Выбор фондов или тематики для обзоров

Решение вопроса о необходимости составления обзора фонда зависит от назначения и места фондообразователя в системе государственных учреждений страны, а также от актуальности его документов. Если фондообразователем является лицо, то учитывается его роль и значение в общественно-политической и культурной жизни общества. Поэтому при определении того, на какой фонд должен быть составлен обзор, надо исходить из всестороннего учета значимости фондообразователя и его документов. Необходимо также учитывать объем материалов фонда и степень их использования в научных исследованиях. Обзоры рекомендуется составлять к достаточно крупным, но малоизученным фондам.

В случае небольшого объема сохранившихся материалов, значительной степени их использования и широкого включения в научный оборот надобность в составлении обзора отпадает. Немаловажным критерием при выборе фонда для составления обзора являются наличие в фонде однотипных или сложных по содержанию дел. Составление обзора особенно полезно в тех случаях, когда в фонде находится большое количество дел с однотипными заголовками и когда содержание многих документов является сложным, многопредметным и не поддается раскрытию в заголовках описей (протоколы, стенограммы, доклады, отчеты, письма).

При данных обстоятельствах значение обзора как информационного справочника особенно возрастает: он более компактен по объему и обладает большей информативной емкостью. Громоздкость заголовков дел, неизбежная в данном случае в описи, в обзоре может быть легко устранена благодаря объединению информации повторяющихся заголовков в виде обобщенной характеристики на группу однородных дел. Содержание сложных документов, которое в описях не раскрывается, в обзорах может быть показано со всей необходимой полнотой.

Решение вопроса о целесообразности составления тематического обзора обуславливается прежде всего актуальностью темы и наличием в архиве материалов, важных для ее освещения. При определении тематики обзоров надо учитывать задачи развития современной науки, техники, культуры, искусства и в первую очередь исторической науки, особенно по недостаточно изученным проблемам общества.