Архивные описи

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Архивная опись выполняет три важнейшие функции: инфор­мационную (раскрывает состав и содержание документов), учет­ную (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Информационная функция описи реализуется в процессе описа­ния каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись, законченная и правильно оформленная, дает представление о составе и содержании документов фонда в целом.

Учетная функция описи состоит в указании количества единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменением объема фонда. Кроме того, наличие по­рядковых номеров дел способствует и быстрому поиску необхо­димой исследователям информации.

Классификационная функция описи закрепляет и отражает наи­более рациональное и логическое расположение дел в фонде. Под классификацией документов и дел в пределах архивного фонда понимается их научная группировка в соответствии с историчес­ки сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т. е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к опи­си. Как правило, архивные описи составляются еще в учреждени­ях. Но и в государственных архивах описи составляются при усо­вершенствовании системы научно-справочного аппарата, при пе­реработке неудовлетворительно описанных документов.

Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки тео­ретических основ описания относится к XIX в. Единая форма архив­ной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940- 1950-х гг.