Главная Случайная страница


Полезное:

Как сделать разговор полезным и приятным Как сделать объемную звезду своими руками Как сделать то, что делать не хочется? Как сделать погремушку Как сделать неотразимый комплимент Как противостоять манипуляциям мужчин? Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами Как сделать идею коммерческой Как сделать хорошую растяжку ног? Как сделать наш разум здоровым? Как сделать, чтобы люди обманывали меньше Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили? Как сделать лучше себе и другим людям Как сделать свидание интересным?

Категории:

АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника







Классификация деловой документации





Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следую­щим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложнос­ти, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юри­дической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, харак­теру содержания.

По видам деятельности(или назначению) документы подраз­деляются на научно-технические, конструкторские, технологи­ческие, проектно-сметные, нормативные, управленческие (организационно-распорядительные), по личному составу, пла­новые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгал­терскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованиюсуществует множество разновидностей до­кументов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, черте­жи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объясни­тельные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анке­ты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свиде­тельства и т. д. и т. п.

По способу фиксации информациидокументы бывают: пись­менные (рукописные, машинописные, типографские, подготов­ленные на множительных аппаратах, электронные), графичес­кие и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составлениядокументы подразделяются на доку­менты, используемые для решения внешних и внутренних воп­росов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) кор­респонденцию.

По степени сложностидокументы классифицируют на про­стые и сложные. Простые — это документы, в которых рассмат­ривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласностиразличают документы открытые (несек­ретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для слу­жебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По юридической силедокументы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнениядокументы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сро­ком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовкидокументы подразделяются на чер­новики и подлинники (оригиналы). Черновик — документ, под­готовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, вы­писки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом вос­произведение подлинника. Отпуск — копия документа, остаю­щаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имею­щий одинаковую силу с подлинником.

По происхождениюдокументы классифицируют на служеб­ные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и лич­ные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранениядокументы делятся на документы посто­янного и документы временного хранения. Документы времен­ного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательностидокументы бывают информацион­ные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификацииразличают документы индивидуаль­ные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифи­цированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специ­фическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформ­лении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например приказы по приему, переводу и увольнению персонала и др. документы.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная ин­формация размещается в заголовках граф и боковике (заголов­ки строк), а переменная (в цифровом или словесном выраже­нии) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информа­ционной емкостью, позволяет строго классифицировать и ко­дировать информацию и легко суммировать аналогичные дан­ные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления доку­ментов по аналогии.

По характеру содержаниядокументы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, ко­торая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудниче­ство и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, до­говоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, арен­ды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.

 

 








Date: 2015-09-18; view: 1356; Нарушение авторских прав

mydocx.ru - 2015-2017 year. (0.005 sec.) - Пожаловаться на публикацию