Организация документооборота в органах государственной власти Российской Федерации как функция управления

Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и следующие операции с документами:

· прием и первичная обработка поступающих документов;

· предварительное рассмотрение;

· распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые;

· регистрация поступающих документов;

· рассмотрение документов руководством исполнительного органа и вынесение резолюций;

· передача документов исполнителям (доведение документов до исполнителей);

· организация обработки и передачи отправляемых документов;

· регистрация и прохождение внутренних документов;

· учет и анализ объемов документооборота.

Организация документооборота должна основываться на следующих принципах:

· централизация операций по приему и отправке документов;

· организация предварительного рассмотрения поступивших документов;

· исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа;

· однократность регистрации поступивших и отправляемых документов;

· устранение необоснованных согласований проектов документов, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование;

· регламентация операций по обработке, передаче, рассмотрению и согласованию документов.

Организация работы с документами включает следующие этапы: регистрацию документов, контроль их исполнения, систематизацию, формирование дел, передача дел в архив.

Регистрация документов - это фиксация факта создания и получения документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационных формах.

При регистрации внутренних документов в регистрационные формы заносятся: порядковый регистрационный номер внутреннего документа; вид документа; дата документа; количество листов документа и приложений к нему; ответственные исполнители; срок исполнения; ход исполнения; отметка об исполнении; номер дела, в которое подшит исполненный документ.