Мұрағаттық құжаттарды есепке алу тәртібі

268. Мұрағатқа келіп түскен мұрағаттық құжаттарды есепке алу төмендегілер негізінде жүзеге асырылады:

1) құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру актісі осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес;

2) жеке тектік мұрағаттық құжаттарды сақтауға қабылдау актісі осы Қағидалардың 14-қосымшасына сәйкес.

Мұрағаттық құжаттар осы Қағидалардың 274-тармағында көрсетілгендей мұрағатта жүргізілген жеке жұмыс түрінің қорытындысы бойынша да есепке алынады.

269. Мұрағатқа қабылданған барлық мұрағаттық құжаттар қабылданған құжаттарды есепке алу кітапшасына енгізіледі. Мұрағатқа бірінші рет қабылданған мұрағат қорын, біріккен мұрағат қоры, мұрағаттық коллекциялар қор тізіміне осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес енгізіледі, оған қор парағы осы Қағидалардың 38-қосымшасына сәйкес толтырылады, қор парағы бойынша карточка және қор ісі жүргізіледі. Дыбыс-бейнелік құжаттардың қор жинағы ұйымдастырылмаған жағдайда кинофотобейнеқұжаттарға осы Қағидалардың 39-қосымшасына сәйкес және фоноқұжаттарға осы Қағидалардың 40-қосымшасына сәйкес есепке алу парақтары толтырылады. Бірінші қабылданған істер, құжаттар тізімдемесі істер, құжаттар тізімдемесінің тізіліміне осы Қағидалардың 41-қосымшасына сәйкес есепке алынады.

Тиісті есепке алу мәліметтері белгіленген тәртіппен ДБ-да есепке алынады.

270. Мұрағаттан мұрағаттық құжаттарды шығарып тастау мыналар негізінде:

1) сақтауға жатпайтын құжаттарды жоюға бөлу туралы акт осы Қағидалардың 12-қосымшасына сәйкес;

2) құжаттардың қайта қалпына келмейтіндей етіп зақымданғаны туралы акт осы Қағидалардың 11-қосымшасына сәйкес;

3) құжаттарды сақтауға қабылдау-тапсыру туралы акт осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес,

4) іздеуі аяқталған, жолымен, құжаттың табылмағандығы туралы акт осы Қағидалардың 29-қосымшасына сәйкес;

5) мұрағаттық құжаттарды иесіне қайтару актісі осы Қағидалардың
15-қосымшасына сәйкес;

6) сақтау бірліктерінің, құжаттардың түпнұсқасын шығару туралы акт осы Қағидалардың 53-қосымшасына сәйкес жүзеге асырылады.

Мұрағаттық құжаттар мұрағатта жүргізілген жұмыстардың жекелеген түрлерін жүргізу нәтижесінде де осы Қағидалардың 274-тармағында көзделген есептен алынады.

271. Қажетті өзгерістер мұрағаттың негізгі (міндетті) және қосалқы есепке алу құжаттарына енгізіледі. Бұл ретте:

1) барлық құжаттар, істер тізімдемесінің мұрағаттық құжаттары шығарылып қалғанда, олардың нөмірі басқа құжаттар, істер тізімдемесіне берілмей бос қалады;

2) тізімдеме тізілімінде тиісті белгі жасалады;

3) мұрағаттық қордың қор тізімінен шығып қалғанда осы Қағидалардың 37-қосымшасына сәйкес «Шығу белгісі» бөлігіне шыққандығы туралы белгі қойылады, мұрағат қорының қайда шығарылғандығы, ненің негізінде шығарылғандығы туралы акт көрсетіледі.

272. Мұрағаттық қор бір мұрағаттан екінші мұрағатқа берілген жағдайда құжаттар, істер тізімдемесінің және қор ісінің 3 данасы беріледі. Құжаттар, істер тізімдемесінің көшірмесі тапсырушыда қалады және құжаттарды қабылдау-тапсыру актісіне қосымша ретінде тапсырушы мұрағаттың мұрағат қорына осы Қағидалардың 13-қосымшасына сәйкес қосылады.

273. Мұрағат қорының барлық құжаттары жоюға бөлінген жағдайда құжаттар, істер тізімдемесінің және қор парағының бір данасы қор ісіне орналастырылады. Қор ісі мұрағаттың мұрағат қорына қосылады.

274. Мұрағаттағы мұрағат құжаттарының саны мыналар нәтижесінде:

1) есепке алу құжаттарын салыстырудың нәтижесінде, егер сақтаудағы мұрағаттық құжаттарды санау кезінде қателер анықталған болса;

2) мұрағаттық құжаттардың бар болуын және жай-күйін тексеру барысында есепке алынбай қалған сақтау бірліктері/есепке алу бірліктері болған жағдайда;

3) мұрағаттық құжаттарды қайта өңдеуден өткізу кезінде бір іс бірнеше істерге бөлінген жағдайда;

4) мұрағаттық құжаттарды бейнелеу, құжаттар, істер тізімдемесін қайта жасау барысында сақтау бірліктерінің/есепке алу бірліктерінің бірігуі немесе бөлектенуі мүмкін жағдайда өзгереді.

275. Көрсетілген жұмыстардың нәтижесі бойынша есепке алу құжаттары мен ДБ-на өзгеріс енгізу үшін негіз мыналар:

1) осы Қағидалардың 20-қосымшасына сәйкес есепке алу құжаттарындағы техникалық қателіктер туралы акт;

2) осы Қағидалардың 21-қосымшасына сәйкес белгілі бір мұрағатқа, мұрағаттық қорға жатпайтын, ескерілмеген және тағы басқа құжаттар табылғандығы туралы акт;

3) осы Қағидалардың 54-қосымшасына сәйкес іске жаңа құжаттың қосылғандығы туралы, істердің бөлінгендігі, біріккендігі туралы акт;

4) осы Қағидалардың 55-қосымшасына сәйкес құжаттарды сипаттау, тізімдемені қайта жасау туралы акт болып табылады.