Шаг 1. Какой персонал необходим для ведения бизнеса без вашего участия?

План действий:

1. Описываем выполняемые функции во всех бизнес‑процесах. Для продукта «ПТ»:

Менеджеры продаж:

♦ активные продажи;

♦ согласование макета;

♦ распространение тиража;

♦ закрытие сделок документами.

Кураторы, начальник отдела продаж:

♦ наем менеджеров;

♦ обучение менеджеров;

♦ контроль работы менеджеров;

♦ отчетность о продажах и найме менеджеров.

Распространители тиража:

♦ распространение;

♦ отчетность.

Бухгалтер:

♦ контроль полноты документов, правильности их составления и заполнения;

♦ подготовка и сдача отчетности;

♦ оплата счетов, контроль оплаты счетов;

♦ ведение архивов документов;

♦ контроль закрытия сделок;

♦ прием наличных денег по договорам у менеджеров;

♦ ведение журнала учета наличных денег;

♦ выдача зарплат.

2. Функции, которые можно передать на аутсорсинг:

♦ активные продажи и назначение встреч – колл‑центрам;

♦ распространение тиража (монтаж конструкций);

♦ бухгалтерию, подготовку и сдачу отчетности;

♦ выполнение макета и производство рекламных носителей.

3. Дела, которые можно делегировать подчиненным:

♦ активные продажи;

♦ наем и обучение персонала;

♦ контроль работы стажеров и менеджеров;

♦ проверка документов по договорам;

♦ начисление зарплаты менеджерам;

♦ проведение общих собраний;

♦ контроль распространения рекламных носителей (монтажа носителей);

♦ поиск новых направлений развития и расширение ассортимента услуг.

4. Распределение функций, обязанностей и полномочий по должностным лицам (кто и за что отвечает).

5. Определение необходимого количества людей на текущий момент и на будущее.

Чтобы заниматься любимым делом и работать над бизнесом, над его развитием и расширением, вам нужно передать все функции, которые вы можете передать. Оставьте для себя только роль развития и руководства своим бизнесом. В идеале автоматизация приводит к тому, что бизнес работает без вашего участия, без вашего присутствия даже гораздо лучше, чем когда вы вмешиваетесь в процессы. Это идеал, к которому нужно стремиться.

В принципе, даже развитие бизнеса можно поручить специалистам, своим заместителям. Изредка контролируйте ключевые показатели, а все остальное время занимайтесь тем, чем хотите: уделяйте время семье, своему личностному развитию, путешествиям, хобби, другим направлениям бизнеса.

В предыдущих главах мы строили схемы наших бизнес‑процессов – главного и вспомогательного. От этой схемы можно отталкиваться, поскольку в ней показаны все этапы, или ключевые работы, которые необходимо делать, чтобы достичь основной цели вашего бизнеса.

Для выполнения этих работ нужно нанимать специалистов или просто работников. Не всегда количество людей равно количеству квадратиков на схеме или количеству бизнес‑процессов. Понятно, что одно должностное лицо может выполнять несколько функций ваших бизнес‑процессов, отвечать за выполнение разных возложенных на него функций.

Вы должны прежде всего определиться, какие функции и бизнес‑процессы вам нужно передать и соответственно какой персонал вам для этого требуется. Для рассматриваемого в этой книге рекламного продукта «Полезные телефоны» можно выделить основные четыре функции, для выполнения которых нужно нанять персонал.

Самое первое и самое главное – это продажи. Для них нанимаются менеджеры продаж. Если у этих людей нет опыта работы, то они называются стажеры. Когда стажеры уже показывают какие‑то результаты, они могут быть переведены в ранг менеджеров продаж. Этот переход может сулить им некоторое повышение зарплаты, какие‑то другие привилегии, но вместе с тем и налагает на них большую ответственность.

Для того чтобы нанимать тех же менеджеров продаж и обучать их, тоже необходим человек, например куратор. Я рекомендую брать кураторов из числа ваших результативных менеджеров продаж, которые могут поделиться с новичками своим опытом. Вместе с тем кураторы, поскольку они занимаются обучением людей, должны быть достаточно контактны, общительны, чтобы находить подход к наемному персоналу. Лидерство – это основное качество куратора. Еще необходимы ответственность, хорошая работоспособность, чтобы успешно участвовать в активных продажах и в то же время уделять время найму и обучению персонала.

Другой вариант – так называемые действующие, или бегающие, тренеры. Процесс найма менеджеров продаж, стажеров можно поручить одному человеку, платить ему за это зарплату. Но как показывает практика, управлять коллективом более 5–6 человек сложно, а для того, чтобы вашей фирме «поднять» больше денег, желательно иметь менеджеров продаж побольше, 15–20 человек. Естественно, с таким количеством менеджеров в одиночку никогда не управиться, вам потребуются как минимум четыре куратора.

Итак, я рекомендую либо нанять кураторов, либо заинтересовать кого‑то из числа менеджеров кураторской работой, скажем, дополнительным процентом с продаж их подопечных или какими‑то другими льготами – на ваше усмотрение. На кураторов необходимо возложить такие функции, как наем менеджеров продаж, обучение, контроль и предоставление вам отчетности о продажах их подопечных и о найме стажеров.

В случае с продуктом «Полезные телефоны» к четырем важнейшим категориям наемных людей можно отнести: менеджеров, кураторов, распространителей тиража и бухгалтера. Функции этих должностей могут совмещаться. Например, менеджеры продаж также могут выполнять функции распространителей, бухгалтер может выполнять функции секретаря. Такое совмещение часто позволяет экономить на зарплате, но оно не должно быть в ущерб качеству работы и развитию вашего бизнеса. Нужно эти функции оптимально распределить среди людей, чтобы люди не были загружены чрезмерно.

Основной функцией менеджера продаж является, естественно, активное занятие продажами. Именно эта работа приносит вашей фирме деньги. Чтобы менеджер всегда помнил о своей основной функции, можно повесить в офисе плакат – обращение к менеджерам: «Деньги вас ждут в районе, на переговорах». К сожалению, менеджеры, приходя в офис, имеют обыкновение распивать чай, общаться на отвлеченные темы с окружающими людьми, заниматься перетасовкой информации в компьютере, забывая при этом, что это не приносит им (и соответственно фирме) ни копейки. Чем больше деловых переговоров они проведут, тем больше денег они заработают, поэтому их надо чаще выгонять именно на активную работу.

Еще одной функцией менеджера продаж является согласование макета рекламного носителя. Этой функцией он наделен потому, что заключает договоры со своими клиентами, рекламодателями и соответственно именно ему проще всего выполнять согласование макета. Следующая функция – распространение тиража. Например, по проекту «Полезные телефоны» именно менеджеры продаж занимались распространением, но лучше всего не отвлекать их на подобные второстепенные функции, а нанять распространителей со стороны. Но желательно, чтобы менеджеры продаж, даже при наличии сторонней службы распространения, контролировали процесс распространения. По проекту «Полезные телефоны» менеджеры являются самыми заинтересованными лицами в качестве распространения. Чем лучше будет произведено распространение и чем больше будут довольны клиенты, тем больше вероятность того, что наработка постоянных клиентов будет идти у них лучше.

Функции кураторов лучше всего возложить на менеджеров продаж. Эти люди должны обладать лидерскими качествами, иметь опыт продаж. Кураторы могут заниматься также и наймом менеджеров продаж, обучением, контролем и отчетностью о продажах.

Если вы не хотите возлагать наем менеджеров продаж на кураторов, то можно иметь для выполнения этой функции отдел кадров или одного кадровика, который в течение восьми часов в день будет занят только приемом людей на собеседования. Этот человек может заниматься еще и обучением менеджеров. Им может быть и один из успешных менеджеров продаж, который в дальнейшем будет освобожден от функции активных продаж и займется только наймом и обучением персонала.

Теперь поговорим о бухгалтере. На бухгалтера мы возлагаем следующие функции. Прежде всего – контроль правильности заполнения всех документов вашей фирмы (договоры, выставление счетов, счетов‑фактур, оформление актов о выполнении работы, заполнение расчетно‑платежных документов и т. д.). Бухгалтер должен не только отвечать за правильность и полноту заполнения всех документов, но и готовить отчетность во все государственные инстанции. Вы как генеральный директор, руководитель, а может, и учредитель заинтересованы в правильности заполнения этих документов, чтобы к вам не было никаких претензий проверяющих организаций, налоговых инспекций и прочих органов. Надо знать, что неправильно заполненный договор фактически может снять ответственность со второй стороны, т. е. с рекламодателя. Если при заключении договора допущены какие‑то нарушения законодательства или если договор неправильно оформлен (например, стоит подпись не того должностного лица или на нем какая‑то «левая» печать), суд может признать сделку ничтожной (недействительной).

Кроме того, бухгалтер должен контролировать деньги (приход денег, оплату счетов и т. д.). Как правило, у бухгалтера есть доступ к электронному офису, где он видит и контролирует приход денежных средств по безналичным договорам. Обычно он имеет право оплачивать счета фирмы. Понятно, что все движения денег должны быть подконтрольны вам. В бизнесе надо не только доверять человеку, даже если он совершенно надежный, но иногда и проверять его (поэтому я рекомендую иметь службу безопасности или самим проводить проверки ваших сотрудников).

На бухгалтера можно возложить также функцию выдачи зарплаты менеджерам продаж, возможно, при участии ваших кураторов. В рамках проекта «Полезные телефоны» после так называемого закрытия каждого района, после распространения тиража менеджер получает по выбранной на его усмотрение схеме заработную плату – один или два раза в месяц.

Чтобы все это подсчитать, кто‑то должен этим заниматься. Поначалу это можете делать вы сами, а потом эту функцию можно переложить на кураторов, которые управляют менеджерами совместно с бухгалтером, поскольку он имеет доступ к наличным деньгам, к кассе фирмы, а также к счетам. Если менеджеры работают у вас официально, т. е. по договору, то в функции бухгалтера также входит перечисление подоходного налога с зарплат сотрудников, а также отчислений в пенсионные фонды и фонды социального медицинского страхования. Поскольку часть договоров будет оплачена наличными, вырученные таким образом деньги менеджеры продаж должны сдавать либо вам, либо вашему бухгалтеру. Соответственно бухгалтер должен вести журнал учета наличных денег фирмы. Ездить в банк, обналичивать деньги на зарплату и выдавать ее можете либо лично вы, либо бухгалтер под вашим контролем.

Какие функции можно аутсорсить? Аутсорсинг – это в общем случае передача каких‑либо функций вашего бизнеса внешним, сторонним, организациям. Практически все или большинство функций, которые вы передаете своему наемному персоналу, можно передать и внешним сторонним организациям, совершенно не подконтрольным вам. Так, например, функцию активных продаж могут выполнять так называемые колл‑центры. Они могут делать обзвон по базам или спискам клиентов – своим или вашим, назначать встречи для ваших менеджеров продаж, могут даже проводить переговоры самостоятельно.

Понятно, что распространение тиража или монтаж рекламных конструкций можно также поручить фирмам, которые на этом специализируются. Даже по проекту «Полезные телефоны» у нас были предложения организаций, которые специализировались на раскладке визиток и буклетов на заправочных станциях. Они предлагали за определенную плату раскладывать на заправочных станциях нашу скидочную карту по проекту «Полезные телефоны». В принципе, по проекту единой скидочной карты по товарам и услугам для автолюбителей эта идея будет весьма удачной. Таким фирмам можно отдавать часть тиража или весь тираж, контролируя качество выполнения работ.

Подготовку и сдачу отчетности, бухгалтерию также можно поручить сторонним организациям, которые специализируются на оказании бухгалтерских или юридических услуг. А выдачу зарплаты и прием наличных денег вы можете оставить у себя, под своим контролем.

Выполнение макета рекламного носителя или каких‑нибудь рекламных конструкций можно также аутсорсить сторонним дизайнерским организациям либо сторонним мастерским и производствам. Так же как и печать тиража, изготовление рекламной конструкции вы поручаете типографиям или мастерским, которые на этом специализируются.

Задайтесь вопросом: что из своих дел вы хотите делегировать своим подчиненным? Если вы не чувствуете, что активные продажи – это ваше хобби и ваше призвание, если вы не хотите всю жизнь заниматься активными продажами, то этот процесс делегируется менеджерам продаж. То же можно сказать о найме и обучении персонала. Если вы не хотите тратить свое время на то, чтобы руководить этим процессом самостоятельно, то вы также делегируете эти функции вашим кураторам или вашему кадровику.

Контроль работы стажеров и менеджеров можно делегировать кураторам или начальнику отдела продаж, проверку документов по договорам – тем же самым кураторам или бухгалтеру, начисление зарплаты менеджерам – кураторам и бухгалтеру, проведение общих собраний, обучение персонала (менеджеров продаж) – кураторам или начальнику отдела продаж, контроль над распространением рекламного носителя или монтажа рекламной конструкции – самим менеджерам, куратору или какому‑то другому должностному лицу, который будет на этом специализироваться. Поиск новых направлений развития, расширение вашего бизнеса, поиск партнеров, расширение ассортимента ваших услуг можно делегировать своему заместителю.

Следующий вопрос: распределение функций, обязанностей, полномочий по должностным лицам. Нужно составить перечень должностных лиц или отделов, которые у вас есть, где будет расписано, кто за что отвечает: за качество, сроки, выполнение всех функций вашего бизнеса. Когда вы все это распишете, следующим шагом будет определение количества людей, необходимых для выполнения всех функций. Чтобы не было загруженных и перегруженных сотрудников, отталкиваться нужно от средней производительности человека, выполняющего ту или иную работу. Исходя из этого можно рассчитать то количество людей, которое требуется в зависимости от загрузки вашей фирмы на текущий момент и с перспективой на 2–3 месяца и более. Таким образом, можно планировать показатели работы вашей фирмы на следующий месяц, на квартал и т. д.

Нужно всегда знать, куда вы идете и чего вы хотите. Как я уже говорил ранее, количество необходимых кураторов определяется из расчета, что один человек управляет одновременно 5–6 людьми. Если предполагается иметь 5–6 менеджеров продаж, то руководить ими может один, например начальник отдела продаж. У начальника отдела продаж должно быть максимум 7 подчиненных ему менеджеров продаж. Ну и как мы говорили ранее, функции секретаря и бухгалтера можно переложить на одного человека.

Таким образом, мы рассмотрели вопрос о том, какой персонал нужен для организации ведения бизнеса без нашего участия, какие функции мы делегируем, какие работы мы отдаем сторонним организациям на аутсорсинг.