жанри мовлення

§ 4. Найважливіші риси, які визначають діловий стиль

Офіційно-діловий стиль — це мова ділових паперів, роз­поряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, про­токолів, законів, актів, наказів, анкет, розписок тощо. Це один з най­давніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах XI—ХП ст. (Мстиславова грамота 1130 р.), в українсько-молдавських грамотах, українських грамотах XIV та XV ст., українських літописах (офі­ційні листи, угоди і т. ін.). Сфера вживання ділового стилю зу­мовлює йош жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби су­спільства в державному, громадському, економічному й політич­ному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають виразні від­мінності й у межах того самого жанру. Однак для всіх текстів офі­ційно-ділового стилю характерні й спільні мовні риси.

1. Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, йош призначення та способу оброблення. За­кріплення за реквізитами постійного місця робить документи зруч­ними для зорового сприймання, спрощує їх опрацювання. Підпис є обов’язковим реквізитом будь-якого документа.

2. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гра­нична чіткість у висловленні. Діловий стиль позбавлений образ­ності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

3. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Найхарактерніші прояви стан­дартизації такі:

а) широке вживання готових словесних формул типу у зв ’язку з, відповідно до, з метою, згідно з, що спрощує й полегшує процес укладання окремих видів документів;

б) повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат досягнення однотипності вираження думки.

4. Лексика здебільшого нейтральна, вживається в прямому зна­ченні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя об­слуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-по­літичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику.

5. Для чіткої організації текст ділиться на параграфи, пункти, підпункти.

6. У текстах часто вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням позачасовості, постійнос­ті дії: рішення надсилається, має місце, виробнича рада розглядає. Вживаються і такі звороти, як з оригіналом згідно, складено й за­вірено (засвідчено) у двох примірниках, вжити заходів, визнати за можливе, звернутися із заявою, надати слово, оголосити подяку, накласти резолюцію.

7. Найхарактерніші речення — прості поширені (кілька під­метів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо). Вживаються також складні речення із сурядним і підрядним зв’язком.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності тлумачення змісту.

Зразок стилю:

Акт проголошення незалежності України

Виходячи із смертельної небезпеки, яка нависла була над Укра­їною в зв’язку з державним переворотом в СРСР 19 серпня 1991 року,

— продовжуючи тисячолітню традицію державотворення в Україні,

— виходячи з права на самовизначення, передбаченого Ста­тутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами,

— здійснюючи Декларацію про державний суверенітет Укра­їни, Верховна Рада Української Радянської Соціалістичної Рес­публіки урочисто

ПРОГОЛОШУЄ

НЕЗАЛЕЖНІСТЬ УКРАЇНИ та створення самостійної укра­їнської держави— УКРАЇНИ.

Територія України є неподільною і недоторканною.

Віднині на території України мають чинність виключно Кон­ституція і закони України.

Цей акт набирає чинності з моменту його схвалення.

24 серпня 1991 року Верхоєна Ради України

I I § 5. Основні вимоги до мовлення

Мовленнєва к у л ь тура особистості великою мірою залежить від її зорієнтованості на основні риси бездоган­ного, зразкового мовлення. Щоб бути зразковим, мовлення має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

— правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфоепічним, орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);

змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми й го­ловної думки висловлювання, докладне ознайомлення з наявною інформацією з цієї теми; різнобічне та повне розкриття теми, уник­нення зайвого:

послідовністю, тобто логічністю та лаконічністю думок; багатством, що передбачає використання різноманітних за­собів вираження думок у межах відповідного стилю, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

точністю, яка великою мірою залежить від глибини знань та ерудиції особистості, а також від активного словникового запасу. Виражаючи власні думки, слід добирати слова, які найбільш від­повідають висловлюваному змісту;

виразністю, для досягнення якої слід виділяти найважливіші місця свого висловлювання і виражати власне ставлення до пред­мета мовлення;

доречністю та доцільністю, яка залежить насамперед від того, наскільки повно й глибоко людина оцінює ситуацію спілкування, інтереси, стан, настрій адресата. Крім цього, треба уникати того, що могло б уразити, викликати роздратування у співбесідника, і вказувати на помилки співрозмовників у тактовній формі.

Отже, високу культуру мовлення людини визначає досконале володіння літературною мовою, її нормами в процесі мовленнєвої діяльності.

^-Культура мовлення — це ще й загальноприйнятий мовний ети­кет: типові формули вітання, побажання, прощання, запрошення тощо. Неабияке значення має й тон розмови, вміння вислухати іншого, вчасно й доречно підтримати тему. Уважність, чемність і ввічливість — основні вимоги мовного етикету.

Вправа 1. Прочитайте висловлювання про мову. Яке значення має мова в житті суспільства та людини?

Ну що б, здавалося, слова...

Слова та голос — більш нічого.

А серце б’ється — ожива,

Як їх почує!

(І Шевченко)

«Найбільше і найдорожче добро в кожного народу — це його мова, ота жива схованка людського духу, його багата скарбниця, в яку народ складає і своє давнє життя, і свої сподівання, розум, досвід, почування» (Панас Мирний).

«Мова — втілення думки. Що багатша думка, то багатша мо­ва. Любімо її, вивчаймо її, розвиваймо її. Борімося за красу мови, за правильність мови, за приступність мови, за багатство мови» (М Рильський).

«Мова — це не просто спосіб спілкування, а щось більз зна­чуще. Мова — це всі глибинні пласти духовного життя народу, йо­го історична пам’ять, найцінніше надбання віків, мова — це ще й музика, мелодика, фарби буття, сучасна художня, інтелектуальна і мисленнєва діяльність народу.

Мова — це доля нашого народу, і вона залежить від того, як ревно ми всі плекатимемо її» (О. Гончар).

«Мова народу, народності чи їх діаспори — то генетичний код національної культури, запорука самобутності та самозбереження» (Д. Овсянико-Куликовський).

«Людина, яка втратила свою мову, — неповноцінна, вона дру­горядна в порівнянні з носієм рідної мови. В неї зовсім відмінна рефлексія, і користується вона, за визначенням І. Франка, «верх­ньою» свідомістю. Себто її підсвідомість унаслідок асиміляції за­гальмована, притуплена» (Я. Мовчан).

«Рідна мова — це найособистіша і найглибша сфера обсто­ювання свого «я», коли воно є, своєї особистої і національної гід­ності. Та річ не тільки в цьому. Річ і в об’єктивній природності, доцільності рідних мов та мовного розмаїття в багатонаціональ­ному світі, річ в об’єктивній цінності їх для картини світу, річ у тому, що з умиранням усякої, а особливо розвиненої національної мови, людство назавжди втрачає одну зі сторінок своєї духовної історії, стає біднішим і несправедливішим» (І. Дзюба).

«До найкоштовніших надбань кожного народу належить мова. Тому й називаємо це надбання рідна мова. Рідна, як мати, як Бать­ківщина, як усе найдорожче серцю. Мова — найбільший духовний скарб, у якому народ виявляє себе творцем, передає нащадкам свій досвід і мудрість, перемоги і славу, культуру і традиції, думи і сподівання. Рідним словом народ збагачує також світову культуру. Слова наше повнокровне життя, невмируще джерело поступу. З цього невичерпного джерела мовець здобуває не тільки знання про навколишній світ, а й моральні й естетичні оцінки та уподо­бання народу» (/. Вихованець).

Вправа 2. Доберіть із різних джерел і запишіть п’ять — сім висловлювань видатних письменників, учених, відомих політичних діячів про українську мову. Розкрийте їх зміст.

Вправа 3. Напишіть розповідь «Мова — душа народу». Обгрунтуйте своє розуміння цього вислову.

Вправа 4. Прочитайте вголос висловлювання про мову, поясніть їх зміст. З поданих текстів випишіть приклади орфоепічних (вимовних), орфографічних (правописних), стилістичних (доцільність використання мовно-виражальних за­собів у конкретному лексичному оточенні, відповідній ситуації спілкування), граматичних (вибір правильного закінчення, синтаксичної форми) норм.

«...Українська мова в багатстві й гнучкості форм не поступа­ється ані жодній із сучасних літературних мов слов’янства і не бідна аж ніяк на поняття, аби нею заважко було перекладати гли­бину філософських думок і змальовувати високохудожні образи. Це не мова простолюду тільки, як твердять московські невігласи, а мова цілої нації, політичне майбутнє якої іще попереду, але чиє місце на право самостійного розвитку в ряду цивілізованих народів уже завойоване й не може бути зайняте ніким іншим» (М. Дра- гоманов).

«На Україні повинно мати силу тільки українське слово» (В. Винниченко).

«Українська мова не бідна, не вульгарна, не кривоуста. Вона має свою особливу музикальність. Ця незбагненна душа нашої мови, як золотоносна ріка, виблискує на хвилях народної пісні, переливається в душу нації, творить чуттєву нерозривність укра­їнського серця й української землі. Геніальні композитори Моцарт і Бетховеи, Глинка й Чайковський, Барток і Стравінський скорис­талися українськими мелодіями у своїй творчості, а це значить, що

вони чули вібрацію найвищих небес нашої мови. Українська мова не вчора придумана. Вона — не сирота, вона має слов’янську ро­дину і світову славу. Вона має все» (Д Павличко).

Вправа 5. Прочитайте текст уголос. Які враження він справляє? Назвіть засоби, якими автор намагається передати свої почуття.

Молитва до мови

Мово! Пресвятая Богородице мого народу! З чорнозему, рясту, любистку, м’яти, євшан-зілля, з роси, з дніпровської води, від зорі і місяця народжена!

Мово! Мудра Берегине, що не давала погаснути земному во­гнищу роду нашого і тримала народ на небесному Олімпі воле­любності, слави і гордого духу.

Мово! Велична молитво наша у своїй нероздільній трійці, що єси ти і Бог-Любов, і Бог-Віра, і Бог-Надія. Тож стояла Ти на чатах коло вівтаря нашого національного храму й не впускала туди зло­го духа виродження, злого духа скверноти, злого духа ганьби. І ви­свячувала душу козацького роду спасенними молитвами і небес­ним вогнем очищення, святими водами Божого річища, щоб не змалів і не перевівся народ той. І множила край веселий, свято- руський і люд хрещений талантами, невмирущим вогнем пісень і наповнювала душу Божим сяйвом золотисто-небесним, бо то ко­льори духовності і Божого знамення.

Мово моя! Звонкова кринице на середохресній дорозі нашої долі. Твої джерела б’ють десь від магми, тому й вогненна така. А вночі купаються в Тобі ясні зорі, тому й ласкава така. Тож зці­лювала Ти втомлених духом, давала силу, здоров’я, довгий вік і навіть безсмертя тим, що пили Тебе, цілющу джерелицю, і не­вмирущими ставали ті, що молилися на дароване Тобою Слово. Бо «Споконвіку було Слово. І Слово було у Бога. І Слово було Бог» (К. Мотрин).

Вправа 6. Перепишіть слова. Поставте правильно наголоси, звірте зі «Словником наголосів».

Користуватися, доповісти, обійняла, одягну — одягнеш, бе­ремо, живемо, розповісти, прийняли, була, взяли, кажу — кажеш, допоможу — допоможеш, пили, контрактовий, новий, ринковий, фаховий.

Вправа 7. Прочитайте подані тексти, доберіть до них заголовки й визначте їх тему.

I. Людина створила культуру, а культура — людину. Людина реалізується в культурі думки, культурі праці й культурі мови. Куль­тура — це не тільки все те, що створене руками й розумом люди­ни, а й вироблений століттями спосіб суспільного поводження, що виражається в народних звичаях, віруваннях, у ставленні один до одного, до праці, до мови.

Мова не тільки засіб спілкування, а й природний резервуар інформації про світ, насамперед про свій народ. Повіривши в те, що всі мови в нашому спільному домі «активно розвиваються», ми довго не помічали, що цей розвиток, започаткований першим ра­дянським десятиріччям, у ЗО—70-ті роки був спершу загально- мовний, а потім повернутий у зворотному напрямку. Треба ви­правляти становище: повернути всім мовам їх природний престиж і справжню, а не декларовану рівноправність. Необхідно вихо­вувати культуру мови як запоруку піднесення культури суспільної думки і суспільно корисної праці.

Сьогодні культура і мова виявилися об’єднаними в царині ду­ховних вартостей кожної людини і всього суспільства. Мабуть, ніхто не буде заперечувати, що в низькій культурі мови виявля­ються виразні ознаки бездуховності... Мовна неграмотність, не­вміння написати елементарний текст, перекласти його з української мови на російську і навпаки чомусь перестали сприйматись як пляма на службовому мундирі (В. Русанівський).

II. Культура мовлення — це духовне обличчя людини. Вона свідчить про загальний розвиток особистості, про ступінь при­лучення її до духовних багатств рідного народу й надбань усього людства.

Основою мовленнєвої культури є грамотність, тобто дотри­мування загальноприйнятих літературних норм у користуванні лек­сичними, фонетичними, морфологічними, синтаксичними і стиліс­тичними засобами мови. Але цим поняття мовленнєвої культури не вичерпується. Мовлення має бути не тільки правильним, а й лексично багатим, синтаксично різноманітним. Щоб цього досягти, слід вслухатися в живе мовлення, вдумливо читати політичну, ху­дожню, наукову літературу, звертаючи при цьому увагу на вживання окремих слів, на особливо вдалі висловлювання, на побудову ре­чень, користуватися словниками. Треба активно розвивати своє мовлення: усно й письмово викладати думки, виправляти себе, перебудовувати сказане, шукати найкращі й найдоцільніші варіанти висловлювання.

Культура мовлення тісно пов’язана з культурою мислення. Як­що людина ясно, логічно мислить, то й мовлення в неї ясне, ло­гічне. І навпаки, якщо в людини немає думок, якщо вона говорить про те, чого не розуміє або не знає, то й мовлення в неї плутане, беззмістовне, захаращене зайвими словами, непотрібними краси- востями. Мовлення тоді гарне, коли воно якнайповніше і якнай­точніше передає думки чи малює образи і легко сприймається, зро­зуміле.

Грамотне, багате мовлення — не тільки ефективний засіб пе­редачі й сприйняття думок та образів. Це й виявлення поваги до людей, з якими спілкуєшся, до народу, який створив цю мову

(3 журналу).

Вправа 8. Розкрийте значення поданих прислів’їв і приказок.

Говоріть так, щоб словам було тісно, а думкам просторо.

Говори мало, слухай багато, а думай ще більше.

Що маєш казати — наперед обміркуй.

Краще недоговорити, ніж переговорити.

Умій вчасно сказати і вчасно замовкнути.

Умієш говорити — умій слухати.

Краще мовчати, ніж брехати.

Вправа 9. Визначте, до яких функціональних стилів належать подані тексти. Назвіть основні ознаки офіційно-ділового стилю.

Загальновживана лексика здебільшого стилістично нейтраль­на, емоційно не забарвлена, бо її елементи (слова), називаючи пред­мети, ознаки, явища, звичайно не містять їх оцінки. Тому загально­вживана лексика властива всім стилям літературної мови в їх пи­семній і усній формі. Нерідко цю лексику називають міжстильовою (З підручника).

II. Після теплих літніх дощів хліба налилися колосом, попо­ловіли, а десь за тиждень взялися бронзою. І завирувало, заграло жовтогаряче море навкруги. Білогір’я хлюпало золотими бурунами колосків у сади і городи.

Пахощі зрілого хліба особливо були відчутні вечорами, коли спадала спека і настояне на колосках повітря розтікалося селом, а гарячий вітер з рідного поля ніби сповіщав хліборобам: пора ко­сити (/. Цюпа).

III. Телеграма Київ-53 04053

вул. Пирогова, 9

Національний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова Проректорові з наукової роботи

Просимо відрядити для участі конференції 1— 4 квітня студентку філологічного факультету Бойко Запрошення надіслано поштою

Оргкомітет

Проректор Вдасенко^[2]

м. Ніжин 166000 вул. Університетська, 43

Ніжинський педагогічний інститут імені М. Гоголя

IV. Український державний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова створений постановою Кабінету Міністрів України № 646 від 13 серпня 1993 р. «Про вдосконалення мережі вищих навчальних закладів» на базі Київського державного пе­дагогічного інституту імені М. П. Драгоманова.

Український державний педагогічний університет імені М. П. Драгоманова є вищим навчально-науковим закладом, що ство­рений з метою навчальної та культурної діяльності для підготов­ки висококваліфікованих педагогічних кадрів, розвитку і поши­рення демократичних традицій української і зарубіжної освіти, науки й культури (Зі Статуту).

V. У книгарні

—- Добридень!

— Добридень!

-— Скажіть, будь ласка, чи є у Вас у продажу роман Олеся Гончара «Собор»?

-— Це відділ технічної літератури. А он там, трохи далі, міс­титься відділ художньої літератури, енциклопедій та словників. Спитайте, будь ласка, там.

— А які книжки продаються у Вашому відділі?

— Різні. Тут і спеціальні наукові праці, й довідники, й різ­номанітні посібники та підручники для шкіл, технікумів та вищих навчальних закладів.

— А чи одержали Ви вже «Український правопис»?

— Так, одержали. На нього великий попит.

VI. До Володимира Гнатюка

16 січня 1910 р. Чернігів

Дорогий пане Володимире!

І в Новому, як і в старому, році обіймаю Вас сердечно та так само сердечно бажаю найкращого здоров’я та доброго настрою. Прошу переказати також мої щирі бажання усього найліпшого і пані Вашій та діточкам.

Спасибі Вам за лист та картку, вони зробили мені правдиву приємність. Дякую і за обидва збірники: це такий багадай, цікавий матеріал, особливо для нашого брата-белетриста. Я дуже ціню такі книжки; змушений жити в місті, далеко од народу, я часом з го­ловою пірнаю в етнографічні записи, в те чисте і свіже джерело народної творчості, та покріпляю тим свої сили...

Ваш М. Коцюбинський

Запитання і завдання для самоконтролю

1. Що означає поняття «літературна мова»?

2. Що таке унормованість літературної мови?

3. Які типи норм властиві літературній мові?

4. Назвіть дві форми сучасної української літературної мови. Чому обидві форми однаково важливі для суспільства?

5. Які основні ознаки культури мовлення?

6. Чому правильність і нормативність мовлення обов'язкові?

7. Що таке стиль мови?

8. Назвіть основні стилі сучасної української літературної мови.

9. Які головні ознаки офіційно-ділового стилю?

10. Наведіть приклади офіційно-ділового стилю.

11. Прочитайте уважно тексти, визначте основну їх думку. Які «чарівні слова» ви вживаєте, звертаючись до матері, товариша, викладача?

І. Магія слова

Як відзначають мовознавці, одним із суттєвих показників люд­ської шляхетності є культура мовлення — поняття не тільки лін­гвістичне, а й психологічне, педагогічне, естетичне та етичне. У багатому мовному арсеналі виробилася і закріпилася ціла система словесних вітань: «доброго ранку», «доброго здоров’я», «добри­день», «доброго вечора у вашій хаті», «бувайте здорові» тощо.

Хоч у повсякдення й увійшло багато словесних вітань, проте люди завше були обачливими з ними, до кожного випадку викорис­товували далеко не увесь арсенал. Зранку, в обід чи ввечері вжива­ли лише ті, що відповідали певному часові. Це ж стосується і кіль­кості осіб, їх віку, статі, навіть соціальної належності. Скажімо, коли одинак вітався з гуртом людей, неодмінно вживав множинну форму: «здоровенькі будьте» чи «доброго Вам здоров’я» тощо.

На окрему розмову заслуговують і родинні звертання. Тради­ційно в Україні діти називали своїх батьків на «Ви». Така форма диктувалася високою повагою до найближчих людей.

Неабияке значення має тон розмови, вміння вислухати іншо­го, вчасно й доречно підтримати тему. Ввічливість, уважність і чемність — основна вимога мовного етикету. Від чемного при­вітання, шляхетного потиску руки, невимушеної, ненав’язливої розмови виграш обопільний. Лихослів’я, лицемірність, невміння вислухати колегу, навпаки, лише нервує, псує настрій.

Є в нашій мові коротке, але напрочуд тепле слово «дякую». Чи часто користуємося ми ним, особливо в магазинах? Цілий день стоїть за прилавком продавець. Беручи покупку, ми нерідко за­буваємо сказати одне-єдине слово. А може, воно б зняло в людини втому, підняло настрій.

Вироблені віками і закріплені в побуті кращі форми вітань- звернень, повсякденного спілкування — не звичайна людська за­баганка, не пусте фразерство. Це наш повсякденний етикет, наша культура, взаємини, зрештою, наше здоров’я не тільки в букваль­ному, а й переносному значенні. Це наш спосіб життя (В. Ску- ратівський).

II. Чарівні слова

Ми часто говоримо один одному: бажаю тобі всього доброго, бажаю тобі добра й щастя. Це не тільки вияв ввічливості. У цих словах ми виявляємо свою людську сутність. Ми говоримо один одному: здрастуйте, доброго здоров’я. Цим ми висловлюємо своє ставлення до найбільшої цінності — людини. Не сказати людині здрастуйте — значить виявити своє моральне невігластво. Слово «здрастуйте» має чудодійну властивість. Воно пробуджує почуття взаємного довір’я, зближує людей, відкриває їм душі.

Звертаючись один до одного з проханням, ми говоримо: будь ласка. У цьому простому й чудовому вислові, що здатний чудодійно впливати, захована наша повага до гідності людини, шанування в ній самостійності, незалежності, доброї волі (В. Сухомлинський).

Уваго! Культура мовлення!

Вітання та побажання

Доброго ранку!

Добрий день! (добридень, здрастуйте, здорові будьте)!

Добрий вечір! (добривечір)!

Доброго здоров ’я!

Привіт!

Вітаю!

Хай живе...

З приїздом Вас!

Поздоровляю Вас!

Зі святом Вас!

Вітаю з днем народження!

Бажаю (зичу) щасливого Нового року! Хай щастить у Новому році!

З РЬдвом Христовим!

Баж аю (зичу) Вам здоров ’я, щастя, успіхів!

Щасливих Вам свят!

Дозвольте вітати Вас від імені...

Наше щире вітання...

Прийміть мої співчуття!

Хай збудуться всі Ваші мрії!

Мовленнєвий етикет — це правила мовленнєвої поведінки, прийняті національним колективом мовців. Мовленнєвий етикет охоплює стійкі формули спілкування (слова, словосполучення, мов­ні звороти-кліше) в ситуаціях установлення контакту із співбе­сідником, підтримки спілкування в доброзичливій тональності.

Розділ L ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ § 1 Класифікація документів

Документ — основний вид ділового мовлення. Він фік­сує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єк­тивність.

Документ — це матеріальний об’єкт, що містить у за­фіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному по­рядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу’.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції,

оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

¹ ДСТУ 2732 — 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. — Чинний з 01.07.95.

У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Види документів визначають за такими ознаками:

найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

походженням — службові (офіційні) й особисті:

• службові документи створюються організаціями, підпри­ємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

• особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими ус­тановами чи організаціями;

призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інфор­маційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо осо­бового складу;

напрямком — вхідні й вихідні;

формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):

• стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визна­ченими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

• індивідуальні документи створюються в кожному конкрет­ному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друку­ють або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й ду­же термінові:

• звичайні безстрокові — це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

• дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;

ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового

користування). Секретні документи мають угорі праворуч позна­чення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призво­дить до кримінальної відповідальності;

стадіями створення — оригінали, копії й виписки:

• оригінал це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

• копія — це точне відтворення оригіналу. На копії докумен­та обов’язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;

• за потреби відтворити не весь документ, а лише його час­тину, робиться виписка (витяг);

• якщо документ загублено, видається його другий примір­ник дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні;

складністю — прості {односкладові) й складні;

строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 ро­ків) і тимчасового (до 10 років) зберігання;

технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;

носієм інформації— оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх ство­рення називаються діловодством.

§ 2. Формуляр документа

Документи з високим рівнем стандартизації створюють за за­твердженою формою, тобто відповідно до формуляра-зразка.

Кожний документ складається з окремих елементів, які на­зиваються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок — це модель

побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

1) державний герб;

2) емблема організації чи підприємства;

3) зображення державних нагород;

4) код установи, організації, підприємства;

5) код форми документа;

6) назва міністерства або відомства (вищої організації або за­мовника);

7) повна назва організації, установи чи підприємства — автора документа;

8) назва структурного підрозділу;

9) індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10) назва виду документа;

11) дата;

12) індекс;

13) посилання на індекс та дату вхідного документа;

14) місце складання або видання;

15) гриф обмеження доступу до документа;

16) адресат;

17) гриф затвердження;

18) резолюція;

19) заголовок до тексту;

20) відмітка про контроль;

21) текст;

22) відмітка про наявність додатка;

23) підпис;

24) гриф узгодження;

25) візи;

26) печатка;

27) відмітка про засвідчення копій;

28) прізвище виконавця та номер його телефону;

29) відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

30) відмітка про перенесення відомостей на машинний носій;

31) відмітка про надходження.

Розрізняють два основні види формулярів — з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк — це друкована стандартна форма документа з рекві­зитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють кон­кретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст — це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Застосування бланків під час складання документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного ха­рактеру.

§ 3. Основні правила оформлення реквізитів

Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання рек­візитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

Загальні вимоги до складання та оформлення документів 35

§ 4. Вимоги до тексту документа І-

Основою службового документа є текст, який має чітко й пере­конливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: рступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у за­кінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

❖ Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопо­четься...

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

•Ф Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

ф- Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

❖ Використовувати синтаксичні конструкції типу:

Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...;

Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв ’язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

ф- Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Вра­ховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

ф- Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

•Ф Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки —■ після опорного слова; вставні слова на початку речення).

■ф Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто.заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не ви­словили свої пропозиції — Вами ще не висловлені пропозиції...

2*

Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то то­ді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...

Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; від­кликати працівників...

У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструк­ції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

❖ Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними прави­лами: р-н, обл., км, напр., канд. філал. наук.

■0- Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...

§ 5. Оформлення сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє (для формату А4) — 19 мм; (для формату А5) — 16 мм.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а на­ступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з Другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша араб­ськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сто­рінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі по­значення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сто­рінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також вико­ристання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім ви-

раженням композиційної будови ділового папера. Ступінь склад­ності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення до­кумента. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким по­чинається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

Вправа 10. Розкрийте значення поданих слів за «Словником іншомовних слів».

Абзац, стандарт, штамп, реквізит, бланк, копія, діловодство, гриф, кліше, резолюція, рубрикація, індекс, формуляр.

Вправа 11. Прочитайте текст. Визначте, який це документ: 1) за по­ходженням; 2) за місцем виникнення; 3) за спрямуванням; 4) за найменуванням.

Міністерство освіти і науки України Одеський педагогічний університет 65032, Одеса-32, вул. М. Рильського, 6 тел. 54-02-13 02.03.95. № 450

Про виготовлення бланків індивідуальних планів роботи викладачів

Просимо виготовити бланки індивідуальних планів роботи ви­кладачів на папері видавництва у кількості 1 (однієї) тисячі штук протягом II кварталу 2000 року. Оплату гарантуємо.

Ректор університету (підпис) В. В. Могилко

Головний бухгалтер (підпис) К. JI. Лук’янчук

Вправа 12. Прочитайте текст. Назвіть основні реквізити цього документа.

Голові профспілкового комітету Вінницької середньої школи № 2 учителя української мови і літератури Сніжок JI. В.,

яка проживає по вул. Б. Грінченка, буд. 30, кв. 5

Заява

Прошу Вас надати мені путівку до санаторію для лікування в період моєї відпустки (серпень, 1999 p.).

До заяви додаю довідку з лікувального закладу про необхід­ність лікування серцево-судинного захворювання.

17.04.99 Підпис

Вправа 13. Складіть речення із поданими словосполученнями. В яких документах їх можна використати?

Відповідно до постанови міністерства; відчуваючи гостру по­требу; нагадуємо Вам; комісія для складання резолюції; після за­кінчення строку повноважень; з багатьох причин; наказ по уні­верситету; як виняток.

Вправа 14. Перекладіть українською мовою.

В любом случае; визированис документа; загодя побеспоко- иться; лицевой счет; отпуск по болезни; приняться за работу; ис- полнительньїй документ; предпринимательская деятельность; до­ход с оборота; законодательство о труде; безналичньїй расчет; ва­кантная должность; введение закона; вступительньїй взнос; ввиду вьішеизложенного; ввиду того что; больничньїй лист.

Вправа 15. Знайдіть помилки у побудові словосполучень. Запишіть пра­вильні варіанти.

Попадати в скрутне становище; згідно розпорядження; від­повідно з постановою; виключення з правил; прийняти участь; повістка денна; дякую Вас; вести себе; прийняти заходи; особовий приклад; любе питання; згідно наказу.

Вправа 16. Складіть речення із поданими нижче словами. Запам'ятайте

їх значення.

Відомість — відомість; об’єднання — об’єднання.

Довідка. Відомість — документ; відомість — звістка, популярність; об ’єднання — організація; об ’єднання — дія.

Запитання і завдання для самоконтролю

1. Що таке документ?

2. Які виділяються види документів: 1) за найменуваннями; 2) за походженням; 3) за місцем виникнення; 4) за призначенням; 5) за напрямом; 6) за формою; 7) за строками виконання; 8) за ступенем гласності; 9) за стадіями створення?

3. Коли роблять виписку з документа?

4. З яких елементів складається документ? Як ці елементи нази­ваються?

5. Що таке формуляр?

6. Назвіть основні реквізити документів за державним стандартом.

7. Які основні правила оформлення документів?

8. Які основні способи засвідчення документа?

9. Коли відбувається затвердження документа?

10. Яких правил слід дотримуватися підчас складання тексту доку­ментів?

11. Наведіть приклади стійких (трафаретних) сполучень.

12. Які правила оформлення сторінок документа?

Уваго! Культура мовлення!

Звертання

Дорогі друзі! Дорогий друже!

Громадянине (громадянко)!

Пане (добродію)! Пані (добродійко)!

Панове!

Товаришу (товаришко)!

Товариші!

Високоповажний...

Вельмишановний...

Глибокошановний пане (ім ’я та по батькові)

Шановна громадо!

Шановні добродії!

Шановні колеги!

Люди добрі!

Мамо! Тату! Дідусю! Бабусю! Тітонько!Дядечку! Юначе! Дівчино! Діти!

Дорогий (милий, любий)!

Друзі!

Господарю!

Вибачте, що турбую Вас!

Послухайте, будь ласка!

Можна Вас на хвилинку?

Документація щодо особового складу____________

Розділ II. ДОКУМЕНТАЦІЯ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

До цієї групи документів належать: заяви, накази щодо осо­бового складу, автобіографія, характеристика, резюме, контракти з найму працівників, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів, особова справа.

§1. Заява. Її реквізити та оформлення

Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Заяви бувають від організацій, установ та особисті. В особистій заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідов­ності:

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

2. Нижче у стовпчик — назва професії, місце роботи, прізви­ще, ім’я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово з а я в а з вели­кої літери й не ставиться крапка.

4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч — підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності ви­словленого в ній прохання (документи перелічуються після ос­новного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Зразки заяв:

Деканові природничо-географічного факультету Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова доц. Командшику В. К. студента II курсу відділення «Географія й фізкультура»

Возного Петра Миколайовича

Заява

Прошу допустити мене до складання іспитів. 4 січня я лік­відував академзаборгованість: склав залік з практичного курсу у країнської мови.

15.01.99 Власноручний підпис

Ректорові Чернігівського педагогічного інституту проф. Власенку С. С. студента Харківського державного університету Шевченка Сергія Івановича

Заява

У зв 'язку з переїздом моїх батьків до м. Чернігова на постійне проживання прошу зарахувати мене студентом III курсу фізико- математичного факультету зі спеціальності «Математика й фі­зика».

Додаток:

1) витяг із залікової книжки на 2 арк. в 1 пр.;

2) характеристика, видана Харківським, державним універси­тетом на 1 арк. в 1 пр.:

3) свідоцтво про народження на 1 арк. в 1 пр.;

4) довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 пр.

Власноручний підпис

§ 2. Правопис власних назв

Під час вивчення заяви варто звернути увагу на вживання ве­ликої літери.

І. Власні імена

З великої літери пишуться:

1. Індивідуальні імена людей, по батькові, прізвища, псевдо­німи, прізвиська, назви дійових осіб у казках, байках, драматичних творах, клички тварин, власні імена міфічних істот: Микола Якович Олійник, Леся Українка, Нечуй-Левицький, Мавка, Тополя, Венера, Дід Мороз, корова Зірка.

2. Прізвища людей, уживані в загальному значенні, якщо во­ни не перетворилися в загальні назви, тобто не втратили свого індивідуального значення: Там слава й труд і мудрість троєкрата ще вродять нам Шевченка і Сократа (Мал.).

З малої літери пишуться:

1. Імена та прізвища людей, які втратили значення власних назв і стали загальними назвами людей і предметів: рентген (апа­рат), френч (одяг), меценат, донжуан, дизель (двигун).

2. Назви народів, племен, назви людей за національною озна­кою та за місцем проживання: араби, африканці, українець, ро­сіянка, киянин, львів ’яни.

3. Родові назви міфологічних істот (ангел, муза, титан)', назви груп тварин, навіть якщо вони походять від індивідуальних кличок (каиїтанки), а також назви порід тварин (бульдог, вівчарка, пінчер).

II. Прикметники, утворені від індивідуальних назв

Присвійні прикметники пишуться:

1.3 великої літери, якщо вони утворені від власних назв осіб, кличок тварин, назв міфічних істот за допомогою суфіксів -ів (-їв), -ин (-ін): Шевченків «Заповіт», Софіїні зошити, Перунів гнів.

Примітка. Такі прикметники пишуться з малої літери, якщо виступають у складі стійких фразеологічних сполук і наукових термінів: ахіллесова п ’ята, прокрустове ложе, базедова хвороба.

2. З мало ї літери пишуться прикметники, утворені від власних імен людей за допомогою суфіксів -івськ, -евськ (-євськ), -инськ, -інськ (-їнськ): тургенєвські герої, шевченківська лірика.

Примітка. Якщо ці прикметники входять до складу назв, що мають значення «імені когось», «пам’яті когось», то вони пишуться з великої літери: Шевченківська стипендія.

3.3 великої літери пишуться прикметники, що утворені від географічних назв і входять до складених назв: Харківський тракторний завод, Київський університет, Київська загально­освітня школа N° 155.

4. З мало ї літери пишуться прикметники, які означають місцезнаходження об’єкга: дніпровські кручі, київські парки.

111. Налви держав, адміністративно-територіальні назви

1. Усі слова пишуться з великої літери у назвах держав та автономних адміністративно-територіальних одиниць: Китайська Народна Республіка, Республіка Болгарія, Соціалістична Республіка В’єтнам, Франція.

2. У назвах груп, об’єднань або союзів держав з великої літери пишуться всі слова, крім родових найменувань: Закавказькі республіки, Баїїканські країни, Організація Об’єднаних Націй.

3. У назвах автономних областей та округів, а також країв, областей, районів з великої літери пишеться лише перше слово: Ненецький автономний