Предписание 4 page

При увольнении трудовые книжки выдаются сотрудникам лично под расписку или их доверенным лицам по доверенности и также под расписку.

Выдача на руки работающим сотрудникам трудовой книжки запрещена, но в случае крайней необходимости, например, для оформления загранпаспорта трудовая книжка долж­на выдаваться сотрудникам строго под расписку. Удобен карточный вариант расписки, кото­рый может быть помещен на место временно отсутствующей трудовой книжки как карта-заместитель.

Образец расписки о получении трудовой книжки

Расписка
Фамилия Инициалы:____________

Подразделение: ________________

Цель выдачи трудовой книжки:

Срок выдачи: на_____________ календарных дней,

до_______________________ года

Дата получения трудовой книжки на руки

Подпись сотрудника

Контрольные вопросы

1. Почему централизация приема и отправки корреспонденции - важнейшее условие оптими­зации документооборота?

2. Какие виды работ выполняются при обработке входящей корреспонденции?

3. Какие отметки и где могут и должны проставляться на поступающем документе?

4. Почему не все конверты подлежат уничтожению после вскрытия?

5. Кто осуществляет предварительное рассмотрение документов?

6. Что такое резолюция и где она (они) проставляется?

7. Что необходимо проверить при приеме документов на отправку?

8. Какая сортировка производится перед отправкой документов?

9. Кто, как и зачем осуществляет подсчет документооборота?

10. Что такое схемы документооборота, зачем они нужны?

11. С какой целью регистрируются документы?

12. Какие самостоятельные (локальные) информационные массивы создаются?

13. Какое смысловое значение имеет индекс на документе?

14. Почему на разных документах разная структура индексов?

15. В чем недостатки и достоинства журнальной формы регистрации?

16. В чем особенности карточной регистрации, какой вспомогательный механизм используется?

17. В чем достоинства и недостатки компьютерной регистрации документов?

18. Что такое единый состав реквизитов регистрационной системы?

19. Какова основная цель контроля исполнения документов?

20. Какие документы не могут быть поставлены на контроль?

21. Каковы основные этапы постановки документов на контроль?

22. Как и где оформляется отметка о постановке документов на контроль?

23. Что такое типовой срок исполнения документов. Кто его устанавливает?

24. Кто имеет право снимать документы с контроля?

25. Что такое напоминание и как оно используется?

26. Как наглядно на карточке отмечается контрольный срок?

27. Почему бухгалтерская и кадровая документация имеет самостоятельный документооборот?

28. Что такое первичные бухгалтерские документы, какие отметки ставятся на них при регист­рации?

29. Как оформляется внесение изменений в бухгалтерские и кадровые документы, влияет ли это на их учет?

30. Где и как регистрируются конфиденциальные документы?

31. Каковы особенности экспедиционной обработки конфиденциальных документов?

32. Какие формы регистрации конфиденциальных документов предпочтительнее, почему?

33. Как регистрируются распорядительные документы по кадровым вопросам?

34. Как учитываются трудовые книжки сотрудников?

35. Что такое личное дело, его состав?

6. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и слу­жебного характера - сохранены. Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам.

Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делово­го письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оцен­ки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд. Графически процесс документационного управления можно изо­бразить так:

/ ■>

Документальный фонд

Документы кратковременного хранения

Архивный фонд организации

Копии своих и «чужих» документов

Научно-техническая, методическая и

творческая документация

Документы по личному составу

Документы постоянного хранения

«Экономический архив» фирмы

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

• документы текущего управления;

• документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и пе­реданные на хранение в государственный архивный фонд;

• собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя докумен­ты с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только попол­няться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

6.1. Оперативное хранение документов

6.1.1. Систематизация документов

Подавляющее большинство документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время их исполнения передаются сотрудникам и, как правило, хранятся у исполнителя. Порядок хра­нения и систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного со­трудника, - его личное дело. Их можно хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков.

Систематизация и организация хранения служебных документов, находящихся у сотруд­ников на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля ис­полнительской дисциплины, но и своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признакам добавляются сроки исполнения документов, степень конфиденциальности, сроки хранения документов.

Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их по­иска, извлечения необходимой информации, освобождение от ставших никому ненужными документов - дело всей организации в целом.

Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его руководителя, или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.

6.1.2. Общие принципы формирования дел

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта работа носит на­звание «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бу­мажных документов является дело, небумажных - единица хранения, документов на компь­ютерных носителях данных - файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение исполненных документов по делам;

• расположение документов внутри дела;

• оформление обложки дела.

В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроиз­водственной службой или децентрализованно - несколькими структурными подразделения­ми. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и органи­зационные документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписку, договора и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо центра­лизованно по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае лег­че обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органа­ми архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций. Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значе­ние и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

6.1.2.1. Группировка документов в дела

Так, в дела группируются в большинстве случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируют­ся за период их созыва, и др.

Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначи­тельном количестве за несколько лет, оформляя дело как переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раз­дельно. Например, следует хранить в различных делах оригиналы и копии документов, го­довые и квартальные планы работы и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения.

Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков.хране­ния, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения во­проса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подле­жащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключе­ние составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являю­щиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформ­ленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на докумен­тах: «й дело №...».

6.1.2.2. Последовательность расположения документов в деле

Не следует допускать разобщения в делах запросов и ответов, подшивки сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивки в дела докумен­тов, подлежащих возврату корреспондентам.

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит опера­тивность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последо­вательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними да­тами.

Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов.

Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшива­ется в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложени­ям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соот­ветствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая от­метка.

Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном по­рядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, по­ступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предпри­ятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа доку­ментов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.

6.1.2.3. Распорядительные документы и приложения к ним

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министерства, распоряжения генераль­ного директора и т.д. Отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет свои, различные сроки хранения.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются для лучшего поиска в дела по направлениям деятельности организации.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формиру­ются в самостоятельные дела.

Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака (протоколы кол­легии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Прото­колы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готови­лись (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательно­сти решения вопросов.

6.1.2.4. Планы и отчеты

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому отно­сится их содержание, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2001 г.», составленный в 2002 г., должен включаться в дела 2001 г.

Перспективные бизнес-планы относятся к начальному году их действия, отчеты о вы­полнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к пер­спективному плану относятся к тому году, на который они составлены. Отчетные докумен­ты о финансовой деятельности предприятия, состоящие из баланса, объяснительной запис­ки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная за­писка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объ­яснительной записке.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, груп­пируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному вопросу. На­пример, к отчету по основной деятельности за 2002 г. будут прилагаться формы статистиче­ской отчетности по основной деятельности данной организации.

Поступающие в головную организацию документы филиалов, подведомственных орга­низаций: планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и др., группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации или по видам документов (од­ного названия) по всем организациям, например: «Годовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.1.2.5. Документы социального характера

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

В личные дела группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех ра­ботающих в организации в следующей последовательности: внутренняя опись докумен­тов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представ­ление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образова­нии; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, со­ставляют самостоятельную группу. Повторные жалобы подшивают к той же группе доку­ментов.

6.1.2.6. Составление заголовков дел

Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению -четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. За­головок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последова­тельности:

• название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

• автор документа (название организации, структурного подразделения);

• корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают до­кументы);

• вопрос или краткое содержание документов дела;

• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

• даты (период), к которым относятся документы дела;

• указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так, название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):

Журнал учета выдачи дипломов

Протоколы собраний акционеров предприятия

Картотека по регистрации и контролю исполнения распоряжений

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например:

Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка дела используется тер­

мин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются названия доку­ментов, из которых будет формироваться дело, например:

Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)

или

Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих прило­жения к какому-либо документу:

Документы к протоколам научно-технической комиссии

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина «дело»:

Личные дела административно-управленческого персонала

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

Переписка с ООО "ЛАГ" о сроках возвращения кредитов

Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:

Протоколы заседания Совета учредителей

При указании в заголовке корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного перечисления:

Переписка с Росархивом

Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному во­просу, то корреспонденты не указываются:

Переписка по научно-организационным вопросам

Если документы относятся к корреспонденции одной административно-территориаль­ной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

Переписка с организациями г. Харькова о поставках продукции

В заголовке дела может указываться временной период, к которому относится содержа­ние документа:

Приказы по основной деятельности за январь - апрель 2002 г.

6 - 9349

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, но месяц, квартал:

Сводный баланс доходов и расходов за 1-2 кв. 2002 г.

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

Приказы ректора по комплектованию и изменению личного состава студентов. Копии

6.1.3. Номенклатура дел организации

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения докумен­тов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения - номенклатура дел, это важнейший элемент не только информаци­онно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударст­венном секторе экономики и управления хорошо.методически отработанный и полезный ин­струмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

6.1.3.1. Цели создания

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистраци-онно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциально­сти и способа фиксации документной информации. Номенклатура дел:

• закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

• закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

• служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

• является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение доку­ментами которых продолжается несколько лет;

• становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы кото­рых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или пре­кращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

6.1.3.2. Типовые и примерные номенклатуры дел

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый со­став заводимых дел, но и единую систему их индексации. Аналогичный документ рекомен-

дательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управ­ленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается. Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразова­тельных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000 г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. При­мерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент твор­чества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

6.1.3.3. Оформление и ведение номенклатуры дел

Единая форма бланка для номенклатуры дел установлена Федерально-архивной службой России (далее - Архивная служба РФ), опубликована в ГСДОУ, Основных правилах работы ведомственных архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций и пред­приятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Необходимым этапом подготовки номенклатуры дел является экспертиза ценности каче­ства формулировок в заголовках будущих дел, логичности схемы их систематизации, но глав­ное - определение сроков хранения на основе оценки информационной ценности докумен­тов. Поэтому в правила оформления номенклатуры дел включено положение об обязатель­ном согласовании с экспертной комиссией, а для части организаций, состав которых опреде­ляется Архивной службой РФ, и с экспертно-проверочной комиссией одного из ее органов.

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утвер­ждения руководителя организации до начала нового делопроизводственного года. При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

Образец номенклатуры дел

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

В качестве первой графы номенклатуры указывают наименования структурных подраз­делений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные поряд­ковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление дела­ми имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия -01.1, отдел правительственной переписки 01.2, бюро жалоб - 01.3 и т.д. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

Во второй графе номенклатуры указываются полные заголовки дел. При этом в разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

• организационно-распорядительная документация;

• плановая документация;

• отчетная документация;

• документация, относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

• документация, относящаяся к проверкам (ревизиям) выполнения основной деятельно­сти;

• документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами.

Внутри каждого раздела наименования дел рекомендуется систематизировать по степе­ни их важности: документация вышестоящих организаций, собственная документация орга­низации. Например, сначала в номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

Целесообразно соблюдать последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превы­шать 250 листов, поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, до­пускается формирование томов, частей.

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экс­пертной комиссией.

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в течение срока действия но­менклатуры службой ДОУ, в ней проставляются: отметки о заведении дел - «заведено»;

о переходящих делах - «переходящее с 2001 г.» или «переходящее на 2003 г.»;

о передаче дел в другую организацию - «акт выдачи во временное пользование от___________________________________

№_____»;

о местонахождении подлинников документов - «подлинники в деле 01-02»; о передаче дел в ведомственный архив - «переданы в архив по описи 07.03.2002» и т.п. Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность номенклату­ры дел.

6.1.3.4. Порядок ведения и завершения номенклатуры дел

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год составляется в последнем квартале текущего года и после оформления утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта. Государственные организации в процессе подго­товки номенклатуры дел согласовывают ее проект с Архивной службой РФ в лице ее терри­ториального органа или архивом вышестоящей организации в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение.

Утвержденная номенклатура дел организации действует в течение 5 лет. В случае корен­ного изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению. При отсутствии таких изменений после незначитель­ной корректировки и перепечатки номенклатуру на следующий год вводят в действие авто­матически. Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организа­ции, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем службы ДОУ, является документом постоянного срока хранения организации (ст. 67 Переч­ня типовых документов).

После окончания делопроизводственного года к номенклатуре дел службой ДОУ состав­ляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

• дела со сроками хранения до 10 лет;

• дела со сроками хранения свыше 10 лет;

• дела со сроком хранения «постоянно».

Арифметический подсчет должен вестись с учетом «переходящих дел» и дел, сроки хра­нения которых определены не окончательно - «с отметкой ЭК (ЭПК)».