Деловая беседа. Деловая беседа — одна из основных форм делового об­щения, специально организованный предметный разговор

Деловая беседа — одна из основных форм делового об­щения, специально организованный предметный разговор, служащий решению определенных профессиональных за­дач. В отличие от деловых переговоров, которые значи­тельно более жестко структурированы и ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа более личностно ори­ентирована и чаще происходит между представителями одной организации.

Посредством деловой беседы реализуется стремление одного человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между собеседниками. В мире бизнеса или политики такого рода общение представляет устный контакт между сторонами, обладающими необхо­димыми полномочиями от своих организаций или стран для их проведения и разрешения конкретных проблем.

Деловые беседы реализуют следующие функции:

• поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

• обмен информацией;

• контроль над начатыми мероприятиями;

• взаимное общение работников из одной деловой среды;

• поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

• поддержание деловых контактов на уровне предпри­ятий, фирм, отраслей, стран.

Деловая беседа как правило состоит из пяти фаз:

• начало беседы — фаза № 1;

• передача информации — фаза № 2;

• аргументирование — фаза № 3;

• опровержение доводов собеседника — фаза № 4;

• принятие решения — фаза № 5.

Лицам, ведущим беседу, следует придерживаться та­кой структуры, хотя это не всегда возможно.

1. Начало беседы. Очень часто первая фаза беседы осу­ществляется лишь частично или вообще пропускается. На первой фазе беседы необходимо:

• установить контакт с партнером:

• создать приятную атмосферу для беседы;

• привлечь внимание и интерес партнера к беседе;

• если необходимо, перехватить инициативу в свои руки.

2. Передача информации. Данная фаза логически продолжает начало беседы и одновременно является переходной к фазе аргументации. Она создает предпосылки для аргументации и состоит из четырех этапов: обсуждение проблемы, передача информации, закрепление информации и обозначение нового направления информирования.
Для подготовки к данной фазе рекомендуется:

• собрать необходимую информацию по проблемам партнера;

• выявить его мотивы и цели;

• передать ему запланированную информацию;

• проанализировать позицию партнера по услышан­ной информации.

3. Фаза аргументации. На этой фазе формируется пред-
варительное мнение, занимается определенная позиция по
данной проблеме. Для достижения целей нашей аргумента-
ции важно:

• оперировать простыми, ясными, точными и убеди­тельными понятиями, так как убедительность мож­но легко «потопить» в море слов и аргументов, осо­бенно если они неясны и неточны;

• помнить, что доводы и доказательства, разъяснен­ные по отдельности, намного эффективнее достига­ют цели, чем если их преподнести все вместе сразу;

• продолжать оперировать только теми аргументами, которые приняты собеседниками;

• не забывать, что «излишняя» убедительность вызы­вает отпор со стороны собеседника, особенно если у него «агрессивная» натура;

• попытаться как можно нагляднее изложить собесед­нику свои идеи, соображения. Ручка и бумага явля­ются, как правило, наиболее важными вспомогатель­ными средствами в деловых беседах. Публикации и брошюры рекомендуется использовать для подкреп­ления своей аргументации, они должны быть подо­браны строго по тематике, а их объем ограничен. Кроме того, нужно точно знать, где и что искать, то есть досконально знать их содержание.

4. Фаза нейтрализации замечаний собеседника.

Чаще всего встречаются следующие виды замечаний: невысказанные замечания, отговорки, предрассудки, иро­ничные замечания, стремление получить информацию, желание показать себя, субъективные замечания, объек­тивные замечания, общие сопротивления, «последняя по­пытка».

Для их нейтрализации (опровержения) чаще всего при­меняются следующие приемы: ссылки, цитаты, «бумеранг» («именно потому что... мы и говорит о том, что...»), сжа­тие, одобрение и уничтожение, переформулировка, усло­вное согласие, «эластичная оборона», принятые предпо­сылки, сравнения, метод опроса, прием «да, но», защит­ные меры, предубеждение, доказательство бесмысслен-ности, отсрочка.

5. Фаза принятия решений и завершения беседы. Здесь особенно важен опыт, здесь требуются деликатность и внимание к собеседнику. Успешно завершить беседу — значит достигнуть заранее намеченных и запланированных целей
этой беседы.

Существует порядок завершения деловой беседы.

1. В связи с окончанием беседы свободно обращайтесь к собеседнику с вопросом, согласен ли он с нашей целью.

2. Не проявляйте неуверенности в фазе принятия ре­шений. Если вы колеблетесь в момент принятия решения, то не удивляйтесь, если начнет колебаться и собеседник.

3. Всегда оставляйте в запасе один сильный аргумент, подтверждающий наш тезис, на тот случай, если собесед­ник в момент принятия решения начнет колебаться.

4. Как только будет принято решение, поблагодарите собеседника, поздравьте его с разумным решением, ска­жите ему, что он будет доволен своим выбором, и удали­тесь.

Более детальная структура деловой беседы может быть выражена следующими элементами:

1. Подготовка к деловой беседе.

2. Установление места и времени встречи.

3. Начало беседы: установление контакта.

4. Постановка проблемы и передача информации.

5. Аргументация.

6. Опровержение доводов собеседника.

7. Анализ альтернатив, поиск оптимального или комп­ромиссного варианта, либо конфронтация участников.

8. Принятие решения.

9. Фиксация договоренности.

10. Завершение контакта.

11. Анализ результатов беседы, своей тактики общения.