Актуализация

Результат деятельности предприятия в условиях рынка во многом за-

висит от влияния различных факторов, значения которых трудно, а порой

невозможно предсказать на стадии планирования. Наиболее эффективным

является использование в условиях неопределенности сценарного подхода.

Выбранный сценарий развития проекта строится на предположениях, но

реальная жизнь всегда вносит свои коррективы и поэтому ни один, даже

очень детально проработанный проект не может быть реализован в соот-

ветствии с ранее разработанным планом.

Таким образом, для эффективного управления процессом реализации

проекта необходимо обеспечить ''обратную связь''. Для принятия решений

управляющий должен иметь возможность регулярно и своевременно полу-

чать актуальную информацию о состоянии проекта. Процедура актуализа-

ции данных должна производиться куратором проекта не реже одного раза

в месяц, соответственно шаг планирования в системе должен соответство-

вать шагу контроля и не может быть более 1 месяца.

Раздел «Актуализация» предназначен для осуществления контроля

за ходом выполнения проекта. Здесь можно ввести актуальные данные о

фактических поступлениях и выплатах, просмотреть актуализированный

отчет о движении денежных средств и получить отчет о рассогласовании

планируемых и фактических денежных потоков. Актуализация данных

может быть осуществлена двумя способами: детальная актуализация и ак-

туализация Cash Flow.

Первый способ — детальная актуализация, обычно используется

управляющим проектом или предприятием, реализующим проект. В этом

случае актуальные данные вводятся в диалоге «Актуализация». Первый

92

способ позволяет произвести детальный анализ причин, определяющих те-

кущее состояние проекта.

Второй способ в основном используется инвесторами, кредиторами

или управляющими холдинга. Несмотря на то, что в этом случае актуаль-

ная информация ограничена фактическим отчетом о движении денежных

средств, ее вполне достаточно для принятия решения о финансировании

проекта. Процедуры актуализации данных во втором случае осуществля-

ются при помощи диалога «Актуализация/ Актуализированное Cash Flow ''.

Диалог «Актуализация» содержит двенадцать карточек (выберите на-

пример «Сбыт»), в которые вводятся данные о выплаченных и поступив-

ших денежных средствах. Форма карточек одинакова. В верхней части со-

держится список источников поступлений или выплат, описанных в проек-

те, в нижней части представлена таблица, предназначенная для ввода пла-

тежей.

В поле с прокруткой, расположенном над таблицей, необходимо ука-

зать период (наберите, например, 12), за который вводятся фактические

данные. Введите следующих фактических данных:

Рис. 27. Диалог «Актуализация»

После завершения ввода фактических данных нажмите кнопку «ОК» и

выполните расчет проекта. После этого можно ознакомиться с содержани-

ем актуализированного отчета «Кэш-фло», нажатием одноименной кнопки.

93

При формировании отчета «Актуализированный Кэш-фло» программа

использует данные, введенные в диалоге «Актуализация». Если актуаль-

ные данные за какой-либо период не введены, то программа принимает в

расчет планируемые платежи. Поэтому в диалоге «Актуализация» можно

вводить только те платежи, которые отклоняются от планируемых.

Фактические данные можно вводить не только в диалоге «Актуализа-

ция», но и непосредственно в таблицу «Актуализированный Кэш-фло».

Этот вариант может оказаться более удобным, если в процессе контроля

над проектом используются укрупненные данные.

Для ввода актуальных данных в таблицу «Кэш-фло» (второй способ)

необходимо указать период актуализации в поле с прокруткой верхней

части таблицы. После определения этого периода, таблица разграничива-

ется вертикальной линией, отделяющей указанное число месяцев в левой

части таблицы. Правая часть таблицы содержит планируемые данные, не

доступные для редактирования. Слева можно вводить фактические суммы

выплат и поступлений.

При выборе для ввода актуализированных данных одного из описан-

ных способов, применение другого исключается. В случае ввода данных в

таблицу «Актуализированный Кэш-фло», данные, введенные в диалоге

«Актуализация», не используются при расчете.

В таблице «Актуализированный Кэш-фло» вводим: период актуализа-

ции до 3 месяцев; в периоде ХХ.01.2001: Поступления от продаж — 25 000

000; Затраты на материалы и комплектующие — 20 000 000; для периодов

ХХ.01.2001, ХХ.02.2001, ХХ.03.2001: Затраты на сдельную заработную

плату — 30 000, 20 000, 20 000 соответственно.

Перед проведением расчета проекта таблицу «Актуализированный

Кэш-фло» следует закрыть. В противном случае программа выдает сооб-

щение о том, что проект заблокирован и прерывает расчет.

Выполните расчет проекта. Для анализа соответствия фактических и

планируемых

денежных

потоков

используется

отчет

«Актуализа-

ция/Рассогласование Cash Flow». В этом отчете представлены суммы рас-

согласования поступлений и выплат в каждый период времени. Красным

цветом показаны суммы дефицита поступлений или превышения издер-

жек. Черный цвет обозначает сверхплановые поступления или экономию

расходов.