Подготовка служебных совещаний

Служебные совещания – один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

При подготовке совещания необходимо:

- четко определить повестку дня, ключевую проблему и желаемый круг участников (не больше 8—10-ти человек);

- довести до участников совещания дату, время и место встречи, а также ключевую проблему и повестку дня;

- ознакомить участников совещания со справочными и информационными материалами, которые имеют отношение к обсуждаемой проблеме;

- продумать регламент совещания. Если на совещании предусматривается обсуждение нескольких вопросов, то психологически обоснованным будет внести на рассмотрение сначала более простые, которые требуют менее времени и умственной энергии;

- подготовить помещение для проведения совещания. В нем должны обеспечиваться необходимое освещение, оптимальная температура (+22—24°C), проветривание, необходима наглядность (скажем так: от мела и доски до видеотехники). Кроме того, каждый участник должен иметь возможность не только сесть, но и записать конспект на совещании, написать план своего выступления, разложить необходимые документы и материалы.

Этапы подготовки проекта решения:

1.подготовка нескольких вариантов проектов решений по вопросам, предлагаемых к рассмотрению.

2.рассылка проектов решений заинтересованным и компетентным в предлагаемых вопросах специалистам с просьбой дать свое заключение к установленному сроку.

3.обработка полученных от специалистов заключений по проектам решений; проработка вопроса о необходимости проведения совещания.