Бухгалтерский учет расходов по загранкомандировкам

Основными нормативными документами, регламентирующими вопросы направления работников в командировки являются Трудовой кодекс РФ и Постановление Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. № 749 «Положение об особенностях направления работников в служебные командировки».

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Компенсация работнику расходов, не признаваемых командировочными в соответствии положениями локального нормативного акта или коллективного договора, на основании требований статьи 211 НК РФ является доходом работника, полученным в натуральной форме, и подлежит налогообложению НДФЛ.

Правила оформления и расчетов по зарубежным командировкам во многом совпадают с правилами, установленными для командировок по России. Однако есть некоторые особенности.

Действующим законодательством предусмат­ривается ряд компенсационных выплат для рабо­тников, направляемых в служебные командиров­ки и состоящих с организациями в трудовых отно­шениях. В целях бухгалтерского учета командировочные расходы в соответствии с ПБУ 10/99 признаются расходами по обычным видам деятельности.

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией.

За время пребывания в командировке работнику, командированному за рубеж, оплачивают:

а) суточные, найм жилого помещения и проезд;

б) дополнительные расходы, связанные с пересечением границы и использованием иностранной валюты, а именно:

- по получению загранпаспорта (если работник не имел загранпас­порта до момента направления в командировку);

- по оформлению и выдаче виз (если страна командировки является безвизовой — расходы по уплате въездной пошлины), приглашений и иных аналогичных документов (в т. ч. оплата обязательной медицин­ской страховки);

- по прописке загранпаспорта (если это необходимо для пребывания в стране командирования);

- по покупке в банке иностранной валюты, имеющей хождение в стране пребывания, или по обмену чека на наличную валюту;

- за провоз багажа (до 30 кг);

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морски­ми каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы (ст. 264 НК РФ.

Командированному лицу согласно утверж­денной смете командировочных расходов выдается аванс в рублях и валюте. Обязатель­ным условием выдачи аванса является проверка наличия остатка подотчетных сумм у работника и его погашение.

ФЗ № 90 от 18.07.2005 включил в список разрешенных валютных операций расчеты с загранкомандированными. Работнику, выезжающему за рубеж, можно выдать иностранную валюту, а также принять от него неистраченный аванс или возместить перерасход. Направляя сотрудника в загранкомандиров­ку, организации вправе использовать и корпо­ративную банковскую карту. Ее держателями могут быть один или несколько работников фир­мы. Предоставленные средства они используют в пределах установленных лимитов. В соответст­вии с подпунктами 6 и 8 пункта 4.6 Положения Банка России от 09.04.98 № 23-П с помощью корпоративных карт можно оплатить расходы на командировки в безналичном порядке или получить для этих целей наличные в валюте за рубежом.

Специального разрешения Банка России на покупку валюты в безналичном порядке не тре­буется.

Выдача валютных средств на командировочные расходы носит строго целевой характер.

Итак, для оплаты заграничных расходов может быть выбран один из следующих вариантов:

1. Работник получает на предприятии наличную валюту или дорожные чеки;

2. Валюта может быть переведена в банк-нерезидент за границу на счет командируемого лица, или до востребования на имя командируемого, или на имя третьего лица, но в пользу командируемого. По окончании командировки остаток неиспользованных средств на счете банка-нерезидента возвращается на счет в уполномоченный банк РФ или снимается командированным со счета наличными и по возвращении сдается в кассу организации;.

3. Работнику выдается банковская корпоративная карта.

По окончании служебной командировки подотчетное лицо обязано представить в организацию авансовый отчет.В свою очередь организация представля­ет в уполномоченный банк отчет о расходовании наличной ино­странной валюты.

Аванс по краткосрочным загранкомандиров­кам может выдаваться в валюте, отличной от име­ющей хождение в стране командирования. В таком случае организация должна учитывать два момента: во-первых, выданная валюта должна быть конвертируемой, во-вторых, разница, возникшая в результате конвертации выданной валюты, с теми нормами, которые установлены законодательством Россий­ской Федерации на командировочные расходы, включается в доход работника в целях исчисления налога на доходы физических лиц.