Обліковий процес як сукупність і об’єкт організації. Етапи облікового процесу

Технологія бухгалтерського обліку мають поетапну побудову – їх поділяють на три відокремлених етапи. Основою такого поділу є змістова характеристика етапу, що випливає з відповідної цільової функції. Але технологія кожного з етапів процесів є однаковою –вхідні дані (первинна або поточна інформація) підлягає переробці у вихідні дані (результативну інформацію) (рис. 3.1), тому кожний етап можна виокремити як самостійний об’єкт організації.

Рисунок 3.1 - Технологічні етапи побудови облікового процесу.

Для процесу бухгалтерського обліку:

І етап – вхід до системи: первинний облік – первинне спостереження, сприйняття, вимірювання в натуральному й вартісному вираженні, фіксація відповідного господарського факту, явища чи процесу на певному носії інформації – документі (первинна інформація).

ІІ етап – процес в системі: поточний облік – виконання операцій з реєстрації фактів господарської діяльності на рахунках бухгалтерського обліку (відповідно до прийнятого на підприємстві плану рахунків бухгалтерського обліку); таксування; групування у відповідних бухгалтерських документах (облікових реєстрах – книгах, журналах, ордерах, відомостях тощо); підсумовування даних, їх контроль та аналітична обробка з наступним одержанням показників щодо фінансово-майнового стану та результатів діяльності підприємства (поточна інформація).

ІІІ етап – вихід із системи: підсумковий (узагальнюючий) облік – узагальнення даних (поточної інформації) шляхом формування різноманітної фінансової, статистичної, внутрішньогосподарської (управлінської) звітності для внутрішніх та зовнішніх користувачів (результативна інформація).

Зміст кожного з етапів облікового процесу як об’єктів організації необхідно розглядати як сукупність операцій, що формують обліковий етап.

Відповідно загальний об’єкт «технологія облікового процесу» може бути деталізований на сукупність більш конкретизованих об’єктів:

1. номенклатури (облікові);

2. носії облікової інформації (носії номенклатур, даних);

3. рух носіїв номенклатури (документооборот, документопотоки);

4. забезпечення.

Номенклатура – це впорядкована сукупність (перелік) даних.

Облікова номенклатура – це перелік господарських фактів про наявність та рух господарських засобів та джерел їх утворення, про господарські операції, а також результати господарської діяльності, що мають знайти відображення у бухгалтерському обліку.

Організація облікових номенклатур включає два види робіт: вибір (або формування) та складання переліку.

Вибір облікової номенклатури є обов’язковою операцією перед відображенням її в будь-якому обліковому документі – носії облікової номенклатури.

Як було зазначено вище, формування облікових номенклатур здійснюється за топологічними ознаками обліку (основні засоби, нематеріальні активи, розрахунки з постачальниками, виробництво, готова продукція, грошові кошти тощо) окремо для кожного технологічного етапу облікового процесу.

З кожної топологічної ділянки обліку та на кожному етапі складають перелік облікових номенклатур. Отже, окремим питанням організації первинного обліку є формування за кожною топологічною ознакою альбомів первинних документів (перелік документів для формування відповідних альбомів за топологічними ділянками наведено в додатку Е (додаток 1 до Наказу про облікову політику)).

Приклад облікових номенклатур топологічної ділянки обліку грошових коштів на первинному етапі наведено в табл. 3.1.

Процес розробки облікових номенклатур первинного обліку необхідно проводити з одночасним укрупненням одиниць вимірювання, що допоможе зменшити кількість їх носіїв і обсяги облікової роботи.

Таблиця 3.1 - Перелік облікових номенклатур з обліку грошових коштів

За змістом облікові номенклатури поточного обліку можна класифікувати на:

· прості (тобто такі, які в майбутньому не будуть деталізовані)

· складні (які потребують подальшої деталізації).

Яскравим прикладом складних облікових номенклатур етапу поточного обліку є виробничі запаси: їх класифікація за видами, галузями, групами, місцями зберігання, матеріально-відповідальними особами, іншими ознаками (табл. 3.2).

Таблиця 3.2 - Перелік облікових номенклатур поточного обліку запасів (галузь – харчова промисловість; розріз – склад виробничих запасів)

Використання переліку облікових номенклатур з визначенням ознак їх призначення для використання в діяльності конкретного підприємства суттєво спрощує побудову робочого плану рахунків з введенням відповідних субрахунків та аналітичних рахунків (табл. 3.3). Далі складають систематизований перелік об’єктів поточного обліку. Кожному об’єктові, групі, підгрупі, субпідгрупі присвоюють відповідний код.

Таблиця 3.3 - Номенклатура синтетичних і аналітичних рахунків ТМЦ

В ході наступного етапу облікового процесу (підсумкового) склад облікових номенклатур формується з даних поточного етапу, які мають бути відображені у відповідних підсумкових (звітних) носіях облікової інформації.

Номенклатури підсумкового етапу облікового процесу умовно можна поділити за певними ознаками на наступні групи:

· за характером – на фінансові та внутрішньогосподарські.

· за змістом – на оперативні, фінансові, податкові, статистичні.

· за періодичністю складання – на разові, місячні, квартальні, піврічні та річні.

Основним нормативними документами, що визначають обсяг робіт з організації підсумкового обліку щодо фінансової звітності, є Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», П(С)БО 1,6; щодо статистичної та податкової звітності – методичні рекомендації щодо заповнення окремих форм відповідно статистичної та податкової звітності; щодо оперативної – відповідні вимоги, сформовані безпосередньо користувачами цієї звітності.

Слід наголосити, що основним фактором при формуванні номенклатури підсумкового етапу облікового процесу для внутрішніх потреб є організація управлінського обліку підприємства та чіткі вимоги до цієї звітності.