Інформація як організаційний ресурс та умова розвитку організації. Показники стану інформації в організаціях та фактори ефективного інформування їх членів

Недосконалість системи інформаційного обігу вважається одним із прикладів патології організації. Тому оптимізація інформаційно-комунікативних процесів стає важливим завданням керівництва організацій. Інформація в організації - це дані, які зібрані та систематизовані у придатній для використання формі; вони здатні нагромаджуватися, поділятися, оновлюватися. Останнім часом інформацію все частіше розглядають як один із видів організаційних ресурсів - поряд з такими, як обладнання, матеріали, кадри, фінанси та ін. Інформація як організаційний ресурс існує у вигляді певних знань, результатів науково-дослідних та проектно-конструкторських робіт, результатів конкретно-соціологічних досліджень, узагальнених рядів показників, нормативів, норм, рекомендацій тощо.

Практично-перетворююча діяльність організацій забезпечується різними видами інформації: управлінською, соціальною, виробничою, технологічною, технічною тощо. Інформацію в організації умовно можна розділити:

· за роллю в управлінні (стратегічна інформація і оперативна);

· обсягом (релевантна, плутаюча, бюрократична); сферами (соціальна, економічна, технічна, управлінська, виробнича, ринкова);

· за носіями (фіксована і нефіксована); споживачами (інформація для індивідуального і колективного використання).

Встановлення монополії на різні види інформації - одна з характерних рис процесу бюрократизації організації.

В умовах ринкового господарства важливою властивістю інформаційної діяльності є її ринковий характер, прояв якого двоякий. З одного боку, між самими постачальниками інформаційних продуктів та послуг (інформаційними фірмами) спостерiгаються як конкуренція, так і кооперація (утворюються спільні продукти, сітки загального користування). З iншого боку, останнім часом деякі компанії роблять спроби утворити "внутрішній ринок" інформації. Вони розглядають інформацію, системи обліку та оцінки в самій організації як товар, що має не тільки цінність, але й вартість. Такий порядок змушує персонал зважено ставитися до інформації, адже остання не є безкоштовною, організація сплачує за її одержання, обробку, збереження.

Загальний обсяг інформації, що необхідна для функціонування та розвитку організації, залежить насамперед від таких параметрів:

1. кількості типів продукції, яка виготовляється (відомо, що спеціалізована компанія потребує меншого обсягу виробничої та ринкової інформації, ніж діверсифікована);

2. кількості структурних підрозділів організації;

3. масштабів змін, що вносяться у структуру організації, у виробничий процес з метою підвищення ефективності діяльності організації.

До особливостей інформації як організаційного ресурсу відносяться такі.

1. Інформація від інших видів організаційних ресурсів відрізняється тим, що при використанні вона не зникає, а лише змінює свою корисність. Вона подільна, тиражується, здатна до збільшення, не може існувати без матеріального носія, взагалі є унікальною. В той же час інформація має багато спільних рис з іншими ресурсами (вартість, транспортованість, життєвий цикл, обмеженість, змістовність). Тому потребу в інформації, так само як і в інших видах ресурсів, можна планувати, а витрати на її придбання та ефективність її використання можуть бути економічно оцінені.

2. Функціонування інформації в організації здійснюється через різні канали та за допомогою різних засобів її розповсюдження. Повне і безперешкодне циркулювання інформації є найкращим засобом проти антисистемних тенденцій та дезорганізуючих явищ.

3. Iнформація, котра функціонує в організації, включає також суб'єктивні моменти (оцінки, думки, настрої тощо).

4. Iнформація, яка функціонує в організації, може включати неадекватні, неповні, перекручені дані про дійсність, що може пов'язуватися з чутками, стереотипами, забобонами.

5. Достатня iнформованість є необхідною умовою участі персоналу у справах організації. Інформованість про справи організації можна розглядати в двох аспектах: як засіб підвищення ідентифікації працівників з цілями підприємства, а також як вираз ступеня ідентифікації (адже настанова працюючих зумовлює відбір інформації, впливає на засвоєння відповідних відомостей).

Стан пошуку i використання інформації в організації є системним явищем, що має конкретно-історичний характер, і оцінювати його системою показників. До останніх нами віднесені такі:

· інформаційна насиченість організації та окремих її підрозділів;

· інформованість різних груп; мотиви звертання до інформації членів організації;

· їх інформаційні потреби; інформаційна повага;

· джерела інформації, якими користуються члени організації;

· їх інформаційна активність;

· інформаційна культура;

· ціна та цінність інформації в організації.

При цьому інформаційну насиченість організації можуть характеризувати такі ознаки: об'єктивна і суб'єктивна цінність інформації; повнота, правдивість інформації, міра довіри до неї членів організації; зрозумілість і доступність інформації; новизна та оригінальність знань, повідомлень, даних, якими користується організація та її члени; ефективність каналів передачі інформації; мiсткiсть інформаційного обладнання.