Жеке тектік және жеке құрам бойынша

Мұрағаттық құжаттарды есепке алу тәртібі

292. Меншік иесінің мемлекеттік меншікке тапсырған жеке тектік мұрағаттық құжаттары сақтауға қабылдауға келіп түскендігін есепке алу актісі негізінде осы Қағидалардың 14-қосымшасына сәйкес жүзеге асырылады. Актіге құжатты қабылдап алғандығы туралы мұрағаттың (жергілікті атқарушы органның) СТК-ның шешімі немесе құжаттарды мұрағатқа қабылдағандығы туралы құжаттарды тапсыру тізімдемесі қоса беріледі.

293. Меншік иесінің шарт бойынша мұрағатқа берген жеке тектік мұрағаттық құжаттарын есепке алу осы Қағидалардың 298-302-тармақтарына сәйкес жүзеге асады.

294. Жеке тектік мұрағаттық құжаттарды сипаттау нәтижесінде құрамы мен саны өзгеретін болса, осы Қағидалардың 55-қосымшасына сәйкес олар құжаттарды сипаттау актісімен құжаттандырылады, оның негізінде есепке алу құжаттарына өзгерістер енгізіледі.

295. Мұрағатта сақтауға жатпайтын құжаттар үшін құжаттарды иесіне қайтару туралы осы Қағидалардың 15-қосымшасына сәйкес екі дана акт жасалады, бір данасы құжаттармен бірге меншік иесіне қайтарылады.

Есепке алынбаған жеке тектік мұрағаттық құжаттарды мұрағатта сақтауға болмайды.

296. Жеке құрам бойынша құжаттарды есепке алу жалпы негізде осы Қағидалардың 268-275-тармақтарына сәйкес жүргізіледі.

297. Мұрағатта сақтаудағы жеке құрам бойынша құжаттарды есепке алу қорды парақтап және істі тізімдеме бойынша қарап жүргізіледі және әрбір қор және мұрағат бойынша жиынтық мәлімет есепке алу кітапшасына (еркін нысанда) тіркеледі.

Жеке құрам бойынша құжаттардың құндылық сараптамасының нәтижесі бойынша 75-жылдық сақтау мерзімі өткеннен кейін есепке алу құжаттарына сәйкес өзгерістер енгізіледі.

Шарт бойынша мұрағатқа сақтауға қабылданған жеке меншік иесіндегі мұрағаттық құжаттарды есепке алу тәртібі

298. Қабылдау-тапсыру актісі негізінде шарт бойынша мұрағатқа сақтауға алынған Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттарды есепке алу осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес мұрағаттың есепке алу құжаттары негізінде жүзеге асырылады және төмендегі ерекшеліктер сақталады:

1) келіп түскен құжаттарды есепке алу кітапшасында осы Қағидалардың 36-қосымшасына сәйкес меншік иесі немесе құжаттардың иесі көрсетіледі (3-баған), қабылдау-тапсыру актісінің нөмірі және уақыты (4-баған), шартқа қол қойылған күн және шарттың ұзақтығы;

2) мұрағат қорын қор тізіміне осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес енгізгенде, оның нөміріне «Ш» («шарт») деген көрсеткіш қойылады, және ол барлық есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктерінің, есепке алу бірліктерінің мұрағаттық шифрында сақталады; қор тізіміндегі «Ескерту» бағанында меншік иесі немесе мұрағаттық құжаттардың иесі, шарт жасалынған уақыт және оның ұзақтығы көрсетіледі.

299. Шарт бойынша мұрағатқа сақтауға қабылданған мұрағаттық қордың саны, келіп түскен мұрағаттық құжаттарды есепке алу кітапшасына, қор тізімінің қорытынды жазбасында бөлек қатарда осы Қағидалардың
36-37-қосымшаларына сәйкес көрсетіледі.

Меншік иесімен немесе мұрағаттық құжаттардың иесімен жасалған шарттың 1 данасы қордың ісіне енгізіледі.

300. Шартқа сәйкес мұрағат қорындағы мұрағаттық құжаттардың мерзімі біткен жағдайда оның нөмірі басқа мұрағат қорына берілмейді.

301. Мұрағатқа сақтауға келісім шарт бойынша қабылданған меншік иесіндегі және заң негізінде мемлекет меншігіне өткен Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, мұрағаттың басқа құжаттарымен бірдей тіркелінеді. Есепке алу құжаттарында және сақтау бірліктері, есепке алу бірліктерінің мұрағаттық шифрында «Ш» көрсеткіші сызылып тасталады, қор тізімінің «Ескерту» бағанында осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес мәліметтер жазылады.

302. Белгіленген ереже бойынша Ұлттық мұрағат қорының құрамына енбеген мұрағаттық құжаттар, сонымен қатар мұрағатқа сақтауға алынған жеке құрам бойынша құжаттар Ұлттық мұрағат қоры құжаттарынан бөлек есепке алынады. Оларды есепке алу үшін жеке қор тізімі, құжаттардың келіп түскенін тіркейтін кітапша, қор парағы және басқа да есепке алу құжаттары осы Қағидалардың 36-38-қосымшаларына сәйкес жүргізіледі.