Застосування універсальних інформаційних технологій в діловодстві

Абсолютно очевидно, що в століття новітніх інформаційних технологій традиційна схема управління документообігом не здатна справитися з тими об'ємами роботи, які існують зараз. У діяльності різних організацій, при веденні класичного паперового діловодства, як правило, через деякий час починають виникати практично однакові проблеми, які були систематизовані в статті Н. Дятловою:

- неминуча втрата документів, отже і інформації;

- попадання документів і інформації, що міститься в них, до третьої особи;

- накопичення безлічі документів, призначення і джерело появи яких неясні;

- великі витрати часу на підготовку і узгодження документів, як наслідок – мала швидкість обробки інформації, а значить – повільна реакція на нові дії;

- надмірність документообігу, велика втрата часу на обробку вхідної і вихідної кореспонденції, внутрішніх документів і на ознайомлення з документами;

- суперечність схвалюваних рішень, неможливість забезпечити швидку передачу початкових документів і інформації посадовцям, що ухвалюють рішення;

- безконтрольність виконавців, неможливість доведення в короткі терміни доручень до конкретних виконавців;

- неможливість встановлення історії роботи з документами;

- невиробничі витрати робочого часу на пошук необхідного документа, формування тематичної підбірки документів;

- надмірні витрати на папір і копіювання для створення декількох копій одного документа [20, с. 44].

Як результат, документообіг включає значну частину зайвих документів і інстанцій їх розгляду, а ухвалювані рішення нерідко дублюють один одного, а іноді носять суперечливий характер. Це приводить до фактичної некерованості організації, яка виражається і в тому, що керівники не можуть прослідкувати про минулу і поточну діяльність підрозділів і виконавців з документами, а також про історію підготовки і розгляду конкретних документів.

Для вирішення проблем в області діловодства використовуються комп'ютерні технології, але застосування простих організаційних рішень лише мінімально відповідають рівню завдань адміністрації. Наприклад, створення і підтримка схеми розміщення файлів на сервері як механізму спільної роботи, використання електронної пошти як засоби передачі документів і контролю виконання працюють тільки до певного моменту. Коли вирішувані компанією задачі ускладнюються, збільшуються її розміри, можливостей вказаних рішень стає недостатньо, компанія знову наближається до інформаційно-управлінського хаосу.

Єдиним шляхом вирішення подібних проблем є автоматизація діловодства і документообігу компанії шляхом впровадження повноцінної інформаційної системи документаційного забезпечення управління (ІС ДЗУ). В результаті впровадження нових технологій проблеми повністю не зникають, замість них з'являються нові. Серед таких можна позначити:

- несанкціонований доступ до конфіденційної інформації;

- вірогідність втрати великих масивів цінної інформації із-за технічних неполадок устаткування, проникнення в комп'ютерну мережу вірусів, що руйнують систему або некваліфікованих дій користувача;

- як одна з технічних проблем: швидка зміна носіїв, програм, способів доставки документації, що перешкоджає стабільності діловодних процесів в управлінні і використання наявних документальних масивів [20, с. 45].

Виникають також проблеми нормативного характеру:

- не встановлений порядок визнання юридичної сили електронних документів державними органами і судами;

- відсутня методика (стандарт) роботи з електронними документами, що офіційно визнається, забезпечує визнання їх юридичної сили;

- відсутні методики експертизи цінності електронних документів, передачі їх на архівне зберігання, знищення, роботи з грифованими електронними документами та інші.

Окрім вищесказаного як паперові, так і електронні документи мають свої переваги і одночасно обмеження, пов'язані з носієм інформації, основні з них наведені в Додатку 1.

Таким чином, паперові і електронні документи мають свої переваги. Традиційні документи мають переваги, пов'язані з папером як носієм інформації, що важливе для довготривалого зберігання інформації із збереженням можливості сприйняття. З іншого боку, необхідно використовувати переваги електронних документів при роботі з копіями документів, оригінали яких існують на паперових носіях, оскільки у сфері управління головна вимога – оперативність, своєчасність, швидкість отримання і доведення інформації і її повнота. Для оперативного інформаційного забезпечення (перш за все - доведення інформації і її пошуку в інформаційному фонді) електронні документи мають незаперечні переваги. Тому для ефективної організації забезпечення документації управлінської діяльності, переважно поєднання документів на паперовому і електронному носіях інформації стосовно конкретних завдань.

Комп'ютерні технології дозволяють автоматизувати весь цикл роботи з документами: від створення і редагування документів, їх реєстрації, контролю виконання, інформаційно-довідкової роботи, ведення адресних книг і інших баз даних, організації руху документів усередині фірми (візування, узгодження документів), прийом-передача документів до організації повнотекстового електронного архіву.

Найбільш поширеним підходом до вирішення даної задачі є вдосконалення виконання окремих видів робіт шляхом застосування універсальних інформаційних технологій (ІТ). Подібна стратегія може бути реалізована як на окремому комп'ютері, так і в рамках локальної мережі.

Для систематизації безлічі універсальних ІТ відповідно до основних етапів процесу ДЗУ і типових функцій управління слід розбити процес ДЗУ на ряд етапів:

- підготовка, створення і оформлення документів;

- прийом-передача документів;

- організація руху документів усередині організації;

- реєстрація і контроль виконання;

- інформаційно-довідкова робота;

- зберігання документів [35, с. 75].

У таблиці 1.1. запропонований варіант рішення діловодних потреб з допомогою універсальних технологій.

Таблиця 1.1