Работа предприятия после внедрения информационных систем

Как показал анализ, эта схема является неэффективной, так как существует множество недостатков. Одним из основных недостатков является большая загруженность директора аптеки по обработке приходных документов вручную. Следовательно, внедряемая система по комплексной автоматизации должна устранить данный недостаток, то есть разграничить обязанности директора аптеки. После внедрения системы автоматизации документооборот внутри аптечного предприятия будет осуществляться в электронном виде.

Итак, какие же информационные потоки будут существовать в аптеке после внедрения комплексной автоматизации?

При поставке товара фармацевт в отделе запасов производит ввод на компьютере накладной от поставщика. При обработке накладной фармацевт получает автоматически заполненный перечень препаратов с указанием цены поставщика.

На каждое поступление товара заводится учетная карточка с автоматической генерацией внутреннего штрих-кода, служащего идентификатором данной партии.

В фармации существует понятие процент “предельной наценки на медикаменты”. Аптека формирует свою розничную цену в зависимости от предельной наценки и цены поставщика. Имея две партии одного медикамента от разных поставщиков, аптека должна сформировать розничную цену на обе партии. Но это можно сделать в том случае, когда каждая партия товара учитывается индивидуально.

Именно использование внутреннего штрих-кода позволяет автоматизировать партионный учет, который применяется в аптеке. На каждую партию товара формируется свой уникальный код. Товар маркируются при помощи принтера печати этикеток. Таким образом, происходит идентификация каждой партии.

Одновременно производится автоматический расчет розничной цены исходя из цен производителя и оптового поставщика, а также настраиваемых ставок торговых наценок. Это необходимо для контроля за торговой наценкой по различным группам фармацевтических препаратов (входящих в обязательный перечень, доступных для продажи по льготным рецептам). На основании приходной накладной автоматически можно распечатать этикетки штрих-кода с ценой и наименованием товара, которыми маркируется каждая упаковка.

После обработки накладных от поставщика, автоматически формируются накладные перемещения товара.

После маркировки товар поступает в отделы (ГЛФ и РПО) для дальнейшей его продажи. При продаже используется сканер штрих-кодов, с помощью которого происходит автоматическая идентификация не только товара, но и партии поставки. При этом обеспечивается учет нескольких партий одного и того же товара по различным учетным ценам и ценам продажи.

Кроме непосредственной продажи провизор может получать информацию о наличии и стоимости того или иного препарата в своей торговой секции или на складе.

Проданный товар списывается с товарных складских остатков, поэтому контроль за наличием препаратов в секции осуществляется непрерывно, что позволяет регулярно пополнять запасы.

При этом вся информация о медикаментах хранится на сервере, ведь сервер - это ядро системы автоматизации. Он отвечает за сохранность всей информации, используемой системой. Реестр лекарственных средств, ассортимент аптеки, движение товара, документы товарооборота - все это находится в его ведении. Сервер предоставляет информацию об ассортименте аптеки кассовым терминалам и собирает данные о розничных продажах.

Основным принципом минимизации товарных запасов в аптеке является механизм неснижаемых остатков.

Механизм неснижаемых остатков предполагает, что для каждого препарата рассчитываются автоматически значения минимального и оптимального остатков для данного аптечного предприятия.

Минимальный остаток - это такое значение остатка товара на аптеке, при достижении которого необходимо заказать у поставщика такое количество товара, чтобы достигнуть оптимального остатка товара на аптеке. Обычно базовой основой для расчета минимальных и оптимальных остатков служит средняя суточная продажа препарата.

Автоматизация работы отдела запасов состоит в том, что производится автоматический расчет заявок на поставку товара.

При этом функция директора состоит в анализе данных заявок и отправке их через Интернет фирмам-поставщикам.

Из вышесказанного следует, что обязанности директора аптеки по обработке приходных документов, формированию цен и расчете заявок сократились, что привело к высвобождению времени руководителя для решения других управленческих и организационных задач.