Організація обліку основних засобів

Оскільки необоротні активи підприємство утримує протягом тривалого часу, не завжди вдається точно оцінити ймовірність отримання майбутніх економічних вигод від використання цих активів. Тому до прийняття рішень щодо їх придбання, подальшого використання і організації обліку слід підходити дуже виважено.

Первинний облік операцій з необоротними активами здійснюють на підставі наступних документів (табл. 6.1).

Таблиця 6.1- Документи, на підставі яких здійснюють первинний облік операцій з необоротними активами

На етапі поточного обліку операції з необоротними активами підприємства відображають в облікових регістрах синтетичного й аналітичного обліку.

До основних завдань організації обліку і контролю наявності основних засобів належать: контроль за дотриманням порядку збереження основних засобів, що забезпечують веденням аналітичного обліку за місцем їх експлуатації, а також у розрізі матеріально відповідальних осіб; правильне документальне оформлення операцій з руху основних засобів (надходження, переміщення, вибуття) на всіх етапах бухгалтерського обліку; правильне визначення вартості основних засобів, нарахування зносу, формування витрат у зв’язку з проведенням їх ремонтів; контроль за ефективністю використання основних засобів; виявлення результатів від руху основних засобів на підприємстві.

Правильність обліку основних засобів та контроль за їх веденням на кожному підприємстві реґламентують наказом про облікову політику, в якому необхідно передбачати такі положення:

· порядок оцінки основних засобів;

· визначення термінів корисної експлуатації та ліквідаційної вартості;

· метод і порядок нарахування амортизації основних засобів;

· затвердження правил документообігу;

· періодичність проведення інвентаризації основних засобів та ін.

Методологічні засади формування інформації про основні засоби в бухгалтерському обліку визначено П(С)БО 7 «Основні засоби».

Одиницею обліку основних засобів у бухгалтерському обліку є окремий інвентарний об’єкт.

Відповідно до П(С)БО 7 інвентарний об’єкт – це закінчена будова з усіма пристроями до неї або окремий конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання всіх самостійних робіт і функцій, або відокремлений комплекс конструктивно об’єднаних предметів однакового чи різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристрої управління та єдиний фундамент, у результаті чого кожен предмет виконує свої функції, а комплекс – усю роботу тільки сукупно, а не самостійно.

Об’єкт основних засобів визнають активом, якщо виконані наступні вимоги:

· існує ймовірність того, що підприємство отримає в майбутньому економічні вигоди від їх використання;

· його вартість може бути достовірно визначена.

Якщо ці вимоги не виконують, то об’єкт основних засобів не визнають активом і відображають у витратах звітного періоду.

Основні засоби обліковують централізовано в розрізі окремих об’єктів і класифікаційних груп. Оскільки основні засоби підприємства належать до різних груп, необхідно визначати їх структуру, а також перелік рахунків та субрахунків, які використовуватимуть в обліку.

Вибір методу нарахування амортизації вимагає виваженого підходу, адже амортизаційна політика підприємства дає змогу коригувати частку витрат у сумі доходу від реалізації продукції. Тому перш ніж обрати метод нарахування амортизації основних засобів, необхідно вивчити умови експлуатації об’єктів, які визначають очікуваний спосіб отримання економічних вигод від їх експлуатації.

Щодо правил документообігу, то працівники підприємства зобов’язані розробляти й надавати первинні документи, які стосуються сфери їх відповідальності, у встановлені терміни. Для цього у кожного виконавця повинен бути витяг з графіка документообігу тих документів, з якими він працює.

Для складання і підписання первинних документів з руху основних засобів наказом (розпорядженням) керівника підприємства створюють комісію, до якої повинні входити не менше трьох осіб (перші особи підприємства – головний бухгалтер, головний інженер, головний механік, головний технолог та посадова особа підрозділу, яка має відношення до руху об’єкта основних засобів).

Створення такої комісії може бути передбачене у наказі про облікову політику, окремим наказом або ж окремо у кожному випадку при необхідності здійснення операцій з основними засобами.

При надходженні об’єкта основних засобів до комісії включають також посадових осіб підприємства-постачальника, а при монтажних роботах підрядним способом – представника організації, що здійснювала монтаж.

При прийманні-передачі основних засобів відповідні акти повинні підписувати, крім членів комісії, ще й матеріально відповідальні особи, які здають і приймають об’єкти.

Аналітичний облік основних засобів здійснюють у натуральному вираженні за інвентарним об’єктом. Для цього кожному об’єкту, який експлуатують, надають інвентарний номер, котрий надалі вказують у всіх первинних документах. Інвентарний номер обов’язково необхідно позначати на об’єкті, якому його присвоєно.

Рисунок 6.1 - Етапи документування операцій з руху основних засобів.

При ремонті основних засобів господарським способом акт приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів складають в одному примірникові представник цеху, який проводить ремонт, та представник підрозділу, який приймає відремонтований об’єкт.

При передачі основних засобів в оренду акт приймання-передачі є невід’ємною частиною договору оренди. Його складає посадова особа орендодавця в присутності членів комісії орендаря. Орендодавцю дають копію наказу, яким затверджують склад комісії представників орендаря. В такому випадку акт прийняття-передачі складають окремо на кожний інвентарний об’єкт у двох примірниках. Перший передають у бухгалтерію орендодавця, а до другого додають технічну документацію на орендований об’єкт, копію інвентарної картки і передають орендарю. Протягом терміну оренди оригінал інвентарної картки зберігають в картотеці орендодавця, а після її завершення – разом з актом приймання-передачі.

Щодо ліквідації основних засобів, то її можна здійснювати з наступних причин: у зв’язку з вимушеною заміною або з ініціативи керівника (власника) підприємства. Таке рішення приймає постійно діюча комісія підприємства.

При ліквідації основних засобів у зв’язку з вимушеною заміною необхідно звернути особливу увагу на оформлення документів, що підтверджують необхідність її здійснення.

Вимушену заміну об’єктів в результаті аварії проводять на підставі копії акта про аварію, пояснень причин аварії та зазначення вжитих заходів щодо винних осіб і, звичайно, акта на списання основних (автотранспортних) засобів.

Якщо ж причиною заміни основних засобів є крадіжки, то це мають підтвердити правоохоронні органи.

Схему руху інформації між первинними документами, регістрами та звітністю, пов’язаної з обліком основних засобів, наведено на рисунку 6.2.

1 – здійснення записів в інвентарні картки (заведення або вилучення карток) при надходженні (вибутті) об’єктів основних засобів;

2 – здійснення записів в інвентарні списки про надходження (вибуття) основних засобів;

3 – реєстрація інвентарних карток в їх описі;

4 – відображення проведених ремонтів в інвентарній картці, а якщо у результаті ремонту (реконструкції, модернізації) збільшується вартість відповідного об’єкта, то це слід відобразити в розрахунках амортизації;

5 – на підставі складених актів та розрахунків амортизації заповнюють регістри синтетичного обліку;

6 – за даними інвентарних карток та розрахунків амортизації в кінці місяця заповнюють картку обліку руху основних засобів;

7 – у кінці звітного періоду за даними карток обліку руху основних засобів та регістрів синтетичного обліку заповнюють звітність.

Рисунок 6.2 - Загальний порядок документування операцій руху основних засобів.