Організація документообігу і документопотоків облікового процесу на окремих етапах облікового процесу: первинного, поточного і підсумкового обліку

Наступним об’єктом організації облікового процесу є рух носіїв облікових номенклатур, який сприяє забезпеченню нормального перебігу облікового процесу.

На етапі поточного обліку окрім самих облікових номенклатур поточного обліку, носіїв облікової інформації добавляється ще один об’єкт організації – документообіг – рух облікових документів.

Так як в обліковому процесі беруть участь велика кількість виконавців, це потребує заздалегідь продуманої системи їхніх дій і процедур руху облікової інформації (документів) як у просторі, так і в часі. Упорядкування цього процесу, тобто руху документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі до архіву називають документообігом (в умовах комп’ютеризації – рухом первинних даних).

Слід зазначити, що в обліковому процесі можуть переміщуватися не тільки первинні документи, а й облікові реєстри та окремі форми звітності.

Отже, основні етапи документообігу наступні:

1) складання й оформлення документа;

2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим центром підприємства);

3) рух документів по відділах і робочих місцях до бухгалтерії (облікового центру), їх обробка і використання для бухгалтерських записів;

4) передача документів на обробку засобами обчислювальної техніки і повернення їх назад (при ручному веденні бухгалтерського обліку);

5) передача документів до архіву;

6) збереження або знищення документів.

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату. Такий порядок розробляє бухгалтерська служба підприємства і затверджує керівник підприємства при визначенні облікової політики підприємства.

Для кожного документа (накладної, вимоги, рахунка-фактури тощо) розробляється особлива схема документообігу окремого документа – документограма (оперограма), та схема обігу сукупності документів за певною ознакою: топологією, етапом, структурним підрозділом тощо – у формі графіка руху документів,який затверджується наказом керівника підприємства.

Отже для ефективної організації руху носіїв облікової інформації доцільно застосовувати графіки табличної форми – графіки документообігу. У даному графіку необхідно зазначити строки оформлення документів або одержання таких документів від інших підприємств, організацій, час перебування документів у різних підрозділах або службах підприємства, крайні строки передачі первинних документів для обробки, до бухгалтерської служби і має вигляд схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, а також кожним виконавцем, із зазначенням їх взаємозв’язку і термінів виконання робіт.

В документограмах зазначають: по вертикалі – види робіт, по горизонталі – службові особи, структурні підрозділи, терміни виконання та деякі інші характеристики. (табл. 3.4). У даному документі наводять перелік всіх робіт: від створення через стадії опрацювання до передачі його в архів. Така форма графіка дає змогу визначити тривалість кожної з операцій (в годинах, днях), а також відповідальних осіб і характер роботи.

Таблиця 3.4 - Документограма (оперограма) видаткового касового ордера

Окрім індивідуальних графіків руху носіїв облікової інформації широко застосовують ще й зведені, в яких планують тільки найважливіші шляхи пересування документів від оперативних працівників до бухгалтерії, до передавання в архів.

Зведені графіки поділяють: за етапами облікового процесу, за процедурами (надходження матеріалів, відпускання матеріалів тощо), за топологічною ознакою (облік праці та її оплати, облік основних засобів (табл. 3.5, 3.6) тощо).

Зазначимо, що організація робіт на підсумковому етапі облікового процесу має особливості (з врахуванням відповідних звітних періодів), тому окрім документограм, для організації підсумкового обліку використовують зведені графіки комплексу робіт за місяць, квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік. Така необхідність викликана тим, що зведені звіти за кількістю форм та їх показниками суттєво відрізняються один від одного.

Таблиця 3.5- Зведений графік руху документів з обліку матеріалів (видача)

Таблиця 3.6-Графік обробки в бухгалтерії первинних документів з обліку праці і заробітної плати

Тому, визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель-календар звітності.

Окрему групу зведених графіків становлять сітьові графіки (рис. 3.3).

Рисунок 3.3 -Сітьовий графік формування розрахунково-платіжної відомості.

Раціональна організація руху носіїв облікових номенклатур (документів) передбачає встановлення мінімальних відрізків часу на їх створення, обробку, передачу до відповідних виконавців з визначенням конкретних термінів передачі документа від виконавця до виконавця тощо. Час на обробку документів залежить від працемісткості окремих операцій.

Слід зауважити, що рух документа залежить від формування показників в аналітичному і синтетичному розрізах, формою обліку, тип комп’ютерних бухгалтерських програм, що використовують на підприємствах.