Ввод и редактирование данных

Создав таблицу в режиме конструктора, можно начать ввод данных. Чтобы переключиться в режим таблицы, выберите команду Вид Þ Режим таблицы. В этом режиме можно вводить и просматривать данные в привычном формате электронной таблицы. Напомним, что область пересечения строки и столбца называется ячейкой (клеткой).

Основные операции ввода данных включают добавление, удаление и редактирование записей таблицы, копирование и перемещение данных, а также отмену нежелательных изменений данных во время редактирования. Для ускорения ввода данных и перемещения по таблице в Access существует много быстрых клавиш. В таблице 3 приведен список быстрых клавиш для ввода данных, а в таблице 4 - список быстрых клавиш для перемещения по таблице.

Таблица 3. Быстрые клавиши для ввода данных

Таблица 4. Быстрые клавиши для перемещения по таблице

Добавление новых записей. Существует два способа добавления записей в Access - режим редактирования и режим ввода данных.

В режиме редактирования можно вводить данные в конец таблицы. Программа Access автоматически переходит в режим редактирования, когда производится изменение данных или ввод новых записей. В режиме ввода данных Access выдает на экран пустую таблицу, готовую к вводу новых записей, пряча все существующие записи. Чтобы перейти в режим ввода данных, выберите команду Записи Þ Ввод данных.

В обоих случаях, для ввода новой записи используется пустая запись, расположенная внизу таблицы (см. на рис 14, строку отмеченную звездочкой). Когда начинается ввод данных в эту строку, Access добавляет новую пустую запись под текущей.

Рис. 14. Добавление новых записей в таблицу

Крайний слева столбец таблицы называется столбцом маркировки записи (см. рис.14). Щелкая в этом столбце, можно выделять всю строку (запись).

Перемещаясь по таблице, можно заметить, что в столбце маркировки записи появляются некоторые символы, имеющие следующее назначение:

¨ Стрелка показывает текущую запись (ввод данных и редактирование не проводилось).

¨ Звездочкой помечена пустая запись, находящаяся в нижней части таблицы. При переходе к этой записи, звездочка меняется на стрелку, являющуюся индикатором текущей записи.

¨ Карандаш показывает, что текущая запись содержит введенные или измененные данные, которые ещё не сохранены.

¨ Символ блокировки в виде круга с диагональной линией показывает, что запись в данный момент редактируется другим пользователем, всем остальным она доступна только для чтения. Этот символ появляется только в том случае, если база данных используется в режиме коллективного доступа в сети.

По мере того, как осуществляется ввод данных и переход от поля к полю, Access проверяет введенные данные на соответствие их типу поля и дополнительным условиям (например, проверка на допустимость). Перед тем, как перейти к следующему полю или записи, Access сообщит обо всех некорректно введенных данных. Пока не будут внесены исправления, перейти к следующему полю не удастся.

Когда осуществляется переход к следующей записи, Access автоматически сохраняет текущую запись и все сделанные изменения. Кроме того, можно сохранить изменения, сделанные в текущей записи, выбрав команду Записи Þ Сохранить запись или нажав комбинацию клавиш < Shift + Enter >. Можно также сохранить сразу всю таблицу, нажав на панели инструментов кнопку Сохранить с изображением дискеты.