Предписание 6 page

6.3.3.3. Внутренние описи

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверитель-ной записи, а в начале дела, перед собственно документами - листы внутренней описи до­кументов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкрет­ное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности». А также для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать.сведения о порядковых номерах документов в дан­ной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах соз­дания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятии документов, копировании, замене оригинала на копию -эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соот­ветствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации:

Образец внутренней описи для архивного CD диска (размер 125x120 мм)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

файлов дела № 16.3-6 Том №____ Щ.

Итого ______________ 1 (один) _____________ файл

(цифрами и прописью)

Записал:

Программист Н.В. Мишин

«» 200 г.

Проверил:

Начальник отдела СП. Попов

«»_____________ 200 п

6.3.3.4. Нумерация листов в деле

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, вклю­ченных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, ну­меруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные докумен­ты, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотогра­фиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вло­жениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

6.3.3.5. Заверительная запись

На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на оборо­те последнего чистого листа, в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с за­верительной записью вкладывается в упаковку.

В листе - заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

• литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;

• номера листов с наклеенными документами;

• номера листов с конвертами и вложений в них;

• номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, как то: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительную запись от­дельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном пе­реформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркивают­ся, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

6.3.3.6. Оформление обложки дела

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государствен­ным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разме­ры и технические требования» должно быть указано:

• наименование организации и ее подчиненность на период создания документов, вклю­ченных в дело;

• наименование структурного подразделения или направления деятельности, в зависи­мости от структуры описи дел;

• делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

• номер дела по годовому разделу описи дел;

• заголовок дела;

• дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

• количество листов в деле;

• срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

• архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей - чернилами.

Образец оформления обложки дела постоянного хранения

О'

Ж

—wti

-щ-ио _ЖФ

(название учереэюдепия и структурного подразделения)

_____ ДЕЛО№

_ том№

(заголовок дела)

На

(год). лист

Ф.№_ Оп.№ хранить.

UQ.

60

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, ко­дов Госархива и организации фондообразователя.

6.4. Архивное хранение документов 6.4.1. Развитие архивного дела в России

С появлением к XVI в. системы государственных учреждений создавалась и система хране­ния документов, их учета и правил использования. Согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских создавались хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей

16 июля 1712 г. был создан Московский сенатский архив - первый архив ведомства. С 1720 г. во всех организациях формируются обязательные структурные единицы - архивы, вводится обязательная передача документов на архивное хранение не позднее чем по исте­чении 3 лет; вводится и новая должность - архивариус («Генеральный регламент», гл. 44).

Но только 1 июня 1918 г. в соответствии с декретом «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ). Для управления ЕГАФ был также определен правительственный орган - Главное управле­ние архивным делом.

С образованием в 1929 г. центральных органов управления архивным делом СССР рес­публиканское архивное ведомство в Российской Федерации было ликвидировано и восста­новлено в 1971 г.

После прекращения существования Союза ССР 6 июня 1992 г. государствами - участни­ками Содружества Независимых Государств было заключено «Соглашение о правопреемст­ве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР». В соответствии с приня­тым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете ми­нистров СССР, а все бывшие центральные государственные архивы СССР вошли в состав федеральных государственных архивов России.

Архивный фонд РФ состоит из государственной и негосударственной частей

Государственную часть АФ составляют архивные фонды и документы государственных учреждений и государственных институтов на территории России на всем протяжении ее истории, учреждений религиозных конфессий до их отделения от государства...

Негосударственную часть составляют архивные фонды и документы, находящиеся в собственности частных лиц, негосударственных и общественных организаций, религиозных объединений...

Отнесение документов к составу АФ осуществляется органами Архивной службы совместно с собственниками после экспертизы их ценности...

(Из Положения об Архивном фонде РФ от 17 марта 1994 г.)

V

В соответствии с Положением от 28 декабря 1998 г. Государственная Федеральная архив­ная служба России (Росархив) «является федеральным органом исполнительной власти, на­ходящимся в ведении Правительства Российской Федерации, осуществляющим государст­венную политику в области архивного дела».

В систему Росархива входят в настоящее время федеральные государственные архивы (14), научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчинен­ные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомст­венные им архивы.

Сеть государственных архивов в настоящее время состоит из:

• центральных государственных архивов субъектов федерации (32);

• краев, областей (108);

• автономных округов (10);

• архивов городов федерального значения - Москвы и Санкт-Петербурга (13);

• районных и городских архивов (397);

• муниципальных архивов (2090).

Структура органов управления архивным делом

Росархив

Архивное управление автономной республики, края

Архивное управление

Москвы и Санкт-Петербурга

Архивный отдел районный

Архивный отдел городской

Архивный отдел районный

Архивный отдел городской

Органы управления архивным делом муниципальных образований

Органы управления архивным делом муниципальных образований

Федеральная архивная служба России через территориальные архивные органы и го­сударственные архивы имеет право получать от организаций независимо от их ведомст­венной подчиненности и форм собственности необходимые материалы о работе их архи­вов и об организации документов в делопроизводстве. Создание тайных (неучтенных) ар­хивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации за­прещено.

Среди других задач Росархива и всей архивной службы:

• координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и документационного обеспечения управления;

• определение как госучреждений - источников комплектования, так и видов докумен­тов, подлежащих включению в состав Архивного фонда РФ;

• ведение централизованного учета документов Архивного фонда,

• осуществление контроля за сохранностью и использованием этих документов;

• организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных ар­хивов, организацией документов в текущей работе по документационному обеспече­нию управления.

6.4.2. Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения должны быть сохранены в организации:

• до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

• до сдачи дел на государственное хранение;

• до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определен­ные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ. Документы архи­ва подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленоч­ной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозапи­сей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоя­тельную группу.

6.4.2.1. Электронные документы в архивах

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяет­ся на общих основаниях по соответствующим статьям перечней. Согласно принципам ар­хивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

До настоящего времени более надеясного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Образец оформления обложки к CDR

— ~Л

(наименование государственного архива) Наименование организации Структурное подразделение

ДЕЛО №

Том №

______ Заголовок дела (диска) _______

(дата)

На_____________ Кб

Хранить________________

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, прове­рок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длитель­ное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых доку­ментов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CDR), хотя в последнее время-возросли претензии и к его качеству.

Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А вот в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронных копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудни­ков. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для со­хранения всех визуальных особенностей документов.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения ор­ганизуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

6.4.2.2. Размещение документов в хранилищах

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, со­кратить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования всех документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по сро­кам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. по-стеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защи­щены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах перво­го этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От пря­мых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными штора­ми. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильника­ми закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не жидкостные, например, песок и брезент).

Архивы должны иметь:

• специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

• ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;

• ширину основных проходов до 120 см;

• расстояние между полками по высоте 35-40 см;

• расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;

• расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах -до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специ­альные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые гриб­ки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры пере­носятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранили­щах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с от­носительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жест­ких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для изме­рения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обя­зательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием: номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

6.4.2.3. Проверка наличия и состояния документов

Не реже одного раза в 1о лет, а для дел постоянного хранения - раз в 5 лет, для конфиденци­альных документов - ежегодно следует проводить проверки фактического наличия и физи­ческого состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения). Такие провер­ки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Архивной служ­бой, утверждаемыми руководителем организации. При проверке контролируется не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для кон­троля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

Состав учетных документов, ведущихся в самом архиве, также установлен Рос архивом в Правилах работы государственных и ведомственных архивов с различными видами докумен­тов и является обязательным для организаций - источников комплектования Архивной службы РФ, включает в себя кроме описей и внутренних учетных документов дел (единиц хранения):

• книгу учета поступления и выбытия документов, для учета каждого факта поступле­ния и выбытия;

• лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, со­ставе и степени обработанности дел;

• топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

• формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, утвер­жденные Госкомстатом России;

• формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых докумен­тов и итоговых периодических проверок наличия и состояния;

• дело фонда, в котором концентрируются акты, копии форм статистической отчетно­сти, другие материалы.

Для небольших организаций нет необходимости вести книги учета поступлений и топо­графические указатели в полном объеме, но в целом все учетные формы нужны, так как в комплексе обеспечивают не только перекрестный учет, но и любые изменения в составе до­кументов во время их хранения. Смена должностных лиц, ответственных за сохранность ар­хивных документов, оформляется актами приема-передачи.

Наименование организации

АКТ №

(место составления)

приема-передачи при смене

заведующего архивом

В соответствии с приказом от_

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата

№

(цифрами и прописью)
Состояние документов и описей:
Одновременно передаются ____

(цифрами и прописью)

Наличие и состояние оборудования и инвентаря: __

Передал: Подпись

Принял:

Председатель комиссии (третье лицо)

Члены комиссии:

Расшифровка подписи Расшифровка подписи

Расшифровка подписи Расшифровка подписей

6.4.3. Формы использования документов из архивного фонда организации

Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивной информации социально-право­вого характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно, т.е. бесплатно, неза­висимо от затраченного для поиска информации времени.

По российскому законодательству правильно и полностью оформленные архивные справки и их содержание, копии хранящихся в ведомственных и государственных архивах документов и выписки из них можно оспорить только в судебном порядке.

6.4.3.1. Архивные справки

Все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные ар­хивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям гра­ждан справки, копии и выписки из архива документов о подтверждении самого факта и ста­жа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся в архивах документах, сведениях, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных {№ описи, № дела, № листов).

Архивные справки составляются на офисных бланках с обозначением названия «Архив­ная справка».

Архивные справки составляются только на основе подлинников или заверенных копий документов. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в кото­рых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организа­ций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут при­лагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архив­ную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке: «так в тексте». Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами «так в документе». Допускается приво­дить в справке выдержки (выписки) из документов, заключая их в кавычки.

Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справ­ки словами «незаверенная копия». Вторичные информационные документы, такие как лист­ки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи ар­хивной справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на осно­ве имеющихся в офисе служебных печатных материалов, например ведомственного теле­фонного справочника.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью (при наличии - гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При составлении справки на не­скольких листах должен заверяться каждый ее лист.

При отсутствии в офисе необходимых сведений составляется на бланке для писем ответ с указанием причин отсутствия документов. В таком ответе следует объяснить причины от­сутствия документов, дать рекомендации, куда целесообразно обратиться за интересующи­ми сведениями. Такие ответы оформляются как информационные письма. Но при необходи­мости письмо со сведениями об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты может быть также заверено печатью организации.

6.4.3.2. Архивные выписки и копии

В тех случаях, когда связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документа не должны нарушаться работниками, ответственными за хранение документов, оформляются архивные выписки. Архивная выписка представляет собой полные копии оформляющей и заверяющей частей документа и дословные копии его содержательной части (текста). Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе, но только его часть относит­ся к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться много­точия.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в том же по­рядке, как и архивные справки.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, подпись и печать на обороте последнего листа документа.

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его лич­ных документов: трудовых, наградных книжек, дипломов и т.д., за исключением: паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого лис­та с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и вы­писок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разреше­ния держателей подлинников документов.

6.4.3.3. Порядок выдачи архивных справок и других документов

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого до­кумента, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя про­стыми письмами, а подлинных документов - ценными.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя вы­дать на руки, например: о привлечении к уголовной ответственности, о судимости, лише­нии прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и не­трудовой деятельности и т.д., то их архивные копии, выписки и справки высылаются в ад­рес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Архивной службе РФ полученных архивных справок, копий и выписок специальным штампом - АПОСТИЛЕМ в соответствии с Гаагской конвен­цией от 5 октября 1961 г. выданные в России архивные справки и копии имеют юридиче­скую силу и за рубежом.