Заполнение справочников

Справочники в программе - это объекты программы, которые позволяют пользователю вводить, хранить и использовать информацию. Справочники могут быть одноуровневые и многоуровневые. Многоуровневые справочники используются для того, чтобы создать удобную структуру информации. Например, в справочнике "Номенклатура" можно создать группы продукции (продукция животноводства, продукция растениеводства и т.п.). В этих группах создать еще подгруппы, например продукция растениеводства для внутреннего потребления и для реализации и т.д. Справочники разные, но правила работы в них общие (рис. 4).

См. графический объект "Рис. 4. Меню "Справочники""

Для открытия справочника из раскрывающегося меню Справочники следует выбрать необходимый и щелчком "мышки" открыть его. Пользуясь кнопками панели инструментов, вводятся новые элементы или редактируются уже имеющиеся. Заполнять желательно все поля элемента, ничего не пропуская. Справочники можно заполнять и в процессе создания документов, операций и т.п., но это часто отвлекает от непосредственной работы.

Начать заполнять справочники лучше с простых, одноуровневых, таких как "Ставки НДС", "Единицы измерения", "Места хранения", "Налоги и отчисления".

В конфигурации "Сельскохозяйственное предприятие. Бухгалтерский учет" для учета отраслевой специфики создан справочник "Типовые хозяйственные операции" (рис. 5).

См. графический объект "Рис. 5. Справочники "Типовые хозяйственные операции""

В нем фиксируются документы для хозяйственных операций сельскохозяйственного предприятия. Для хозяйственной операции пользователь может создать машинный документ, используя его, может вводить данные первичных документов и, если это необходимо, печатать необходимую форму для отчетности. При проведении документа создаются проводки по счетам.

В типовой конфигурации справочник в основном уже заполнен, но для конкретного предприятия иногда необходимо ввести дополнительные документы или исправить существующие документы - элементы справочника.

Заполнение этого справочника отличается от других. Подробное описание создания типовой хозяйственной операции представлено ниже.

Заполнение справочника "Типовые хозяйственные операции"

Справочник имеет трехуровневую структуру, т.е. в папке может быть еще одна папка с документами. Для ввода нового документа надо воспользоваться кнопкой Новая строка на панели инструментов. В поле Наименование следует ввести название документа для типовой хозяйственной операции, код ей присваивается автоматически.

В режиме редактирования реквизитов составляется документ. Документ состоит из шапки (номер начинается с буквы Ш), табличной части (начальная буква Т), итоговой строки (начальная буква И) и т.п. В шапке предполагается не более шести реквизитов.

Для определения переменной надо ввести номер, идентификатор, наименование и тип переменной (рис. 6).

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

| N|Идентифика-|Наименование| Тип |Вид|Ред.|Влад.|Начальное|Фор-|

| |тор | | | | | |значение |мула|

|——|———————————|————————————|—————————————|———|————|—————|—————————|————|

|Ш1|Склад |Склад |Справочник. | да| да | | | |

| | | |МестаХранения| | | | | |

|——|———————————|————————————|—————————————|———|————|—————|—————————|————|

|Ш2|Контрагент |Контрагент |Справочник. | да| да | | | |

| | | |Контрагенты | | | | | |

|——|———————————|————————————|—————————————|———|————|—————|—————————|————|

|Ш3|Договор |Договор |Справочник. | да| да | Ш2 | | |

| | | |Договоры | | | | | |

|——|———————————|————————————|—————————————|———|————|—————|—————————|————|

|Т1|Материал |Материал |Справочник. | да| да | | | |

| | | |Материалы | | | | | |

|——|———————————|————————————|—————————————|———|————|—————|—————————|————|

|Т2|Количество |Количество, |Число(12.3) | да| да | | | |

| | |#[ЕИ(Матери-| | | | | | |

| | |ал)] | | | | | | |

|——|———————————|————————————|—————————————|———|————|—————|—————————|————|

|Т3|Количество2|Зачетный вес|Число(12.3) | да| да | | | |

———————————————————————————————————————————————————————————————————————

Рис. 6. Пример заполнения реквизитов в документе-элементе

справочника "Типовые хозяйственные операции"

В графе Вид указать "Да", если значение отражается в документе, "Нет" - если значение в документе визуально не отражается.

В графе Ред. - "Да", если значение можно исправлять или выбирать в документе, "Нет" - в противном случае.

Графа Влад. указывает на владельца. Если значение выбирается из подчиненного справочника, то необходимо указать главный справочник. Например, справочник Договоры подчинен справочнику Контрагенты.

Начальное значение - это значение, которое устанавливается по умолчанию. В процессе заполнения документа это значение можно изменить или оставить без изменения.

В графе Формула можно указать формулу, используя макроязык 1С, по которой будет произведен дополнительный расчет какой-либо переменной или другого реквизита, после заполнения (редактирования) данного реквизита.

В справочнике уже есть созданные документы типовых хозяйственных операций. Структуру существующих документов можно просмотреть, воспользовавшись кнопкой в верхней части справочника Описание, или исправить, воспользовавшись кнопкой Редактировать.

К каждому документу можно приписать одну или несколько проводок в режиме Редактировать Проводки. Для проводки надо указать счет дебета, счет кредита, субконто, количество, сумму и содержание проводки. Значения для суммы, количества, субконто указываются идентификатором переменной, которую определили в описании, или формулой, составленной на макроязыке.

В дальнейшей работе можно будет использовать созданный и записанный в справочник документ, как обычный документ при вводе первичных данных его можно будет найти в журнале документов и в журнале операций.

План счетов

Основой информационной базы в программе является План счетов. Он открывается командой Операции > План счетов или кнопкой на панели инструментов.

План счетов уже настроен на сельскохозяйственный учет, но при необходимости его можно несколько изменить.

Окно Плана счетов построено в виде таблицы (рис. 7).

См. графический объект "Рис. 7. Окно Плана счетов"

Счета, отмеченные желтым цветом, являются счетами-группами и имеют субсчета. По таким счетам можно только получать итоги, а в проводках следует выбирать счет вместе с субсчетом. Например, счет 11, субсчет 1 (11.1). Счета, отмеченные красной "галочкой", созданы в режиме конфигуратора и не подлежат редактированию в рабочем режим.

Количественный учет на счете отмечается знаком "плюс" в поле Кол, валютный - в поле Вал, в поле Акт выводится признак счета - активный (А), активно-пассивный (АП), пассивный (П). Если по счету ведется аналитический учет, то в поле Субконто указывается объект аналитического учета (вид субконто). Виды субконто - это справочники или перечисления значений. Под объектом вида субконто понимается конкретное значение из указанного справочника или из списка значений (перечисления). Например, при выполнении проводки по счету 60.1 "Расчеты с поставщиками в руб." обязательно нужно указать контрагента (выбрать из справочника "Контрагенты") для субконто 1 и договор для субконто 2. Стандартная настройка предполагает до трех видов аналитического учета на одном счете. Значения субконто можно просмотреть, щелкнув в окне Плана счетов по кнопке Субконто.

Ведение аналитического учета позволяет отслеживать движение конкретного товара, наличие материалов на складе, передачу его в производство, расчеты с определенным контрагентом и т.д.

Установленная в Плане счетов аналитика очень часто устраивает бухгалтера, но иногда приходится ее корректировать. Если счет помечен красной "галочкой", то редактирование возможно только в режиме конфигуратора. Редактирование в таком режиме имеет свои особенности, поэтому выполнение этой операции надо поручить специалисту, знакомому с конфигурированием в программе "1С:Предприятие".

Добавить новый счет в План счетов можно в рабочем режиме, т.е. в режиме работы, в котором работает бухгалтер, но добавлять балансовые счета надо особенно осторожно, так как результат может быть не учтен в балансе.

Чтобы добавить новый счет (субсчет) в План счетов в рабочем режиме, следует воспользоваться кнопкой Новая строка (или Копировать строку) на панели инструментов. Далее, следуя диалогу, заполняются все необходимые данные. Двойным щелчком в графе Субконто 1 (Субконто 2...) из открывающего списка выбирается объект аналитического учета (рис. 8).

См. графический объект "Рис. 8. Добавление нового субсчета 19.8 в План счетов"

На рис. 8 показан пример добавления нового субсчета 19.8, который назван "НДС по приобретенным МПЗ в бригаде".

Этот субсчет не отмечен красной "галочкой", так как он добавлен в рабочем режиме и его редактирование возможно также в рабочем режиме.