Вопрос 2 – Порядок составления, обработки и проверки документов

Составление документов осуществляется в различных структурных подразделениях предприятия согласно графику документооборота. При составлении документа необходимо соблюдать следующие требования:

1. Все указанные в документе реквизиты должны быть заполнены.

2. Записи должны быть четкими, разборчивыми, на государственном языке.

3. Документы заполняются только чернилами.

4. В документах не допускаются ошибки, особенно в количестве, сумме, дате и т.д.

После составления документов они подвергаются обработке.

Существуют следующие виды обработки документов:

1. Группировка.

2. Таксировка (умножение количества на цену).

3. Расценка.

4. Контировка.

5. Включение в учетные регистры.

Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы для подсчета итогов по каждой группе и для составления бухгалтерской записи.

Таксировка документов состоит в том, что в документах проверяют указанную сумму путем умножения количества на цену или же расчет примы в документах при ее отсутствии.

Расценка документов – это расчет цены в документах, если она отсутствует.

Контировка документов состоит в указании в них корреспондирующих счетов. В некоторых документах для этого предусмотрены графы, если же нет таких граф, то корреспонденция счетов указывается на свободном месте в документе.

Включение в учетные регистры означает, что данные из первичных документов переносятся в учетные регистры с целью обобщения. В бухгалтерском учете применяются специальные типовые учетные регистры, обязательные в ведении бухгалтерского учета.

Документы, которые прошли обработку, обязательно должны иметь отметку с той целью, чтобы исключить повторное их использование и отражение в учете.

Последним этапом обработки документов является передача их в архив. Для хранения документов за текущий и прошлый год в бухгалтерии создается текущий архив, а после окончания хранения там, их передают в местный архив или архив предприятия, где они хранятся постоянно. Существует перечень документов постоянного хранения. Другие документы после истечения срока хранения списываются по акту, как макулатура или сжигаются в присутствии комиссии.