Вопрос 1 – Понятие о первичных документах и их классификация

ТЕМА 4. Документация и инвентаризация

1. Понятие о первичных документах. Классификация документов.

2. Порядок составления, обработки и проверки документов.

3. Сущность и значение инвентаризации как метода бухгалтерского учета.

4. Порядок проведения инвентаризации и обработки ее результатов в бухгалтерском учете.

Вопрос 1 – Понятие о первичных документах и их классификация

Для отражения в бухгалтерском учете каких-либо объектов применяют документы.

Документ – это закодированный и зашифрованный на специальном носителе информации факт хозяйственной деятельности предприятия.

В соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» применение в учете первичных документов является обязательным.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, подтверждающее осуществление хозяйственной операции.

Первичные документы имеют обязательные и вспомогательные реквизиты, заполнение которых дает возможность определить сущность и экономическое содержание факта хозяйственной деятельности предприятия. К обязательным реквизитам относят название документа, место составления, назначение документа, подпись ответственных лиц и печать.

Первичные документы могут быть типовыми и разрабатываться самостоятельно предприятием. Типовые документы применяют для оформления хозяйственных операций, которые осуществляются с внешними пользователями, а также применяются для внутреннего пользования по отдельным хозяйственным операциям. Самостоятельно разработанные первичные документы применяются только для внутреннего пользования.

Совокупность документов, которые составляются на все хозяйственные операции в течение определенного периода, называют документацией.

Как элемент бухгалтерского учета документация выполняет внутренние и внешние учетные функции:

ü обязательность;

ü непрерывность;

ü достоверность;

ü стоимостная оценка;

ü взаимосвязь с другими элементами учета.

Документацию в бухгалтерском учете называют первичным учетом. Все документы, используемые на предприятии, классифицируют по различным признакам:

1. По назначению (распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления и комбинированные документы):

1.1. Распорядительные документы – это документы, которые содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции: приказы, распоряжения, задания.

1.2. Оправдательные документы – это документы, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Их составляют в момент совершения операции: договор, кассовые ордера, доверенность (это исполнительные документы).

1.3. Документы бухгалтерского оформления составляются на основе первичных документов (исполнительных или распорядительных). К ним относят расчеты бухгалтерии, справки.

1.4. Комбинированные документы – это документы, которые включают все выше названные документы (распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления).

2. По порядку составления (первичные и сводные).

3. По месту составления (внутренние, внешние и служебные).

4. По способу заполнения (ручным способом и машинным, электронные документы).

Движение документов от момента их выписки до передачи в архив называют документооборотом.

Основным принципом документооборота является обеспечение прохождения документов по самому короткому пути с минимальными затратами труда на их обработку.

Документооборот оформляют в виде графика, который доводится до сведения исполнителей и утверждается руководителем предприятия. График документооборота является неотъемлемой частью учетной политики предприятия. В графике документооборота обязательно указываются сроки заполнения, составления, обработки и передачи документа, с указанием ответственных лиц.