкрити і проглянути потрібний документ.

2. Закриваю всі таблиці.

3. Відкриваю вікно Схема даних.

4. Встановлюю зв'язок «один-до-багатьох» між таблицями Внутрішні і Документи Підприємства.

Введення зв'язку «один-до-багатьох» означає, що в базі даних може бути багато документів одного і того ж вигляду. Цей зв'язок, як правило, створюється автоматично при створенні стовпця підстановок, тому вам достатньо переглянути у вікні Схема даних, що зв'язок організований правильно (рис.3).

5. Встановлюю забезпечення цілісності даних.

Рис. 3 Схема зв’язку таблиць Внутрішні та Документи

Заповнення таблиці внутрішніх документів

Заповнюю таблицю Документи Підприємства декількома записами по різних видах документів. В полі типу Гіперссилка встановлюю посилання на відповідний документ.