Экономический документ, виды и формы представления

Рис. 1. Схема передачи информации

Наряду с понятием «информация», широко используются термины «данные» и «знания». При рассмотрении вопросов построения ИС эти понятия следует различать. Данные – это факты, характеризующие объекты или процессы, зафиксированные на материальном носителе. Они малопригодны или не пригодны для принятия решений. Данные рассматриваются как отдельные величины, их отношения, факты, обработка которых позволяет извлечь информацию. Поэтому можно утверждать, что данные являются сырьем для создания информации. Например, последовательность телефонных номеров – это данные, а последовательность тех же телефонных номеров с указанием адреса, названия фирмы, рода ее деятельности и т. д. – это информация, которой можно пользоваться.

Одни и те же данные могут нести различную информацию для потребителей. Например, данные об анатомическом строении человека дают различную информацию для портного, для врача, для спортивного тренера.

Информация в виде данных фиксируется с помощью конкретных средств общения (языковых, изобразительных и т.п.) на каком-либо материальном носителе. До обработки данных с помощью компьютера они должны пройти ряд преобразований. Вначале они рассматриваются как результат измерений и наблюдений, затем фиксируются на материальном носителе (в документах, протоколах, в форме сигналов и т.д.) и вводятся в компьютер, где находятся в виде файлов или баз данных.

Знания – это обработанная информация, предназначенная для принятия решений. Их получают на основании практической деятельности и изучения принципов, связей, закономерностей, согласно которым функционируют объекты в некоторой предметной области. Общепринято, что знаниями является информа­ция, полученная (извлеченная) от экспертов в данной предметной области и позволяющая специалистам средней квалификации по­лучать хорошие результаты в этой области.

Знания, закодированные в соответствии с некоторой моделью и занесенные в память компьютера, называют базами знаний. Их использование происходит в виде логического вывода по заданным правилам. Системы, использующие базы знаний, раньше называли экспертными системами. В настоящее время более распространено название интеллектуальные системы.

Например, решение задачи по подбору нового сотрудника. Характеристика конкретного кандидата и характеристика рабочего места являются входными данными этой задачи. При подборе сотрудников низшей и средней квалификации алгоритмы просты и отработаны. Подбор топ-менеджера высшей квалификации требует более сложных алгоритмов и применения баз знаний и большого числа правил вывода. Система, помогающая решить задачу приема сотрудника, является интеллектуальной.

Система – это множество взаимосвязанных частей (подсистем), функционирующие для достижения цели. Любая система характеризуется целью, границами, входом, выходом, прямой и обратной связью.

Целью системы является причина, ради которой создается система.

Вход – это материальные, финансовые и другие объекты, а также информация, поступающая в систему.

Выход – это материальные, финансовые и другие объекты, поступающие из системы.

Прямая информационная связь – это плановая (директивная) информация, используемая для указаний того, что следует делать элементам системы.

Обратная информационная связь – это информация о состоянии объекта управления. Используется для анализа и корректировки его деятельности.

Деятельность людей невозможна без управления. Информационная система (ИС) – система, реализующая функции управления. К функциям управления относятся: прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Наиболее широкое распространение получило следующее определение: ИС – это связанный набор аппаратных и программных средств, информационных ресурсов, а также управленческого персонала, осуществляющих информационные процессы для подготовки решений. В основе функционирования ИС лежит информационная технология, которая является связующим звеном между ее компонентами.

Информационная технология – это заданная последовательность процедур и операций, выполняемых над исходными данными с помощью средств автоматизации. Особенностью информационных технологий является то, что в них и предметом и продуктом труда является информация, а орудиями труда – средства вычислительной техники и связи.
Основная цель информационных технологий - производство необходимой пользователю информации в результате целенаправленных действий по ее переработке.

Информационная технология характеризуется тем, что и исходные данные, и искомые результаты, и услуги являются информацией.

Экономическая информация

Развитие науки и техники дало возможность выделить из всего состава информации ее отдельные разновидности (политическая, техническая, социальная, историческая, экономическая, медицинская и т.д.).

Экономическая информация возникает в процессе производственной деятельности. Это совокупность сведений экономического характера, отражающаяся в системе натуральных и стоимостных показателей.

Экономическая информация классифицируется по следующим признакам:

1.по принадлежности к сфере материального производства и непроизводственной сфере, а внутри – по отраслям и подотраслям народного хозяйства;

2.по стадиям воспроизводства и элементам производственного процесса. В силу этого выделяется информация, отражающая снабжение, производство, распределение и потребление, а также материальные, трудовые и финансовые ресурсы;

3.по временным стадиям управления. С этих позиций выделяется: прогнозная информация, плановая, учетная, информация для анализа хозяйственной деятельности, оперативного управления, составления отчетности;

4.по критерию соответствия отражаемым явлениям экономическая информация делится на достоверную и недостоверную;

5.по полноте отражения событий экономическая информация подразделяется на достаточную (полную), недостаточную и избыточную. Избыточная информация содержит излишние данные, которые составляют «информационный шум» (в компьютерных сетях это «электронный мусор» или «спам»);

6.по стадиям возникновения бывает исходная (первичная) и производная (вторичная) информация. Первичная информация возникает непосредственно в процессе деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии. Производная (вторичная) информация получается в результате обработки первичной информации и может быть как промежуточной, так и результатной. Промежуточная информация может быть использована в качестве исходных данных для последующих расчетов. Результатная информация возникает в процессе обработки первичной и промежуточной информации и используется для формирования управленческих решений;

7.по стабильности во времени экономическая информация делится на постоянную (точнее, условно-постоянную) и переменную. К переменной информации относятся показатели разового использования, которые меняются для разного случая как по назначению, так и по количеству (отработанное время, затраты на доставку сырья, количество произведенной продукции и др.). Эти данные в первичных документах отражают учетчики.

Постоянная (условно-постоянная) информация многократно используется в течение длительного периода времени. Постоянная информация может быть справочной (табельный номер работающего, код профессии), нормативной (местные, отраслевые и общегосударственные нормативы – размер минимальной оплаты труда, размер налога на прибыль и т. д.) и постоянной плановой (многократно используемые в фирме плановые показатели – план выпуска тракторов, план подготовки специалистов и т.д.)

8.по технологии решения экономических задач в системах управления различают входную, промежуточную и выходную информацию. Входная информация поступает в фирму или ее подразделения, выходная информация поступает из фирмы в другую фирму, организацию, (подразделение). Одна и та же информация может являться входной для одной фирмы и выходной для другой фирмы.

Экономическая информация имеет свои особенности:

- преобладание алфавитно - цифровых знаков, используемых для ее описания;

- широкое распространение различных форм документов - как носителей исходных данных, так и для отражения конечных результатов их обработки;

- значительный объем как переменных, так и постоянных данных, используемых для решения задач экономического управления;

- возможность многократного использования одних и тех же данных, в т.ч. и одновременно у разных потребителей;

возможность сохранения передаваемой по каналам связи информации у отправителя;

- возможность длительного хранения для повторного воспроизведения и обновления и т.д.

Для обеспечения выполнения функций управления экономическая информация должна отвечать отдельным требованиям. Наиболее существенным из них является то, что экономическая информация должна быть:

- достоверной, правдивой;

- актуальной (своевременной);

- документированной: юридически подтвержденной в документах подписями должностных лиц;

- полезной т.е. нужной для соответствующих подразделений и лиц, принимающих решения.

Структура экономической информации. Реквизиты, типы отображения реквизитов. Экономические показатели, первичные и вторичные показатели. Экономический документ, виды и формы представления. Электронный документ и электронная копия.

Важным параметром, характеризующим экономическую информацию, является форма (или структура).

Экономическая информация характеризуется сложной структурой и расчленяется на такие части, как реквизит, показатель, информационное сообщение, документ, информационный массив, информационный поток, информационная база. Структурные элементы называются информационными единицами.

Информационной единицей низшего уровня является реквизит.

Реквизит – это логически неделимый информационный элемент, описывающий определенные свойства объекта. При машинной обработке синонимами понятия «реквизит» являются «поле», «эле­мент», «атрибут».

Каждый реквизит характеризуется именем (наименованием), типом и значением.

Наиболее распространенными типами отображения реквизитов являются «символьный» (CHARacter) и «числовой» (NUMeric), реже «дата» (DATA) и еще реже «логический» (BOOLean).

Реквизиты делятся на реквизиты–признаки и реквизиты–основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону объекта (время или место действия, наименование подразделения, ФИО исполнителя). Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Над реквизитами-признаками выполняются логические действия (поиск, сортировка, группировка, выборка и т.д.).

Реквизиты-основания характеризуют количественную характеристику объекта (цена, штука, число сотрудников). Над ними могут выполняться логические и арифметические операции. При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты- основания часто называют данными.

Реквизиты, объединяясь, образуют структурную единицу более высокого уровня. Сочетание одного основания и относящихся к нему признаков образует показатель. Т.о., показатель - это качественно определенная величина, дающая количественную характеристику отображаемому объекту и имеющая экономический смысл. Как минимальная смысловая единица экономической информации экономический показатель является либо первичным, либо вторичным (производным, расчетным).

Первичные показатели отражают результаты производственно-хозяйственной деятельности объекта управления, определяемые путем измерения, подсчета, взвешивания и т.п. Например, количество готовой продукции, количество отработанного времени, количество бракованных изделий. Первичные показатели служат исходными данными для формирования вторичных показателей. Например, стоимость готовой продукции, заработная плата, потери от брака и т.д.

Показатель является минимальной по составу информационной единицей для образования самостоятельного документа. Как правило, в документах содержится большое количество показателей.

Совокупность показателей, содержащихся в документе, обра­зует информационное сообщение.

Совокупность однородных документов (бумажных или машинных), объединенных по определен­ному признаку, составляет инфор­мационный массив (файл). Информационный массив является основной структурной единицей при автоматизирован­ной обработке экономической информации.

Информационные массивы по различным признакам могут объединяться в информационные потоки, используемые при ре­шении различных комплексов задач управления.

Информационная база (информационное хранилище) охватывает всю информацию об эконо­мическом объекте и является структурной единицей высшего уровня

Экономический документ, виды и формы представления

Экономический документ представляет собой организованную совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Он является наиболее удобной и наиболее распространенной формой представления информации, т.к. наряду с наглядностью и удобством восприятия человеком он содержит атрибуты, придающие ему юридический статус.

Наиболее распространенной формой представления экономических документов является табличная форма, которая включает общую, предметную и оформительскую части.

Общая часть содержит название документа и перечень общих по составу и значению реквизитов для всех показателей, представленных в документе.

Предметная часть включает реквизиты, характеризующие особенности экономических показателей, отражаемых в многострочных документах.

Оформительская часть придает документу юридическую силу, т.к. включает подписи лиц, участвовавших в подготовке и оформлении документа.

Экономические документы могут содержать как шапку, так и боковик. Документы такой формы широко используются при подготовке различной отчетности (статистической, финансовой, бухгалтерской, налоговой и т.д.).

В последнее время особое внимание уделяется электронным способам отображения содержимого документа. При этом в самом общем виде электронные документы могут быть представлены как:

- электронные копии (являющиеся факсимильным отображением информации реальных бумажных документов);

- электронные формы (являющиеся компьютерной основой для решения задач управления).

Принципиальное отличие электронной формы документа от электронной копии (образа) бумажного заключается в том, что она может поддерживаться широким спектром сервисных программных функций. Т.е. создается «интеллектуальная» поддержка электронного документа, при которой:

- может осуществляться контроль корректности ручного заполнения полей документа;

- поля могут не только заполняться вручную, но и выбираться из какой-либо базы данных;

- возможно автоматическое заполнение определенных позиций документа;

- автоматически проводятся расчеты результатных показателей на основе введенных исходных данных;

- могут использоваться командные кнопки, переключатели расчетов, ниспадающее меню или списки для выбора;

- могут использоваться специальные финансовые, статистические и другие функции.

Для того, чтобы электронная копия или электронная форма документа реально приобрели статут документа, они должны обладать атрибутами, придающими им юридическую силу. Таким атрибутом является электронная цифровая подпись. Цель электронной цифровой подписи – это удостоверение подлинности сведений, отображаемых на материальных носителях информации или передаваемых средствами связи, и установления ее принадлежности конкретному лицу. ЭЦП- цифровой код (последовательность символов), присоединяемый к электронному сообщению для однозначной идентификации отправителя.

По назначению электронная цифровая подпись соответствует обычной подписи на документе, подтверждающей юридические полномочия документа. Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки.

3. Создание экономических документов с помощью текстового процессора Word. Общие требования стандартов к оформлению текстовых документов.

Основу современного делового документооборота составляют текстовые документы. В практической офисной деятельности наиболее популярным инструментальным средством создания текстовых документов является текстовый процессор Word.

Подготовка текстов с использованием текстового процессора заключается в последовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей условности можно выделить:

¾ набор текста;

¾ редактирование введенной информации;

¾ форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа;

¾ печать документа;

¾ сохранение текста документа и ведение архива текстов.

В процессе создания документа от начала первого фрагмента до полного завершения, вначале необходимо изучить порядок и все требования к оформлению. Любые документы всегда создаются с определенными требованиями, исходя из возможностей его быстрого восприятия. Оформление отдельных равнозначных фрагментов (титульных листов, аннотаций, заголовков, подписей над таблицами, под иллюстрациями, формул, обозначений идентификаторов переменных или констант, иллюстративного материала и т. п.) должно быть одинаковым по всему документу.

При изучении требований к оформлению следует учитывать, что на многие документы отсутствуют единые государственные стандарты (ГОСТы).

Так, например, на оформление дипломных проектов во многих вузах нет единых требований не только для вуза в целом, но и на факультетах. В основу применяемых требований ложатся положения и стандарты из “близких” областей знаний. На кафедрах для соблюдения определенных требований по оформлению дипломов издаются методические указания и курируется их выполнение “нормоконтролем”.