Диаграммы в MS Excel

основные приемы создания диаграмм

Диаграммы и графики - это внедренные объекты, их можно не только вставлять в любую прикладную программу, которая поддерживает механизм OLE, но также и редактировать.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Кроме того, диаграмму можно опубликовать на веб-странице.

1.способ

1. Запускаем Excel. Создаём новую книгу. Создаём какую-нибудь таблицу с данными:

2. Выделим таблицу.

3. Зайдём в меню «Вставка», выберем пункт «Диаграмма».

4. В появившемся окне выберем тип диаграммы.

Нажимаем «Далее».

5. Появится окно с выбором источника данных для построения диаграммы. Т.к. перед построением диаграммы мы специально выбрали нашу исходную таблицу, то исходные данные запишутся в поле «Диапазон» сами.

Нажимаем «Далее».

6. Следующее окно - окно настройки будущей диаграммы. В нём можно задать название диаграммы, название осей, настроить легенду, линии сетки и установить подписи данных.

7. В следующем (и последнем) окне необходимо выбрать куда будет вставлена созданная диаграмма.

Нажимаем «Готово».

2.способ

Выберите данные, которые требуется представить на диаграмме, и выполните любое из следующих действий:

* Нажмите кнопку Мастер диаграмм Изображение кнопки на панели инструментов Стандартная.

* Выберите команду Диаграмма в меню Вставка.

* Нажмите клавишу F11.

Чтобы провести настройку диаграммы, нажмите кнопку Далее и выберите нужные параметры на вкладках мастера диаграмм. Чтобы создать простую диаграмму, сразу нажмите кнопку Готово.

3.способ

Создание диаграммы за один шаг.

Самый быстрый способ для создания листа диаграммы, использующего стандартный тип диаграммы, выделите необходимые данные и нажмите клавишу F11. В этом случае лист диаграммы – это лист книги, содержащий только диаграмму.

редактирование диаграмм

После создания диаграммы - можно изменить ее размер, переместить диаграмму изменить диаграмму и любой ее элемент. Редактировать и модифицировать диаграмму можно как непосредственно на листе, так и с помощью меню. Перед редактированием диаграммы - ее необходимо выделить. Для этого достаточно просто щелкнуть по ней. Вокруг диаграммы появятся маркеры и можно перетащить диаграмму в другое место рабочего листа, а для изменения размера диаграммы - необходимо подвести курсор к маркеру, курсор мыши изменит вид и нажав левую кнопку мыши, можно изменять размер. Для редактирования активизированной диаграммы дважды щелкните по ней.

MS EXCEL предоставляет возможность редактировать все элементы диаграммы непосредственно на диаграмме. Для этого необходимо только щелкнуть на требуемом элементе или области, выбрать определенный пункт меню или набрать текст прямо на диаграмме. После щелчка на определенном элементе диаграммы необходимо выделить его и в зависимости от элемента сможете осуществлять над ним следующие действия: перемещать его, изменять размеры или редактировать.

настройка внешнего вида диаграммы

После создания диаграммы можно изменить параметры диаграммы таким образом, чтобы он выглядел должным образом. Чтобы сделать это, щелкните правой кнопкой мыши диаграмму и выберите одно из следующих действий:

* Тип диаграммы: это, можно изменить тип диаграммы.

* Источник данных: это, можно изменить диапазон или диапазоны листа для каждого ряда на диаграмме.

* Параметры диаграммы: это, можно задать параметры диаграммы.

* Расположение: это, можно изменить расположение, в котором отображается диаграмма.

Работа с данными в MS Excel (сортировка, выборка по фильтрам)

ЭТ позволяют осуществлять сортировку данных, т. е. их упорядочение. Поле, по которому производится сортировка, называется ключом сортировки. Порядок сортировки данных (чисел, текстов, дат) в ЭТ может быть возрастающим или убывающим.

При сортировке по возрастанию данные выстраиваются в следующем порядке:

1) для числовых значений: от наименьшего отрицательного до наибольшего положительного числа;

2) для текстовых значений: пробел(ы), символы, буквы латинского алфавита (от A до Z), буквы русского алфавита (от А до Я);

3) строки с пустыми ячейками в ключе сортировки располагаются в конце сортируемого списка. Скрытые строки не перемещаются.

4) Если сортировка ведется по одному ключу, то строки с одинаковыми значениями в этом поле сохраняют прежний порядок.

Для сортировки записей необходимо установить табличный курсор в любое место таблицы и выполнить команду Данные - Сортировка. В появившемся окне диалога установить параметры сортировки и нажать кнопку ОК.

После сортировки изменится порядок следования строк, но сохранится их целостность.

Можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные последовательно по нескольким ключам. При вложенной сортировке строки, имеющие одинаковые значения в ячейках первого ключа, будут упорядочены по значениям в ячейках второго ключа, а строки, имеющие одинаковые значения в ячейках второго ключа, будут упорядочены по значениям ячеек третьего ключа.

В окне Сортировка диапазона можно установить до трех ключей сортировки и для каждого из них указать порядок сортировки.

Если требуется сортировать по четырем и более ключам, то следует выполнить несколько сортировок, начиная с наименее значимых ключей.

Если в группе Идентифицировать поля по выбрать переключатель обозначениями столбцов листа, то при отсутствии в таблице строк с заголовками полей можно пользоваться заголовками столбцов таблицы, которые будут появляться в свернутых списках.

Если в окне Сортировка диапазона нажать кнопку Параметры, то появится окно диалога, в котором можно:

• для первого ключа установить порядок сортировки, отличный от возрастания и убывания, а именно, по порядку, установленному одной из имеющихся последовательностей автозаполнения;

• установить учет регистра при сортировке;

• изменить направление сортировки, т. е. выбрать сортировку строк или сортировку столбцов.

Для сортировки по одному ключу удобно использовать инструменты Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию панели инструментов Стандартная. Перед их использованием необходимо установить табличный курсор в столбец, соответствующий ключу сортировки.

При просмотре таблицы можно выполнить фильтрацию ее записей, чтобы на экране остались только те из них, которые отвечают некоторому правилу (фильтру).

Для этого нужно установить табличный курсор в одну из ячеек таблицы и включить команду Данные - Фильтр - Автофильтр. В результате этих действий в ячейках с заголовками полей появятся кнопки свернутых списков (кнопки фильтров). В списке фильтров поля содержатся все значения этого поля без учета повторений. Они нужны для установки фильтра по значениям поля. Также можно задать фильтр пользователя. Для этого необходимо в раскрывающемся списке фильтров выбрать значение Условие. В появившемся окне диалога установить одно или два условия сравнения, которые соединяются переключателем И или ИЛИ. Условие сравнения состоит из знака сравнения и значения, относительно которого производится сравнение. При наборе значения сравнения можно использовать символы "*" и "?", а также раскрывающийся список.

Если поле, по которому выполняется фильтрация, содержит числовые значения (числа, дату, время), то в списке фильтров можно использовать значение (Первые 10). После его выбора появляется окно диалога, в котором можно установить, какое количество записей, имеющих наибольшее или наименьшее значения в данном поле, следует отразить. Можно задать не конкретное количество записей, а долю в процентах от общего количества записей.

Значение Все в списке фильтров отменяет фильтр по выбранному полю. Для отмены всех фильтров сразу необходимо выполнить команду Данные -Фильтр -Отобразить все. Все фильтры, а также кнопки фильтров, убираются с экрана после выключения команды Данные -Фильтр -Автофильтр.

5) Практическая работа (раздаточный материал)

6) Подведение итогов урока

7) Домашнее задание: выяснить дополнительные возможности фильтрации данных (назначение команды - Расширенный фильтр).