Підготовка та реєстрація актів організаційно-розпорядчого характеру та порядок внесення до них змін

4.2.1. До актів організаційно-розпорядчого характеру відносяться накази, розпорядження та окремі доручення, які є обов'язковими для виконання.

4.2.2. Розробниками актів організаційно-розпорядчого характеру є структурні підрозділи та структурні підрозділи із статусом юридичної особи.

Акти організаційно-розпорядчого характеру готуються на виконання завдань, визначених законами України, указами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, нормативно-правовими актами, на виконання доручень Міністра та керівництва ДПС України, а також з власної ініціативи з метою організації роботи з виконання завдань та функцій, покладених на органи ДПС.

Підготовка проектів актів організаційно-розпорядчого характеру здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства в ДПС України, цього Регламенту та інших нормативних документів з питань складання розпорядчих документів.

4.2.3. Після підписання керівництвом акти організаційно-розпорядчого характеру ДПС України реєструються у встановленому порядку:

4.2.4.1. накази та розпорядження (далі - розпорядчі документи) з основних питань діяльності та адміністративно-господарських питань - у підрозділі адміністративно-господарського забезпечення.

Для реєстрації в системі "Управління документами" розпорядчих документів оригінали таких документів у паперовому вигляді передаються структурним підрозділом - розробником документа до підрозділу адміністративно-господарського забезпечення разом із розрахунком надсилки.

У розрахунку надсилки до переліку структурних підрозділів, яким доводиться документ, в обов'язковому порядку включаються всі структурні підрозділи, які його погоджували та до компетенції яких відносяться завдання, у т. ч. відповідно до розподілу обов'язків по координації роботи регіональною ДПС;

4.2.4.2. накази з кадрових питань (особового складу, у т. ч. особового складу податкової міліції) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, звільнення, надання відпустки, відрядження, допуск та дозвіл до державної таємниці тощо) - у підрозділі персоналу.

У розрахунок надсилки до наказів про призначення або звільнення посадових осіб, посади яких належать до номенклатури ДПС України та зайняття їх потребує оформлення (скасування) допуску до державної таємниці, разом із зацікавленими структурними підрозділами включається підрозділ охорони державної таємниці та технічного захисту інформації і підрозділ внутрішньої безпеки;

4.2.4.3. накази з фінансових питань - у підрозділі фінансування, бухгалтерського обліку та звітності;

4.2.4.4. окремі доручення керівництва ДПС України реєструються у структурному підрозділі - розробнику документа.

4.2.5. Зміни до розпорядчих документів вносяться тільки розпорядчими документами.

Якщо зміни, що вносяться до розпорядчого документа, за обсягом займають більшу частину тексту або істотно впливають на його зміст, доцільно викласти розпорядчий документ у новій редакції.

Проект розпорядчого документа щодо скасування, зміни або припинення дії раніше виданого розпорядчого документа готує структурний підрозділ - розробник цього документа. У разі ліквідації (реорганізації) цього підрозділу, розробником такого проекту розпорядчого документа буде структурний підрозділ, якому передано відповідну функцію.

4.2.6. Розробник проекту розпорядчого документа здійснює моніторинг внесення змін до базового розпорядчого документа (формує текст базового розпорядчого документа, до якого вносяться зміни, у контрольному стані).

Моніторинг розпорядчого документа здійснюється шляхом:

внесення до базового розпорядчого документа у контрольному стані (сформованого із урахуванням всіх змін, що в установленому порядку вносились до нього) тексту змін, передбачених новим розпорядчим документом, що передається на реєстрацію (без посилання за текстом документа у контрольному стані на реєстраційний номер та дату документа, яким внесено зміни);

вчинення під реєстраційним індексом базового розпорядчого документа у контрольному стані запису про всі номери і дати розпорядчих документів, з урахуванням яких сформовано таку контрольну версію.

Відповідальність за достовірність внесення змін до тексту базового розпорядчого документа у контрольному стані несе керівник структурного підрозділу - розробника проекту розпорядчого документа.

4.2.7. При реєстрації розпорядчого документа, яким вносяться зміни до раніше виданого розпорядчого документа (далі - розпорядчий документ про внесення змін), структурний підрозділ зобов'язаний передати у паперовому вигляді (в окремих випадках - у електронному вигляді) підрозділу адміністративно-господарського забезпечення разом із оригіналом розпорядчого документа базовий розпорядчий документ у контрольному стані, підписаний керівником структурного підрозділу, а також розрахунок надсилки.

У розрахунку надсилки до розпорядчого документа про внесення змін, скасування або припинення дії раніше виданого розпорядчого документа обов'язково робиться запис про базовий розпорядчий документ (вид розпорядчого документа, реєстраційний номер, дата та назва).

У розрахунку надсилки до переліку структурних підрозділів, яким доводиться розпорядчий документ про внесення змін, в обов'язковому порядку включаються всі структурні підрозділи, які його погоджували та до компетенції яких належать завдання, визначені базовим розпорядчим документом у контрольному стані.

У разі необхідності структурний підрозділ - розробник проекту розпорядчого документа надає базовий розпорядчий документ у контрольному стані іншим структурним підрозділам для врахування у роботі.

4.2.8. Підрозділ адміністративно-господарського забезпечення при реєстрації в системі "Управління документами" розпорядчого документа про внесення змін приєднує до нього електронну версію тексту базового розпорядчого документа у контрольному стані та у полі реєстраційної картки "Примітка" базового розпорядчого документа, до якого вносяться зміни, вчиняє запис про внесення змін із посиланням на номер зареєстрованого розпорядчого документа.

При реєстрації розпорядчого документа, положення якого передбачають скасування або припинення дії раніше виданого розпорядчого документа, підрозділом адміністративно-господарського забезпечення вноситься в систему "Управління документами" відповідний запис у полі реєстраційної картки "Примітка" базового розпорядчого документа.