Составление справочного аппарата к описи

Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-пер­вых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вто­рых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи включает:

титульный лист;

оглавление;

предисловие;

список сокращений;

указатели.

Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы — переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь.

Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи; название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись).

В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного ап­парата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, ука­затели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Предисловие — один из важнейших элементов справочного ап­парата. Если фондообразователь — учреждение, то в предисловии необходимо кратко осветить его историю:

исторические условия, историческую обстановку, в которой возникло и действовало учреждение-фондообразователь;

дату образования и подчиненность учреждения-фондообразователя;

функции, масштаб деятельности, структуру учреждения-фондообразователя и их изменения;

организацию системы делопроизводства;

даты и причины ликвидации или реорганизации учреждения-фондообразователя.

Далее в предисловии дается история фонда, т.е. когда и при каких обстоятельствах фонд оказался в архиве, его состав, содер­жание, объем документов; освещается работа с документами пос­ле поступления фонда в архив (особенности описания, эксперти­за ценности, систематизация документов в фонде).

В заключительной части предисловия раскрывается состав спра­вочного аппарата к описи, основы его построения и указания о порядке пользования им.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Со­кращения вводятся в целях экономии места для часто встречаю­щихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в пере­даче содержания документов.

Общепринятые сокращения, не требующие специальных разъяс­нений (т.е., т.д., пр. и др.); обозначающие название мер веса, времени, пространства, относящиеся к цифрам или каким-либо наименованиям и не вызывающим двоякого толкования (кг, мин, см, м), а также вошедшие в разговорную и письменную речь со­кращения слов, подобно таким, как ревком, профком, в список сокращений не включаются.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснения­ми и ссылочными данными. Задача указателей — ускорить и об­легчить тяжкий труд пользователя по работе с вашей описью. Ука­затели по виду могут быть предметными (общими и специ­альными), именными, географическими (как разновид­ности предметных), хронологическими и др. Возможны ком­бинированные указатели при незначительном количестве личных имен, географических названий и предметов.

По форме указатели могут быть глухими и аннотиро­ванными (краткими или полными). Приведем пример составле­ния указателя глухого, аннотированного краткого и аннотирован­ного полного.

Составить именной и географический указатели не составляет труда, так как в них включаются все понятия, встречающиеся в тексте описи. Следует только запомнить, что географический ука­затель никогда не бывает глухим.

Подробно методику составления указателей рассмотрим на примере предметного указателя.

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень на­учных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Пред­метный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указа­тель фабрик и заводов). Составить предметный указатель значительно сложнее, чем географический или именной. Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрываю­щие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя. Предметный указатель строится следующим образом.

Основным элементом предметного указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть простой, т.е. не иметь подрубрик, сложной, т.е. иметь одну подрубрику или опре­деление, гнездовой, т.е. иметь две или несколько подрубрик, например:

Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логичес­кой, систематической последовательности, например:

Образование:

низшее 25, 26

среднее 5, 9

высшее 12, 13, 35

При составлении гнездовой рубрики, следует помнить, что рубрика — всегда родовое понятие, а подрубрики — его виды, поэтому нельзя составлять такого типа гнездовые рубрики как:

Яблоня:

посадка 7

полив 8

уничтожение вредителей 9

Виды документов не включаются в предметные указатели как самостоятельный элемент справочного аппарата. Указатель видов докумен­тов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку. Так, например, в понятиях «борьба с неграмотностью», «борьба с дезертирством», «избирательная кампания» основное смысловое значение имеют слова «неграмотность», «дезертирство», «кампания». Такие слова называются удар­ными, или ключевыми.

Выявление ударного (ключевого) слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включе­нии многословного понятия в указатель ключевое слово ставится на пер­вое место, т.е. осуществляется инверсия, и к нему указываются поиско­вые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому, например:

Неграмотность, борьба с ней 4, 6, 8

Невозможно предугадать заранее мысли исследователя, поэтому в указатель необходимо включать многословное понятие полностью, де­лая отсылку к ключевому понятию, например:

Избирательная кампания — см. кампания избирательная

Кампания избирательная 13, 21

Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие без указания ссылочных данных, например:

Учет военнообязанных 14, 17, 18

Военнообязанные — см. Учет

Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия, например:

Новый русский 7, 13

Для того чтобы составить предметные указатели к описи, необходи­мо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие.

После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, следует произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), сделать необходимую инверсию, создать при необходимос­ти сложные рубрики. И только после этого перенести содержание кар­точного указателя на листовую форму.

Прописные заглавные буквы русского алфавита должны быть проставлены перед каждой группой понятий, начинающихся на эту букву, в центре листа, например:

А

Арбуз 4, 7, 9

Автомобиль:

грузовой 7, 8

легковой 8, 9

Архивы:

ведомственные 4, 5

государственные 7, 8

частные 13, 17

….

И

Избирательная кампания, см. кампания избирательная

К

Кампания избирательная 7, 8, 9.

К подготовленной архивной описи обязательно должна быть составлена заверительная надпись на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи указывается количество листов в описи. Листы собственно описи и справочного аппарата к ней пронуме­ровываются в валовом порядке. Заверительная надпись подписы­вается составителем описи, например:

В опись внесено 24 (двадцать четыре) дела с № 1 по № 24

Составитель ____________________

Дата - 00.00.00