Тема 4.6 Испытания и испытательные сроки новых сотрудников. Цели и задачи испытаний

Испытательный срок для новых сотрудников устанавливается в соответствии с ТК РК. Оценка работы новичка в этот период адаптации представляет собой сравнение достигнутых им результатов с запланированными, а именно:

выход на необходимый уровень эффективности работы в минимальные сроки;

уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей;

снижение социального и психологического дискомфорта, испытываемого сотрудником в новой обстановке.

Достижение целей испытательного срока возможно благодаря проведению адаптации новичков в организации. Менеджер по персоналу должен разработать и внедрить следующие инструменты: адаптационный семинар, система наставничества, обучение по специальным курсам, План испытательного срока. Все они учитывают специфику компании: количество персонала, масштаб и географию присутствия на рынке, сложившуюся корпоративную культуру. Например, адаптационный семинар в головном офисе проводится 3 раза в неделю для небольших групп новичков, продолжается около 2 часов и включает интерактивные элементы (знакомство, серию несложных заданий, проверку усвоенных знаний в конце). Филиалы же банка сами определяют режим проведения и содержание семинара, оптимальные для их персонала.

Наставничество - это основной элемент системы адаптации, он в значительной степени обеспечивает эффективность испытательного срока. В этой роли обычно выступают наиболее подготовленные работники, имеющие стабильные показатели текущей деятельности, обладающие высокими профессиональными качествами, способностью и готовностью делиться своим опытом, умеющие доходчиво объяснять. Они должны иметь системное представление о своем участке работы и деятельности подразделения, быть преданы делу банка, поддерживать корпоративные стандарты и правила работы, обладать коммуникативными навыками и гибкостью в общении. Наставником может стать сотрудник, равный по должности подопечному, либо занимающий более высокую ступень иерархической лестницы (непосредственный руководитель нового работника, старший по должности коллега новичка из его структурного подразделения). Ему разрешается работать не более чем с двумя новыми людьми. Оценить достижение работником запланированных целей в ходе испытательного срока помогает мониторинг, который осуществляются с использованием трех документов (см. табл. 6). Рассмотрим их подробнее.

План испытаний

План испытательного срока - это перечень задач, которые должны быть выполнены в течение этого периода. Он также представляет собой памятку для руководителя и наставника, где перечислены их обязанности в отношении новичка. В Плане указываются названия и сроки проведения мероприятий, имена ответственных за них сотрудников, выставляются отметки о выполнении всех перечисленных задач.

Перечень мероприятий, которые должны быть выполнены для обеспечения эффективности испытательного срока, включает около 50 пунктов. Они сгруппированы в разделы, соответствующие этапам испытательного срока:
1. До приема на работу:

• подготовка рабочего места;

• назначение наставника.

2. Прием на работу:

• оформление документов;

• изготовление зарплатной банковской карты;

• изготовление пропуска;

прохождение обязательных инструктажей;

• подключение электронной почты, баз данных;

• представление нового работника коллективу, вышестоящему руководителю.

3. Ориентация в организации:

• посещение адаптационного семинара: «Добро пожаловать в организацию

• обучение в системе дистанционного обучения - прохождение курсов для новичков;

• экскурсия по зданию, в смежные подразделения.

4. Вхождение в должность:

• знакомство с деятельностью подразделения, технологиями работы, системой документооборота и взаимодействия с другими отделами и т. п.;

• обучение на рабочем месте, тематическое обучение;

• постановка новичку задач (фиксируются в Плане испытательного срока в специальном разделе).

5. Работа в должности:

• оказание новичку профессиональной и эмоциональной поддержки при выполнении поставленных задач, а также помощи в установлении позитивных отношений с коллегами;

• контроль самостоятельной работы нового сотрудника, выполнения Плана испытательного срока, поставленных целей и задач;

• проведение текущей оценки нового сотрудника, предоставление обратной связи по результатам работы.

6. Оценка:
• анализ работы нового сотрудника в соответствии с поставленными целями и задачами;

• проведение итоговой оценки нового сотрудника - оформление Заключения о результатах испытательного срока;

• принятие решения о дальнейшем сотрудничестве нового работника с организацией.

7. Заключительный этап:

• знакомство нового сотрудника с решением об окончании испытательного срока;

• формирование плана работы нового сотрудника на следующий период (для руководителей - на год; для остальных сотрудников - на усмотрение начальника);

•предоставление документов об окончании испытательного срока в дирекцию по персоналу.

План испытательного срока в обязательном порядке составляется при приеме нового сотрудника на работу. Каждый линейный руководитель может воспользоваться предложенным шаблоном или индивидуализировать план - внести в него специфичные мероприятия, необходимые для своего структурного подразделения.

Заключение о результатах испытательного срока

Заключение о результатах испытательного срока заполняется руководителем за две недели до окончания этого периода. В документе подводятся итоги работы новичка и фиксируется его оценка по следующим критериям (выбраны исходя из указанных выше задач испытательного срока):
• выполнение Плана испытательного срока;

• достижение ожидаемой эффективности работы;

• выполнение поставленных задач;

• отсутствие ошибок в работе;

• освоение профессиональных навыков;

• социально-психологическая адаптация;

• уровень деловых компетенций.

Критерии оцениваются по 5-балльной шкале, причем для каждого балла даны объективные или поведенческие индикаторы (пример см. в табл. 7).

Таблица 7 Шкала оценки освоения профессиональных навыков

После выставления оценок по всем критериям вычисляется средний балл - оценка успешности прохождения испытательного срока. В зависимости от нее начальник новичка единолично принимает решение о результатах: «испытательный срок прошел успешно», «испытательный срок прошел, но требуется повышение показателей деятельности» или «испытательный срок не прошел». В этом же документе руководитель оценивает работу наставника по аналогичной 5-балльной шкале. Ему выплачивается премия, если оценка качества его работы - положительная, о чем свидетельствуют следующие критерии:
• выполнение всех функциональных обязанностей наставника согласно Положению об адаптации персонала;

• выполнение Плана испытательного срока более чем на 90 %;

• оценка наставника новым сотрудником - 4 балла и выше (в Анкете обратной связи);

• оценка наставника руководителем (в Заключении о результатах испытательного срока).

Анкета обратной связи

Анкету обратной связи новичок заполняет в конце испытательного срока и сам направляет ее в дирекцию по персоналу, чтобы руководитель и наставник не могли ее видеть. Она выявляет мнение сотрудника по следующим вопросам:
• удовлетворенность условиями труда;

• удовлетворенность взаимоотношениями в коллективе;

• работа наставника;

• взаимоотношения с руководителем;

• лояльность к организации.

По каждому блоку предлагается серия утверждений (всего их более 60-и), с которыми новичок либо соглашается, либо нет, выставляя оценку по 5-балльной шкале. После этого вычисляется средний балл по каждому блоку вопросов и общий средний балл по анкете - оценка успешности прохождения испытательного срока. Для наглядности на основе перечисленных пяти критериев можно построить профиль удовлетворенности новичка работой в банке. В конце анкеты предлагается шкала оценки организации процесса испытательного срока дирекцией по персоналу. Подобная обратная связь позволяет постоянно совершенствовать адаптационные мероприятия. Таким образом, все три документа взаимосвязаны, ссылаются друг на друга, и работа трех участников процесса - новичка, его руководителя и наставника - оценивается перекрестно.

Ответственность за прохождение испытательного срока несет отдел оценки и развития персонала дирекции по персоналу. Он задает параметры процесса, предлагает инструменты для повышения эффективности адаптационного периода, «принимает» результаты трехмесячной работы по заданным направлениям (руководитель, наставник, сотрудник).

Оценка испытательного срока

Если рассматривать испытательный срок и адаптацию новичков как один из процессов управления персоналом, то необходим более общий мониторинг эффективности, отражающий его значимость для организации. С этой целью выделены показатели оценки испытательного срока для ежемесячного мониторинга и анализа системы работы с новичками:
• доля сотрудников, успешно прошедших испытательный срок;

• доля сотрудников, уволившихся в течение испытательного срока;

• доля сотрудников, уволившихся в течение первого полугодия;

• доля обученных новых сотрудников по базовым курсам в СДО;

• доля посетивших адаптационный семинар «Добро пожаловать в организацию»;

• доля обученных наставников (для них разработан специальный курс обучения);

• успешность прохождения испытательного срока (оценка по Заключению);

• успешность адаптации новых работников (оценка по Анкете).

Постоянный мониторинг работы системы позволяет отделу оценки и развития персонала выявлять ее недостатки и оперативно устранять их, отслеживать развитие системы в динамике, сравнивать подразделения между собой по эффективности прохождения испытательного срока новичками, целенаправленно заниматься совершенствованием процесса адаптации, инструментов и методов, обеспечивающих ее эффективность.

Кроме того, раз в год проводится опрос руководителей, наставников и новых работников об эффективности испытательного срока. Цель опроса - получение обратной связи и предложений по усовершенствованию процедуры адаптации в этот период.

Оценивая работу по внедрению описанной системы работы с новичками, стоит отметить, что подобно многим нововведениям, она встретила сопротивление сотрудников. Однако твердая позиция дирекции по персоналу в этом вопросе, активное предложение сотрудникам обучения и помощи, адекватная реакция на конструктивную критику со временем убедили членов организации в полезности и оправданности внедренной процедуры.

Вопросы для закрепления материала:

1. Какова основная цель проведения испытательного срока нового сотрудника?

2. Дайте определение наставничеству?

3. Как осуществляется процесс наставничества? Кратко охарактеризуйте его стадии.

4. Каким образом наставничество способствует развитию организации?

5. Перечислите основные преимущества наставничества.