Сортировка и фильтрация данных

Когда производится открытие таблицы, Access выводит строки в последовательности, определяемой значениями основного ключа. Если этот ключ не определён, строки таблицы выводятся в той последовательности, в которой они были введены. Если необходимо изменить их порядок, Access предоставляет все необходимые для этого средства.

Access позволяет сортировать и фильтровать данные в режиме таблицы. Эта возможность может пригодиться для формирования списка записей на основании нескольких условий сортировки или фильтрации.

Существует несколько способов сортировки данных. Самый простой и быстрый из них - использование кнопок на панели инструментов. Сначала необходимо открыть таблицу, затем щелкнуть мышью в любом месте столбца, значения которого требуется отсортировать. Дальнейшие действия зависят от того, в каком порядке необходимо сортировать данные. Если по возрастанию, то нажимается кнопка Сортировка по возрастанию; если по убыванию - Сортировка по убыванию.

Сортировка таблицы по нескольким полям выполняется с помощью фильтра. Когда выбирается команда Записи Þ Фильтр Þ Расширенный фильтр, на экране появится диалоговое окно Фильтр (рис. 17). Укажите нужное поле (поля), порядок (по возрастанию или по убыванию) и условие отбора. Условие указывает Access, какие записи необходимо выбрать. Условие отбора может быть выражением, включающим операторы, например «=» и «>», а также символы, например «*» и «?». Чтобы получить помощь при вводе условия сортировки, нажмите правую кнопку мыши в ячейке Условие отбора, а затем выберите команду Построить в меню быстрого доступа.

Для того, чтобы воспользоваться фильтром, выберите команду Записи Þ Применить фильтр или нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов. Отфильтрованные данные (выборка) появятся на экране в виде таблицы.

Рис. 17. Фильтры обеспечивают быстрый временный способ отображения части данных таблицы

Чтобы увидеть опять все записи, выберите команду Записи Þ Удалить фильтр илинажмите кнопку Удалить фильтр на панели инструментов.

Чтобы отфильтровать данные, выполните такую последовательность действий:

1. Выберите команду Записи Þ Фильтр Þ Расширенный фильтр. На экране появится диалоговое окно фильтра (рис. 17).

2. Перейдите в строку Поле. В раскрывающемся списке выберите поле, по которому необходимо провести фильтрацию, или дважды щелкните на нужном имени поля в списке полей.

3. Перейдите в строку Сортировка. В раскрывающемся списке выберите нужный порядок сортировки: По возрастанию, По убыванию или Отсутствует.

4. Перейдите в строку Условия отбора и введите условия поиска.

5. Повторите пп. 2-4 для каждого поля, по которому хотите провести фильтрацию.

6. Нажмите кнопку Применить фильтр панели инструментов или выберите команду Записи Þ Применить фильтр для просмотра выбранного подмножества данных.