Расчет за обслуживание. Организация банкета

Организация банкета включает прием и оформление заказа, подготовку банкета к обслуживанию и самообслуживание. Заказы на обслуживание свадеб принимает директор, метрдотель или администратор. При оформлении заказа метрдотель должен согласовать с заказчиком дату обслуживания торжества, количество участников, вид обслуживания, повод для устройства банкета, место проведения (наименование или номер зала), время начала и окончания обслуживания, примерное меню и общую сумму денег, ассигнованных на проведение банкета. При приеме заказа устроителю предлагают познакомиться с помещением для банкета, расстановкой столов, размещением гостей, оформлением зала. Необходимо заранее обговорить такие вопросы как, будут ли молодые встречать гостей или приедут позже ко времени приглашения гостей к столу, когда подавать шампанское, определить место для подарков, цветов, установить время перерыва для танцев, согласовать с заказчиком, как расставить столы и рассадить гостей. Работник, принимающий заказ, знакомит заказчика с правилами работы предприятия, порядком обслуживания, а также с порядком возмещения возможных убытков по вине заказчика и гостей.

Меню банкета составляется по желанию заказчиков, в зависимости от возможностей предприятия. После согласования меню заказчик вносит 50 % стоимости заказа, кассир выписывает приходной кассовый ордер и квитанцию к нему, которая вручается заказчику. Заказ регистрируется в специальной Книге учета заказов. В книге должны быть фамилия, номер телефона и домашний адрес заказчика.

В ресторанах, где празднуются свадьбы, рекомендуется иметь отпечатанные типографским шрифтом (способом) красиво оформленные бланки приглашений. Их вручают заказчику (для каждого гостя) после того, как будет принят заказ.

Более подробно согласование меню и уточнение остальных вопросов делают за 2-3 дня до банкета. Для того, чтобы разнообразить меню, на каждого участника банкета целесообразно рекомендовать полпорции каждой закуски. Характерной особенностью свадебного банкета является его продолжительность по времени (5-6 ч), поэтому в меню рекомендуется включать разнообразный ассортимент холодных закусок, солений, маринадов, напитков, кондитерских изделий, фруктов. Кроме холодных закусок и блюд, в меню включают одно, а иногда и два горячих блюда. Время подачи горячих блюд заранее согласовывают с заказчиком.

Метрдотелем составляется и оформляется Заказ-счет. Заказ-счет выписывается в пяти экземплярах, утверждается руководителем предприятия и передается кассиру. Касса принимает от заказчика доплату за заказ (на основании приходного кассового ордера), заверяет Заказ-счет своей подписью и ставит штамп "оплачено". Первый экземпляр Заказа-счета передается заказчику, второй остается у кассира, потом он передается в бухгалтерию вместе с кассовым счетом, а третий, четвертый и пятый направляются соответственно бригадиру официантов, который будет проводить обслуживание банкета, на кухню и в буфет. Четвертый и пятый экземпляры счета-заказа после выполнения заказа сдаются в бухгалтерию.

После этого определяется количество и ассортимент посуды, приборов, столового белья для сервировки стола. Заявка на эти предметы заблаговременно передается в сервизную. Количество и ассортимент холодных закусок зависят от числа участников банкета, размера банкетного стола и количества заказанных порций закусок.

Метрдотель заранее выделяет группы официантов для обслуживания, сервировки и оформления банкетных столов, подготовки аперитива, сервировки кофейных столов, получения и подготовки буфетной продукции.

Практика показывает, что при длительности банкета более 50 - 60 мин быстроту обслуживания можно обеспечить из следующего расчета: для обслуживания 12-16 гостей требуются три официанта, причем двое из них обеспечивают подачу блюд, а один - напитков для всех гостей. По другому варианту определенное число гостей обслуживает один официант, обеспечивающий подачу блюд и напитков. Для обслуживания нашего банкета нам потребуется около 24 официантов.

Обязанность метрдотеля - проинструктировать официантов о том, кто и в честь кого или какого события устраивает банкет. В тот день, когда проводится банкет, он собирает официантов и объявляет им время начала банкета, численность и примерный состав его участников (национальность, пол, возраст). Далее метрдотель знакомит официантов с разработанным им планом обслуживания столов, числом гостей за каждым из них и планом размещения участников банкета за столами. Кроме того, он сообщает им меню блюд и напитков, особенности сервировки банкетных столов.

Кроме банкетных столов, которые являются основными, у стен, в углах, у колонн зала или в смежном помещении устанавливают подсобные столы или серванты. Они служат для размещения предметов сервировки и напитков. Число столов зависит от площади и конфигурации зала, а также от нормы: один подсобный стол или сервант для обслуживания 12-15 гостей. Для запаса официант должен хранить в подсобном столе не менее 25 % от общего количества гостей столового белья, приборов и посуды.