Система научно-справочного аппарата к архивным документам

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных доку­ментов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффектив­ного использования.

Классификация архивной документации. Проблема классифика­ции архивной документной информации — это стержневая про­блема современной организации архивного информационного про­странства. Поэтому в настоящее время ведется работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной ин­формацией. Документная информация — это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, яв­ляющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, полу­чили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об ин­формации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документ­ную информацию, в совокупности составляют архивную инфор­мационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документ­ную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных ар­хивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически (поступив­шие на постоянное хранение делопроизводственные картотеки, картотеки и перечни документов, выявленных для публикации). К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Принципы построения системы НСА. Основными принципами построения системы НСА являются:

1)взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­ментную информацию на разных уровнях;

2)неповторяемость и недублированность информации различ­ных видов справочников;

3)преемственность НСА ведомственных, государственных и му­ниципальных архивов.

Первые два принципа необходимо соблюдать для того, чтобы сделать поиск более эффективным и избегать затрат труда архиви­ста на дублирование информации.

Если описание и каталогизация фонда проведены в соответ­ствии с принципом взаимосвязи и взаимодополняемости инфор­мации, исследователь, ознакомившись с описью фонда и выпи­сав из нее номера единиц хранения по интересующей его теме, обращается затем к соответствующему разделу каталога для более углубленного поиска. В каталоге он находит не только названия единиц хранения, но и заголовки документов и более подробную информацию с указанием на листы единицы хранения, на кото­рых эту информацию можно найти.

Третий принцип очень важен для организации поисковой работы. Он означает, что к созданию всех типов справочников в ведомствен­ных, государственных и муниципальных архивах применяются еди­ные требования и единые методы. Так, описи дел составляются еще в делопроизводстве учреждений под контролем ведомственного ар­хива. Сводные описи (годовые разделы) описей дел постоянного хранения ведомственного архива обязательно утверждаются ЭПК го­сударственного архива и хранятся в государственном архиве как кон­трольные экземпляры до передачи дел на постоянное хранение. Та­кой же контроль должен осуществляться за составом ведомственных картотек и других справочников. Все элементы описания, все вспо­могательные элементы справочного аппарата к описи должны находиться в строгом соответствии с основными правилами работы ведомственных и государственных архивов.

Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделя­ется на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонталь­ный уровень с и с т е м ы основан на функциональном разли­чии справочников. По функциям справочники системы НСА под­разделяются:

на справочники по учету;

справочники по раскрытию содержания документов (инфор­мационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерар­хии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

АФ РФ в целом;

сети архивов;

архиву;

фонду;

делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.

1.АФ РФ:

Центральный фондовый каталог Росархива и разрабаты­ваемая ранее на его основе автоматизированная система НТИ;

справочник «Государственные архивы СССР». — Ч. 1 — 2. — М., 1989;

справочник «Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах». — М., 1991;

указатель «Личные архивные фонды в государственных хра­нилищах СССР». - Т. 1-2. - М., 1963; Т. 3. - М, 1980.

2.Группа архивов отдельного региона:

фондовый каталог субъекта Российской Федерации или му­ниципального образования;

путеводитель «Центральные архивы Москвы». — Вып. 1 — 3. — М., 1999; Вып. 4. - М., 2000.

3.Архив:

путеводитель или краткий справочник;

книга поступлений;

список фондов;

листы фондов;

описи;

каталоги;

тематические обзоры;

указатели;

паспорт архива.

4.Фонд:

лист фонда;

опись;

обзор фонда;

каталоги;

указатели;

5.Отдельное дело или отдельный документ:

тематические путеводители;

каталоги;

указатели;

обзоры фондовые и тематические;

внутренняя опись дела;

аннотация;

заверительная надпись.

В практической работе все справочники в результате их класси­фикации по уровням документов получили названия:

межархивные (на уровне АФ РФ и его части);

внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);

внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Подробный перечень справочного аппарата каждого федераль­ного архива России по указанным группам (внутриархивные, меж­фондовые, внутрифондовые справочники) дается в справочнике «Федеральные архивы России и их научно-справочний аппарат», опубликованном в 1994 г.

Перспективы развития СНСА. Разработка перспектив дальней­шего оптимального развития системы НСА опирается на решение следующих основных проблем.

1.Оптимизация системы НСА АФ РФ в целом как подсистемы в общегосударственной системе научно-технической информации (НТИ).

2.Оптимизация отдельных подсистем и элементов системы НСА АФ РФ на различных уровнях организации документов: архив — фонд — дело — документ — это уровни «входа» в систему НСА; а также оптимизация системы НСА каждого архива.

3.Всестороннее обеспечение преемственности НСА государ­ственных архивов и архивов учреждений.

4.Дальнейшее совершенствование методики создания отдель­ных типов справочников с учетом их взаимодействия и взаимодо­полняемости в системе НСА архива.

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методи­ческом обеспечении, что определяют следующие требования, предъявляемые к ней:

1)удовлетворять все потребности общества в ретроспективной ин­формации по мере возникновения и поступления запросов в архивы;

2)ориентироваться в основном на тематический поиск ин­формации;

3)быть универсальной, т.е. охватывать всю совокупность доку­ментов АФ РФ (текстовых, КФФД, технических и др.), независи­мо от способа закрепления информации;

4)иметь единую методику составления всех типов и видов спра­вочников;

5)отличаться взаимосвязью, взаимодополняемостью справочников;

6)развиваться с учетом дальнейших перспектив применения новейших достижений науки и техники, т. е. автоматизированного ввода и поиска информации.

Исходя из этих требований, основу системы НСА должно со­ставлять «двойное единство»:

единство организации документов, которое достигается един­ством научно-методических основ классификации документов (еди­ная система НСА закрепляет организацию документов и их учет по единицам хранения, фондам, комплексам фондов, архивам);

единство описания документов, которое достигается единством методики составления справочников.

В настоящее время создание и усовершенствование НСА в каж­дом архиве происходит дифференцированно. Это означает, что архивисты поразному подходят к созданию и усовершенствова­нию справочников к фондам различной информативности.

В зависимости от информативности архивные фонды подразде­ляют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов это­го фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных спра­вочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов. Такие справочники создаются к фондам I категории.

Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий.