Слайды с диаграммами

• Опускайте лишние подробности. Оставьте только цифры, необходимые для передачи сути вашего сообщения.

• Убедитесь, что масштаб соответствует отображаемым числам. Если, кпримеру, линия на графике отображает числа в диапазоне от 1 до 10, не стоит выбирать масштаб от 0 до 100.

• Округлите числа до двух знаков после запятой, т.е. число 3,45678 должно быть представлено как 3,46.

ЛИНЕЙНАЯ ДИАГРАММА

--- Юг • • • Восток ▪▪▪ Запад

Ниже рассматривается пять основных типов диаграмм.

1. Линейные диаграммы: наиболее удобны для изображения:

• Изменений во времени, например, поквартальный уровень продаж раз­личных подразделений компании, как изображено на рисунке внизу.

• Тенденций.

• Большого количества информационных точек.

• Данных как потока, а не последовательности состояний.

При составлении линейных диаграмм примите во внимание следую­щие рекомендации:

• На одной диаграмме не должно быть больше 4 линий.

• Используя цвет для выделения различных линий, будьте последова­тельны. Никогда не позволяйте себе менять цвета в процессе выступ­ления, например, отображать цифры продаж на одной диаграмме красным цветом, а на другой — синим.

• Удостоверьтесь, что линии на диаграмме легко отличить друг от друга.

• Линии, отображающие тенденции развития, должны быть толще осей.

• Оси должны быть толще линий сетки.

2. Гистограммы: используются для отображения относительных вели­чин, например, поквартальный рост продаж компании, как изображено на рисунке внизу. Гистограммы удобно использовать для отображения статистических данных — достаточно одного взгляда, чтобы понять их.

ГИСТОГРАММА

1-й квартал 2-й квартал 3-й квартал 4-й квартал

При составлении гистограмм примите во внимание следующие рекомендации:

• Цвета столбцов должны быть легко различимы. Используйте один тот же цвет для отображения определенного набора данных во все гистограммах.

• Используйте разные цвета для разграничения положительных и отрицательных величин.

• Ограничьтесь четырьмя столбиками на группу и четырьмя сегментами в столбике. Если необходимо указать точные величины, поместите внутри или сверху столбика.

• Никогда не используйте более длинные столбцы для отображения мень­ших по значению величин, поскольку люди обычно ассоциируют длину с количеством. Если, например, вы хотите сравнить уровень преступно­сти в различных городах, то выбор наибольшего столбца для отражения наименьшего уровня преступности дезориентирует слушателей.

• Все надписи должны быть горизонтальными, чтобы их было легко чи­тать.

1. Комбинированные двухмерные гистограммы: используются для ото­бражения общих количеств, а не различий между блоками данных.

КОМБИНИРОВАННАЯ ДВУХМЕРНАЯ ГИСТОГРАММА

1-и квартал 2-й квартал 3-й квартал 4-й квартал

При составлении комбинированных двухмерных гистограмм примите во внимание следующие рекомендации:

• На перекрывающихся диаграммах блоки данных с наибольшими зна­чениями изображаются на заднем плане. При многоярусных диаграм­мах следует помнить, что порядок отображения данных влияет на внешний вид диаграммы и ее смысл.

• Блоки данных, которые вы хотите выделить, помещайте в нижней час­ти диаграммы.

1. Секторные диаграммы: используются для привлечения внимания к отдельным блокам данных при помощи цвета или, для большего эффекта, отделением секторов, как изображено на рисунке внизу.

ПРЕДПОЧИТАЕМАЯ НАЧИНКА ДЛЯ ПИРОГА

Франция

Германия

США

Великобритания

Слива

При составлении секторных диаграмм примите во внимание следую­щие рекомендации:

• Используйте не более шести секторов. Самый важный сектор помести­те в верхний правый квадрант или расположите сектора по часовой стрелке в порядке убывания.

• Выделите определенный сектор, отделив его от остальных, как изобра­жено на приведенном выше рисунке.

5. Структурные диаграммы: используются для отображения реляционных структур, таких, как структура корпорации или номенклатура продукции.

При составлении структурных диаграмм примите во внимание следую­щие рекомендации:

• Не помещайте слишком большое количество информации на одну диаграмму.

• Если количество уровней связи больше пяти, используйте отдельные диаграммы.

• Для каждого уровня используется свой цвет — так иерархия легче вос­принимается.

Шесть советов правильного выбора цвета

1. Чем проще, тем лучше! Для слайдов с ключевыми пунктами используйте не бо­лее трех цветов: один для фона, один для заголовков и выделения, один для текста. Дополнительные цвета вводятся только то­гда, когда в слайде присутствует логотип компании или иллюстративные вставки.

2. В диаграммах используйте не более четырех цветов.

3. Будьте последовательны в своем вы­боре цвета.

4. Убедитесь, что цвета хорошо различимы. Для текста и фона выби­райте контрастные цвета.

5. На 35 мм слайдах легче читается и лучше смотрится светлый текст на темном фоне. Для диапозитивов и брошюр используйте темный текст на светлом фоне.

6. Для фона выбираются более холодные тона (например, синий или зеленый), а для выделения деталей — более теплые (например, красный и желтый).

Семь советов по выбору шрифта

1. Шрифты без засечек, такие, как Helvetica, легче читать с большого расстояния.

2. Шрифты с засечками, например, семейство шрифтов Times, больше подходят для плотного текста) как в брошюрах.

3. Избегайте витиеватых шрифтов вроде Gothic Script и Letter Gothic, которые выглядят претенциозно и плохо читаются с большого расстояния.

4. Нельзя смешивать шрифты на отдельных диаграммах, а также ме­нять их от диаграммы к диаграмме, поскольку это создает неразбериху и отвлекает внимание от сообщения.

5. Для выделения текста используйте жирный шрифт, курсив или под­черкнутый шрифт того же типа. Однако при этом нужно соблюдать уме­ренность и последовательность.

6. Убедитесь, что текст четко различим при освещении, в котором бу­дет демонстрироваться слайд.

7. Не злоупотребляйте прописными буквами, поскольку текст, состоя­щий из одних прописных букв, читать труднее, чем обычный.

ПРОВЕРЬТЕ ПОМЕЩЕНИЕ, В КОТОРОМ ВЫ БУДЕТЕ ВЫСТУПАТЬ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

Если вам предстоит выступать в незнакомой обстановке, необходимо провести предварительную проверку, чтобы все прошло гладко. Чем важнее ваше выступление, тем важнее, чтобы все эти действия были проделаны заранее.