Общие правила оформления документов

Официальные письма пишутся на специальных план­ках, соответствующих стандарту. Для таких бланков уста­новлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом по­стоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма п основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адре­санте. Бланки могут быть как с угловым, так и с продоль­ным расположением реквизитов.

Установление стандарта на формуляр-образец вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

• организовать централизованное изготовление блан­ков для писем;

• уменьшить стоимость машинописных работ,

• сократить трудозатраты на составление и оформле­ние писем;

• облегчить визуальный поиск необходимой информа­ции;

• расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Документы могут содержать (в зависимости от назначе­ния) до 29 реквизитов, однако ни один документ не офор­мляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РФ (для государственных предприятий);

2) эмблема организации (если письмо для негосудар­ственных предприятий);

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликан-ской переписки), если он есть;

4) код документа по ОКУД (если есть);

5) наименование организации (полное и сокращенное);

6) справочные данные об организации;

7) дата;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на индекс и дату входящего документа;

10) адресат;

11) заголовок к тексту;

12) текст;

13) подпись;

14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя.

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения призна­тельности, аргументации. Официальный этикет регламен­тирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в де­ловой переписке используется обращение «Уважаемый...», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по от­ношению к лицам одной профессии.

Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в офи­циальное письменное общение. Например: Совет просит, если это возможно, выслать необходимые данные.