Бронирование на договорных условиях

Взаимодействие предприятий размещения с турфирмами и иными организациями, занимающимися бронированием мест в отеле. Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, исполнитель вправе заключить договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя.

Если туроператор или иная организация регулярно пользуются услугами конкретной гостиницы, то им выгодно заключать договор на определенный срок – к примеру, на год. В этом случае предприятию-заказчику присваивается свой порядковый номер и при выполнении условий договора гостиница предоставляет места для проживания туристам, направленным этой организацией. В настоящее время многие туристские фирмы стараются заключать договоры с конкретными гостиницами на фиксированный блок мест и определенный срок.

Объем продаж номерного фонда в отелях бизнес-класса через турфирмы составляет в среднем 30-40%, а для гостиниц туристского класса этот показатель находится на уровне 70-80%. Однако именно высококлассные отели предлагают турфирмам наиболее гибкие системы скидок. Групповой тариф, устанавливаемый в настоящее время в отелях, исчисляется от группы в количестве 7 -10 человек для гостиниц туристского класса или от количества номеров (например, 10 номеров) для отелей бизнес -класса. Разница между ценой «rack rates» (у стойки) и групповыми тарифами в среднем составляет 20%. При заезде значительной по численности группы туристов отелями практикуются чартерные цены, которые на 8-10% ниже группового тарифа.

На получение льготных тарифов при размещении туристов турфирма может рассчитывать в следующих случаях (если такая договоренность с гостиницей достигнута):

· гостиница гарантирует турфирме на блок мест цены ниже примерно на 10-15% в том случае, если турфирма обеспечивает гостинице рекламу через свой каталог или прочую рекламную продукцию (в этом случае фирма не гарантирует заполнить выделенный ей блок мест);

· гостиница предоставляет скидки турфирме в зависимости от прибыли, получаемой от продажи номеров (например, от 20 000 $ – 2% от базовой цены, от 40 000 $ – 4% и т.д.);

· гостиница предоставляет турфирме скидку в зависимости от размера прибывающей группы (например, от 12 человек – 4% от базовой цены, от 24 человек – 6%, от 48 человек – 8%);

· гостиница предоставляет турфирме скидку для размещения транзитных туристских групп для краткосрочного отдыха (например, с 0 ч до 12 ч и с 12 ч до 24 ч – скидка может составлять 50%).

В подавляющем большинстве случаев взаимоотношения гостиничных предприятий с туроператорами определяются: а) договором аренды отеля; б) договором о квоте мест с гарантией заполнения 30-80% (договором комитмента); в) договором о квоте мест без гарантии заполнения (договором элотмента); г) договором о твердой закупке мест с полной оплатой (договор безотзывного бронирования); д) договором о текущем бронировании (разовые заявки на условиях стандартной комиссии).

Подробнее:

1) Договор аренды отеля предполагает обмен права владельца отеля на пользование гостиничными номерами на уплачиваемую туроператором сумму арендной платы. Экономический смысл этой сделки не только в приобретении туроператором права пользования гостиничными номерами от своего имени, но и в переносе риска коммерческой деятельности отельера на оператора, что требует от владельца гостиницы серьезного дисконта в цене каждой комнаты.

2) Соглашение о квоте мест с гарантией заполнения 30–80%. По нему турфирма получает от гостиницы определенное количество мест, которые она обязана заполнить туристами в течение периода, оговоренного в контракте. При этом она гарантирует оплату 30–80% выделенной квоты мест, даже если они не будут использованы. Остальную часть квоты фирма имеет право аннулировать в установленные сроки. По этому договору цены для турфирмы на гостиничные места значительно более низкие, чем обычные тарифы;

3) Соглашение о квоте мест без гарантии заполнения. Согласно ему, турфирма не берет на себя никакой гарантии заполнения выделенной ей квоты мест. Поэтому в случае неиспользования мест в установленные сроки они аннулируются. По этому договору турфирма рассчитывается с гостиницей по обычным тарифам;

4) Договор о твердой закупке мест с полной оплатой гарантирует гостинице полную оплату выделенной квоты мест, независимо от их заполнения. При таких условиях туроператор старается договориться с владельцем гостиницы о максимально возможном снижении цен на размещение в отеле.

5) Соглашение о текущем бронировании. Это наиболее типичное соглашение для турфирм. По договору фирма не получает от гостиницы никакой квоты мест. При обращении клиента она направляет гостинице заявку на бронирование и только по получении от нее подтверждения производит продажу гостиничных мест. При таком договоре действуют обычные тарифы на гостиничные места.

В любом случае, независимо от используемого соглашения, турфирме следует оговаривать с гостиницей следующие условия:

· стоимость номеров и бронирования;

· тип номеров и их необходимое количество;

· продолжительность обслуживания;

· свободные периоды;

· графики заездов туристов;

· сроки и продолжительность разового обслуживания;

· набор входящих услуг;

· количество (пансион) и форма организации питания;

· время предоставления питания для туристов;

· специальные или дополнительные условия обслуживания туристов;

· языки, на которых необходимо говорить персоналу;

· сроки подтверждения заездов туристов (бронирования);

· сроки снятия заездов без предъявления штрафных санкций;

· штрафные санкции по величине и срокам отказа;

· • скидки на большой заезд или на постоянную загрузку;

· материальная ответственность сторон за недозаезд (количественный), срыв заезда, отказ в размещении гостей и др.;

· специфические вопросы обслуживания.

Гостиницы и турфирмы сотрудничают на основе договоров. Однако в некоторых гостиницах существует практика работы с турфирмами по письмам без заключения договора. В таком письме указываются реквизиты турфирмы, список приезжающих туристов, даты приезда и отьезда, требуемые дополнительные услуги, а также оговаривается размер скидок и комиссионных. Решение о предоставлении скидки в этом случае принимает генеральный менеджер гостиницы.