Предписание 24 page

• сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;

• получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; роспись за получение трудовой книжки.

9.7.1. Документирование процедуры увольнения по инициативе работника

Процедура увольнения, освобождения работника от должности по собственной инициативе (по собственному желанию), соглашению сторон, в связи с переводом в другую организа­цию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя со­ставление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифициро­ванной формы № Т-8 или Т-8а).

Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного докумен­та, например:

Научно-технический отдел Генеральному директору

ЗАЯВЛЕНИЕ Акционерного общества «Тема»

09.01.2000 господину Сидорову М.Ю.

(Место для резолюции)

Прошу освободить меня от должности старшего инженера отдела с 23.01.2000 по собственному же­ланию, в связи с поступлением в очную аспирантуру.

Старший инженер отдела (Роспись, расшифровка росписи)

В заявлении и приказе (распоряжении) указывается причина увольнения и конкрет­ная дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: справку учеб­ного заведения, справку'медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольне­нии исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Желательно, чтобы причина «по собственному желанию (собственной инициативе)» была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетво­ренность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести (миграции) кадров. С этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.

Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора (контракта) в принципе соответствует процедуре увольнения по собственной ини­циативе или в исключительных случаях процедуре увольнения по инициативе рабо­тодателя (при отказе сотрудника писать заявление и фактическом прекращении им ра­боты).

9.7.2. Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств, не за­висящих от воли сторон, являются докладная (служебная) записка руководителя струк­турного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисципли­нарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового дого­вора с работником должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение ра­ботника.

Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические дан­ные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излага­ются мотивы увольнения и по какой статье Трудового кодекса. Представление подписывает первый руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решения этого органа. Решение профсоюзного органа о согласии на увольнение является основанием для издания приказа об увольнении.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоя­щего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестаци­онной комиссии или ученого совета, приговор суда и другие документы. А также факт смер­ти работника.

При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру выше­стоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот ор­ган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Следует учитывать, что приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выда­на оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например, ввиду отказа сдать материальные ценности. В этом случае гражданин вправе потребовать оплаты за просроченные дни.

9.7.3. Составление приказа об увольнении работника

Традиционный текстовой приказ об увольнении часто входит в качестве пункта в сложный приказ по личному составу. Пункт формулируется следующим образом: обозначение распо­рядительного действия (освободить, уволить), фамилия, имя, отчество, должность (профес­сия, специальность), место работы, дата увольнения, причина и номер статьи по Трудовому кодексу. В основании указываются: вид инициативного документа и его дата и даты других документов, сопровождавших процедуру увольнения (заявление, контракт, решение проф­союзного органа и т.п.). Например:

«3. УВОЛИТЬ:

3.1. Антипову Ольгу Николаевну, секретаря-референта отдела информации, 19.01.2002 в связи с ис­течением срока трудового договора, п. 2 ст. 58 ТК.

Основание: трудовой договор от________ №_____

С приказом ознакомлена: роспись, дата».

Факт прекращения действия трудового договора с работником может документи­роваться приказом {распоряжением) унифицированной формы № Т-8 или Т-8а. Эти фор­мы имеют практически те же содержательные элементы, что и пункт об увольнении в тра­диционном приказе.

Стабильность кадрового состава организации наравне с другими серьезными преиму­ществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной инфор­мации. Миграция специалистов - самый трудноконтролируемый канал утраты информа­ции. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется воз­можным.

9.7.4. Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации

Технологическая цепочка увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации, включает в себя следующие дополнительные процедуры:

• написание работником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;

• прием службой КД от увольняющегося работника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, про­верка их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;

• проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы беседы с работ­ником с целью напоминания ему об обязательстве сохранения втайне тех сведений, ко­торые ему были доверены по службе, предупреждение работника о запрещении ис­пользования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;

• подписание работником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведе­ний после увольнения;

• документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;

• прием от работника пропуска для входа в здание организации, выдача ему трудовой книжки и расчета по заработной плате, сопровождение его до выхода из здания со­трудником службы безопасности.

После сдачи всех документов и материалов работнику запрещается входить в ре­жимную рабочую зону. При необходимости у него может быть изъят пропуск (идентифика­тор) работника и выдан идентификатор посетителя с правом входа только в определенные административные помещения.

Беседа с увольняющимся работником имеет целью предотвратить утрату информации или ее неправильное использование бывшим работником в результате его природной или умышленной забывчивости. Следует напомнить увольняющемуся работнику, что он подпи­сывал при поступлении на работу твердое обещание, обязательство (давал подписку) о не­разглашении конфиденциальной информации. Ущерб от увольнения работника резко умень­шается, если производственная или коммерческая тайна организации разделена на части среди достаточно большого числа работников.

Работнику напоминают, что после увольнения из организации, по крайней мере в тече­ние года, за его деятельностью будет осуществляться наблюдение. Предупреждение вклю­чается в обязательство, которое подписывает увольняющийся работник.

Если руководству организации стали известны случаи несанкционированного использо­вания бывшим работником конфиденциальных сведений или ноу-хау, следует начать актив­ное судебное разбирательство выявленных фактов.

Необходим тщательный анализ причин увольнения работников. На основании ана­лиза должна реализовываться программа исключения этих причин. Например: повышение окладов, аренда жилья для сотрудников вблизи организации, оздоровление психологическо­го климата в коллективе, увольнение руководителей, злоупотребляющих своим служебным положением, и др.

Следовательно, стадия документирования трудовых правоотношений рабочих и служа­щих с учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами создает юридически обос­нованную информационно-документационную базу, в строгом соответствии с которой осу­ществляется выполнение последующих стадий документационного обеспечения работы кадровой службы (службы персонала).

9.8. Процесс оформления и ведения личных дел

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональ­ных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации, фирме или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства.

9.8.1. Формирование личного дела

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих и техниче­ский персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы № Т-2.

Технологическая цепочка процесса формирования личного дела включает в себя:

• получение разрешения руководителя кадровой службы организации на заведение лич­ного дела вновь принятого работника;

• внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

• подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандар­том, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номе­ра личного дела на корешке папки;

• подшивка в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, запол­нение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

• получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначаль­ного комплекта документов для включения в личное дело (под роспись в передаточ­ном журнале);

• систематизация полученных документов; заполнение заголовочной части дополнения к личному листку по учету кадров;

• внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;

• валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения докумен­тов против каждой записи во внутренней описи;

• подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

• при необходимости прошивка документов прочным шнурком и опечатывание концов шнурка на оборотной стороне задней крышки папки;

• помещение личного дела в металлический шкаф для хранения;

• получение от руководителя кадровой службы последующих документов для включе­ния в личные дела работников (под роспись в передаточном журнале);

• систематизация документов по фамилиям работников, нахождение соответствующих личных дел;

• систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соот­ветствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

• нумерация листов документов, внесение очередных записей во внутреннюю опись до­кументов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильности нумерации листов;

• ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров, включение в дело копии приказа об увольнении работника;

• выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в кон­трольной карточке дела; при возвращении дела - проверка наличия и целостности до­кументов;

• ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами личных дел в соответствии с действующей разрешительной системой доступа к лич­ным делам и с разрешения руководителя кадровой службы; внесение отметки об озна­комлении в дополнение к личному листку по учету кадров; заверение отметки роспи­сями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;

• закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, изъятие всех листов (включая листы описи документов) из папки, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, бро­шюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы, прошивка документов и опечатывание концов шнур­ка на оборотной стороне задней крышки папки;

• сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в описи (журнале) инвентарного учета личных дел;

• регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

• внесение архивного номера личного дела в опись (журнал) инвентарного учета лич­ных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится после издания приказа о приеме его на работу.

К личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федера­ции или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно:

• заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу;

• копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

• сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

• документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, пре­доставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

• внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• трудовой договор (контракт);

• дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

• личный листок (анкета) по учету кадров;

• биографическая справка, справка из личного дела (справка-объективка);

• автобиография;

• направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначе­нию, при переводе - письмо;

• письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;

• решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа;

• заявление о приеме на работу;

• характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

• копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о при­своении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свиде­тельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

• список научных трудов и изобретений;

• копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

• копии других приказов (при необходимости).

9.8.2. Ведение личного дела

В процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологи­ческом порядке по периодам времени документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов загса и т.п.), материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов реви­зий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.) и другие документы, в которых содержится оценка деловых, личных и моральных качеств работников.

Включаются в личное дело также копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификацион­ных разрядов. Указанные документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело под­шивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора.

Все изменения в анкетно-биографических данных работника, происшедшие после за­полнения им личного листка по учету кадров, а также процесс прохождения им службы или работы фиксируются в дополнении к личному листку по учету кадров. В связи с этим мо­жет отпасть необходимость включения в личное дело выписок из приказов о переводах по службе, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий.

Часть изменений может быть зафиксирована выписками из протоколов решений профсо­юзных и других собраний и заседаний. Выписки достаточно эффективны в регистрации персональной информации такого рода (например, избран председателем профкома и т.п.).

Во внутреннюю опись документов личного дела записываются по мере включения в дело все документы с указанием их наименований, номеров и дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Внутренняя опись име­ет следующие графы табличной части: номер записи, индекс документа, дата документа, за­головок документа, номера листов дела, примечание. При закрытии дела ниже перечня доку­ментов цифрами и прописью проставляется количество документов и количество листов внутренней описи. Ниже ставится подпись должностного лица, составившего опись, и дата.

В личное дело не включаются документы временного срока храпения - справки с мес­та жительства, справки о состоянии здоровья и т.д., а также черновые и дублетные экземп­ляры документов, если на них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные доку­менты могут формироваться в дела временного срока хранения. Подшивка в дело непрове­ренных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.

Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. В журнале графы: номер дела, фамилия и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел.

В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «личные дела сотрудников».

Жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению в лич­ные дела не подшиваются. Они формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел кадровой службы. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела.

9.8.3. Хранение личных дел

Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудни­ков, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.

Доступ к личным делам регламентируется первым руководителем организации в со­ответствии с общим порядком доступа к конфиденциальным документам.

Личное дело формируется в специально предназначенной для этого картонной обложке (папке-регистраторе), на которой заранее обозначен присвоенный ей номер по журналу уче­та личных дел. Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую об­щему количеству дел. Обложки используются для хранения помещенного в нее личного де­ла только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соот­ветствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации. При этом на­чальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Для облегчения подготовки личного дела к архивному хранению не следует формировать его на скоросшивателе, так как в последующем будет необходимо проводить пересистематизацию документов дела с обратного хронологического порядка на прямой.

При подготовке дела к передаче в архив в личное дело подшивается лист-заверитель (заверительный лист) дела. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количе­ство пронумерованных листов дела, особенности нумерации,(литерные листы, пропущен­ные листы) и отдельно количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются осо­бенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист заверяется подписью работника отдела кадров, составившего заверительную надпись, ниже подписи указывается дата. Перечисленные сведения не допускается помещать на об­ложке дела.

Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве - по фамилиям работавших, расположенным в алфавитном порядке. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела распола­гаются в шкафу в порядке алфавита. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек.

Личные дела должны храниться в металлических шкафах или сейфах, имеющих надежные запоры. В конце рабочего дня работник кадровой службы, ответственный за личные дела, про­водит проверку наличия личных дел, запирает и опечатывает шкафы с личными делами.

Ежегодно специально назначаемая комиссия проводит проверку наличия и состоя­ния личных дел. Факт проверки фиксируется в каждом личном деле, в дополнении к лично­му листку по учету кадров. При выявлении утраты личного дела или его порчи составляется акт и проводится служебное расследование.

Правильное формирование и хранение личных дел сотрудников учреждения, организа­ции или фирмы дает возможность обеспечить полную конфиденциальность находящихся

в личных делах документов, исключить несанкционированный доступ к личным делам посторонних лиц. При четком ведении личных дел значительно облегчается работа с де­лами и своевременное внесение в них необходимых дополнительных документов и све­дений.

9.9. Процесс документирования учета и отчетности по кадрам

В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих мно­гообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Ста­дии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или авто­матизированными методами. При любой применяемой технологии процесс включает в себя следующие стадии:

• формирование учетных массивов информации;

• обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персо­нальные данные работников (ведение учетных массивов);

• составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и спра-вочно-аналитической информации по разовым запросам.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учет­ной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные дан­ные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

9.9.1. Стадия формирования учетных массивов информации

В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежит заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, со­провождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организа­цией или предприятием, фирмой.

9.9.1.1. Унифицированная форма карточки № Т-2

Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государст­венных служащих - № Т-2ГС. Карточка является машиноориентированной и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помо­щью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат кар­точки - A3 (2А4).

Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учет­ным документом. В остальных случаях она вторична.

Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание табличных форм не кодируется.

Первая и вторая страницы формы № Т-2 заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические дан­ные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. Внесенные сведения за­веряются росписью руководителя кадровой службы и росписью гражданина.

Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражда­нина в данной организации и включают зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; отметка об увольнении. В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» (копи­рующего записи в трудовой книжке) предусмотрена роспись работника за каждую внесен­ную запись.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточ­ки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием организации.

Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным об­разом. После заполнения изготовляется бумажный экземпляр этой карточки, в котором ста­вятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию. Допол­нения в карточку первоначально вносятся в электронный экземпляр, а затем впечатываются с помощью принтера в бумажный страховой экземпляр карточки.

Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри - в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. В небольших организациях их целесообразно распола­гать только в алфавитном порядке. Подобный способ систематизации карточек даже при большом количестве работников позволяет быстро найти нужную карточку. Страховые бу­мажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись, ставится роспись увольняющегося в получении им трудовой книжки (подобная роспись ставится также в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.

9.9.1.2. Виды вторичных учетных карточек и картотек

Помимо личной карточки формы № Т-2 в кадровой службе в необходимых случаях заполня­ется ряд дополнительных вторичных видов карточек, отражающих различные направления персонального учета личного состава. Так, на научный и научно-педагогический персонал, в том числе совместителей, заполняется учетная карточка унифицированной формы № Т-4. На специалистов с высшим и средним специальным образованием заполняются со­ответствующие учетные карточки специалистов. Все указанные виды карточек включают в себя как общие анкетные и квалификационные данные, так и разделы, характеризующие перемещения сотрудника по службе, повышение им квалификационного уровня. В картоте­ках карточки расставляются по шифрам специальностей, а внутри - в порядке алфавита (фамилий).

В крупных управленческих структурах ведется также персональный учет руководящих и ответственных работников, работников, владеющих иностранными языками, выез­жающих в загранкомандировки, награжденных правительственными наградами, повышаю­щих свою квалификацию и т.п. С этой целью заполняются специальные учетные карточки, содержащие необходимые сведения о сотруднике. Например, на лиц, занимающих руково­дящие и ответственные должности, ведутся статистические карточки работника.