IV. Порядок выдачи, учета и хранения свидетельства

1. Свидетельство выдается супругу(е), близким родственникам, а при их отсутствии - иным родственникам, законному представителю умершего или иному лицу, взявшим на себя организацию погребения в случае отсутствия членов семьи и близких родственников умершего, при предъявлении ими паспорта; свидетельство выдается не позднее одних суток после патологоанатомического вскрытия или после установления причины смерти - оформления заключительного клинического диагноза, если вскрытие не проводилось (в соответствии с Законом РФ «О погребении и похоронном деле»).

2. В случае смерти в ЛПУ выдача трупа без свидетельства запрещается (за исключением передачи трупа на патологоанатомическое вскрытие в патологоанатомическое отделение другого ЛПУ, на судебно-медицинскую экспертизу).

3. Когда захоронение умершего(ей) производится ЛПУ, для невостребованных тел умерших, по согласованию с правоохранительными органами, в ЛПУ заполняется свидетельство и представляется по истечению срока - 14 суток в орган ЗАГС для государственной регистрации (если иное не предписано правоохранительными органами).

4. Если тело умершего доставлено в патологоанатомическое отделение ЛПУ для производства патологоанатомического вскрытия, решения вопроса о его производстве или на сохранение до дня похорон (в соответствии с нормативными документами Департамента по раскреплению стационарных ЛПУ к ПАО), то свидетельство оформляется персоналом данного патологоанатомического отделения и выдается данным, ЛПУ, если тело не передается далее на судебно-медицинскую экспертизу или в специализированное патологоанатомическое отделение другого ЛПУ в соответствии с распорядительными документами Департамента.

5. Свидетельство может выдаваться с пометкой «окончательное», «предварительное», «взамен предварительного» или «взамен окончательного» (см. п. 4 ч. II данной Инструкции).

6. Запрещается оформление свидетельства заочно, без личного установления врачом факта смерти.

Свидетельство может быть заполнено врачом амбулаторно-поликлинического учреждения, установившим смерть (по согласованию с правоохранительными органами) при отсутствии подозрения на насильственную смерть только на основании осмотра трупа, если умерший(ая) наблюдался(ась), лечился(ась) по поводу известного заболевания.

7. Свидетельство подписывает главный врач ЛПУ (его заместитель) или дежурный администратор. Приказом главного врача стационарных ЛПУ эта функция может быть делегирована заведующему патологоанатомическим отделением; заверяется свидетельство круглой печатью ЛПУ.

8. Бланки свидетельств относятся к разряду бланков строгой отчетности. Приказом главного врача ЛПУ назначается лицо, персонально ответственное за учет, хранение и использование бланков свидетельства.

Бланки свидетельств, брошюруются в книжки по 20 экз., прошиваются, скрепляются подписью главного врача ЛПУ или его заместителя и опечатываются. Они хранятся в патологоанатомическом отделении, а в ЛПУ, не имеющих своего патологоанатомического отделения, — в установленном приказом руководителя учреждения месте (в надежно запираемом и опечатываемом шкафу или сейфе). Корешки бланков выданных свидетельств, записи в которых должны полностью совпадать с записями, сделанными в соответствующих пунктах свидетельства, хранятся там же.

Учет выдачи свидетельств производится в специальном журнале «Журнал учета выдачи бланков «Медицинского свидетельства о смерти». Листки журналов прошиваются и опечатываются. Эти журналы хранятся вместе со сброшюрованными бланками свидетельств и корешками бланков выданных свидетельств в патологоанатомическом отделении, а в ЛПУ, не имеющих своего патологоанатомического отделения, - в установленном приказом руководителя учреждения месте (в надежно запираемом и опечатываемом шкафу или сейфе). В патологоанатомическом отделении журнал заполняется врачом-патологоанатомом и сотрудником патологоанатомического отделения, персонально ответственным за учет, хранение и использование бланков свидетельств, назначенным приказом главного врача ЛПУ. Журнал содержит графы: 1) Дата, время, 2) Количество полученных чистых бланков и их №№ (от № - до №), 3) Подпись в получении (сотрудника патологоанатомического отделения, персонально ответственного за учет, хранение и использование бланков свидетельств, назначенного приказом главного врача ЛПУ), 4) № использованного бланка, 5) Ф.И.О. и подпись врача-патологоанатома, подпись лица, персонально ответственного за учет, хранение и использование бланков.

Корешки бланков свидетельств о смерти и журнал их учета хранятся 5 лет после календарного года, в котором выдано свидетельство, после чего списываются и уничтожаются комиссионно, с составлением акта в соответствии с действующими нормативными документами.

В ЛПУ, не имеющих патологоанатомического отделения, в выходные и праздничные дни бланки свидетельств (в сброшюрованном виде) выдаются дежурному администратору под роспись в журнале их учета с указанием количества бланков и их номеров.

Проверка соблюдения правил оформления, выдачи и хранения бланков свидетельств, журнала их учета производится не реже одного раза в 6 месяцев комиссией, назначаемой главным врачом ЛПУ, результаты вносятся в журнал учета бланков свидетельств. В случае обнаружения нарушений комиссия производит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения главного врача ЛПУ для принятия соответствующих мер.

9. Проставление серии и номера бланка свидетельства осуществляется только изготовителем бланков. Дублирование серии и номера на бланках свидетельств, их самостоятельное изготовление - не допускаются. ЛПУ заказывает необходимое количество бланков свидетельств в ГУП «Мосмедкомплект».

При изготовлении бланков свидетельства необходимо использовать Общероссийский классификатор административно-территориальных объектов (ОКАТО), разработанный в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003г. № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, № 46, ст. 4472; 2005, № 33, ст. 3423; 2006, № 48, ст. 5084).

В качестве начальных цифр серии бланков свидетельств должен использоваться первый уровень классификации ОКАТО, который включает две цифры для субъектов Российской Федерации: республики, края, области, города федерального значения, автономной области и пять цифр - для автономных округов.

Нумерация бланков свидетельств сквозная, количество знаков в номере документа должно удовлетворять имеющуюся потребность в бланках в пределах субъекта Российской Федерации.

На бланке свидетельства должны быть указаны сведения об изготовителе (сокращенное наименование, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж). При изготовлении бланка допускается вносить в него изменения, касающиеся расширения (сужения) граф с учетом текста.

10. Неправильно заполненные экземпляры бланков свидетельств и соответствующие корешки к ним перечеркиваются, делается запись «испорчено», и они остаются в книжке бланков.

11. В случае утери свидетельства лицом, его получившим, на основании его письменного заявления и письменного разрешения правоохранительных органов, составляется новое свидетельство с пометкой в правом верхнем углу "дубликат" на основании находящихся на хранении корешка бланка ранее выданного свидетельства и другой медицинской документации. Письменное заявление данного лица и письменное разрешение правоохранительных органов хранятся в патологоанатомическом отделении (или в ЛПУ, которое выдало ранее свидетельство) и могут быть уничтожены только через 5 календарных лет с момента выдачи дубликата свидетельства, вместе с соответствующим корешком свидетельства.

12. Разглашение сведений о результатах патологоанатомического вскрытия без согласия родственников умершего(ей) является нарушением врачебной тайны и предусматривает ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.

13. Организация контроля правильности заполнения свидетельств, кодирования и выбора первоначальной причины смерти обеспечивается на трех уровнях: 1) в медицинском учреждении - ЛПУ,

2) в органах управления здравоохранением - Управлениях здравоохранения административных округов,

3) на уровне субъекта Российской Федерации - Бюро медицинской статистики Департамента здравоохранения города Москвы.

Главный врач ЛПУ организует первичный контроль за выдаваемыми свидетельствами, своевременностью их заполнения и представления в органы ЗАГС для государственной регистрации смерти (в том числе для невостребованных тел умерших).

Врач подразделения медицинской статистики, ответственный за проверку правильности заполнения свидетельств, кодирования и выбора первоначальной причины смерти, в случае обнаружения неправильного заполнения свидетельства, уточняет содержащиеся в свидетельстве сведения у врача, выдавшего его, и по данным первичной медицинской документации участвует в составлении правильно заполненного свидетельства; обеспечивает разбор неправильно заполненных свидетельств в соответствующих ЛПУ.

Выборочный ежеквартальный контроль правильности заполнения учетной формы №106/у-08 и №106-2/у-08 в Мосгоркомстате приказом Департамента здравоохранения г.Москвы от 17.02.2009г. № 141 возложен на Главного врача Бюро медицинской статистики Департамента Жук Л.Г.

14. Сведения о выдаче свидетельства (дата выдачи, номер, серия и причина смерти, код по МКБ-10) должны быть указаны в первичной медицинской документации (например, после проведения патологоанатомического вскрытия — в его протоколе).