Методика описания документов в обзоре

Характеристика документов в обзоре должна по возможности включать в себя все сведения о материалах данного фонда и быть четкой, точной, конкретной, компактной. Это достигается путем дифференцированного подхода к использованию групповых и индивидуальных аннотаций. Аннотирование документов в обзоре сопровождается их источниковедческим анализом.

В групповых аннотациях информация дается в обобщенной форме с указанием разновидности документов, их авторов (автора), краткого описания содержания, хронологических рамок, подлинности и объема документов.

Наряду с групповыми аннотациями документов в обзорах могут применяться индивидуальные аннотации, дающие информацию об отдельных документах и части документа. Индивидуальные аннотации необходимы в тех случаях, когда требуется более полно раскрыть содержание важнейших документов, к которым необходимо привлечь внимание исследователя. Индивидуальные аннотации в обзоре выступают как дополнение к обобщающим групповым аннотациям.

При аннотировании документов в обзорах может быть дана их оценка как исторических источников. Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность. Она дает возможность составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности и возможности их последующего использования.

Именно в этом и состоит информационная особенность обзоров, отличающая их от всех остальных справочников по содержанию. Благодаря включению в аннотации элементов источниковедческого характера подчеркивается значение той или иной группы документов для изучения темы, показывается полнота и степень сохранности документов.

Следует иметь в виду, что обзор должен информировать о содержании документов. Подробный пересказ фактов и событий, о которых идет речь, а также включение статистических, цифровых и других фактических данных из текста, не входят в задачу обзора.

В обзорах сведения об аннотируемых документах сопровождаются точными поисковыми данными, состоящими из номеров фондов, описей, дел, листов. Поисковые данные указываются рядом с аннотацией документов и заключаются в круглые скобки.

Состав поисковых данных в тематических обзорах может быть более широким, поскольку эти обзоры составляются по документам нескольких фондов архива, а иногда и многих архивов. Если тематический обзор составляется по материалам нескольких архивов, состав поисковых данных дополняется сокращенными обозначениями названий архивов.