Предписание 1 page

Настоящим напоминаем Вам, что в соответствии с действующим архивным законодательством, а также положениями, содержащимися в уставе Вашей организации, в срок до 01 июля Вам надлежит:

1.Произвести научно-техническую обработку (упорядочение) документов по личному составу по.1996 у. и представить описи документов на утверждение в Объединенный архив с целью их государственного учета.

2.При отсутствии условий для хранения документов по личному составу их надлежит сдать на хранение в Объединенный архив. (Требования к условиям хранения документов в организациях изложены в разделе 5 "Основных правил работы ведомственных архивов".)

Обращаем Ваше внимание, что за нарушение архивного законодательства Архивной инспекцией Объединения "Мосгорархив" на Вашу организацию может быть наложен штраф, предусмотренный распоряжением мэра Москвы от 19.10.93 г. №595-РМ.

Необходимые разъяснения о порядке научно-технической обработки (упорядочения), хранения и сдачи документов в архив прилагаются.

Зав. архивом

Подпись

И. С, Соколов

МАЛОГ 21.10.98 Хг 358/ _ подпись

5.1.3.1. Предварительное рассмотрение документов

Для диспетчеризации (распределения по исполнителям) большинства остальных докумен­тов недостаточно знакомства с заголовком, требуется хотя бы бегло ознакомиться с их со­держанием. В этом случае значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохож­дения поступающих документов является рекомендуемое ГСДОУ предварительное рас­смотрение. Оно может производиться в службе ДОУ на основе делегирования руководите­лем прав и заключается в самостоятельном распределении доверенным сотрудником документов на потоки - для обязательного рассмотрения руководителем и направляемые непосредственно в структурные подразделения исполнителям. При диспетчеризации посту­пивших документов учитывается:

• важность содержания;

• вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и т.д.;

• сложность и новизна поставленных вопросов;

• авторство, т.е. общественное положение лица - автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни обще­ства;

• реальная срочность исполнения документа.

Эффективную помощь при предварительном рассмотрении корреспонденции оказывают внутренние справочные материалы:

• примерный перечень документов, требующих обязательного рассмотрения руковод­ством;

• перечень должностных лиц и их обязанностей;

• технологические графические схемы последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

Руководству следует направлять только документы, полученные из администрации Пре­зидента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Руководитель, как правило, не должен лично принимать документы от посетителей, под­чиненных, представителей других организаций. В любом случае служба ДОУ должна быть уведомлена: кому документ определен на исполнение, и какое решение принято руководите­лем и зафиксировано в резолюции, а сами документы должны быть зарегистрированы, в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов.

5.1.3.2. Рассмотрение корреспонденции руководителем

Обычно применяется следующая технология:

• документы передаются руководителем и посетителями, по его просьбе, секретарю;

• секретари руководителей по мере поступления к ним документов от руководителей за­полняют специальную информационную форму (лист, карточку, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому передают документ на исполне­ние;

• в конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступа­ют в службу документационного обеспечения, и на их основании дополняются сведе­ния в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопро­изводственной практике получила название «переметка».

Образец заполнения информационного листка

Руководитель не должен задерживать документы, оставлять их у себя на неопределен­ный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение - на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необходимых сведений в базу данных.

При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ переда­ется ответственному исполнителю. Необходимость размножения документа для его испол­нения и количество копий определяются лицом, организующим исполнение - ответствен­ным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа.

Блок-схема обработки поступающей корреспонденции

Для передачи документов в структурные подразделения используют несколько технологий иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортиро­вальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промар­кированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно.

Образец графика доставки документов

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

________ П.М. Попов

15 марта 2002 г.

График доставки документов в структурные подразделения

Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдени­ем точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденци­альности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциаль­ных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого использу­ют разносные книги упрощенного графления или вторые экземпляры регистрационных карточек.

Образец графления разносной книги

При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизирован­ного документооборота в нормативно-методических документах (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронная копия документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ по­ступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения органи­зацией.

5.1.3.4. Обработка телеграфных и телефонных сообщений

Порядок и срочность экспедиционной обработки документов должны зависеть в первую очередь от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефо­нограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обраба­тывать вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе ДОУ должно быть вмене­но в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохожде­ния документом всех стадий обработки. Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую кор­респонденцию - двое суток.

5.1.3.5. Организация движения документов между подразделениями

Документы передают из одного подразделения в другое секретари руководителей или со­трудники, реже - служба ДОУ. Как правило, единый порядок передачи документов из од­ного подразделения в другое для документов, не содержащих конфиденциальную инфор­мацию, не устанавливается. Но чтобы документы не терялись, как в бумажную регистра­ционную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу дан­ных) должны вноситься сведения о любом изменении их местонахождения с указанием даты передачи, в том числе от одного исполнителя другому в пределах одного подразде­ления.

Ознакомление нескольких должностных'лиц с одним экземпляром документа, не подле­жащего тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным - составить индивидуальный график сроков и последова­тельности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руково­дителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на со­брания, заседания и другие мероприятия.

5.1.4. Культура работы с документами на рабочих местах

При налаживании системы внутреннего документооборота прежде всего следует уделить внимание организации работы с документами непосредственных исполнителей на рабочих местах в структурных подразделениях.

5.1.4.1. Организация ознакомления исполнителей с документами

Исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структур­ных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

При оптимально налаженной работе сотрудники должны знакомиться с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 меся­цев) намечают этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются ти­повыми), сообщают их службе контроля или самостоятельно вводят информацию в автома­тизированную систему контроля исполнения.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, определенный в пункте распорядительного документа или резолюции (подчеркнут, указан первым в резолюции), имеет право созыва остальных исполнителей. Все исполнители в рав­ной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и пред­ставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материа­лов: проектов, справок, сведений.

Измайлову, Рубину, Лузину Об исполнении доложить до 25.04.2002

01.04.2002

В тех случаях, когда исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-конт-рольной карточки документа в бумажном или электронном виде для предварительного изве­щения о задании или полученном поручении.

5.1.4.2. Документооборот исполнителя

В процессе исполнения документов сотрудники ведут собственный документооборот. Они пользуются документным и архивным фондами организации, инструкциями и ведомствен­ными справочниками (телефонным, по делопроизводству и др.), номенклатурой дел, стан­дартами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической ин­формации, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов, множительной техникой и т.д. При подключении к общим компьютерным ин­формационным базам организации исполнитель получает в соответствии с имеющимся правом доступа запрашиваемую им информацию, несет ответственность за полноту, свое­временность, достоверность и конфиденциальность используемой информации. Сотрудник должен быть информирован:

• имеет ли он право снимать копии с необходимых ему для исполнения поручения до­кументов или нет;

• имеет ли он право в процессе работы делать на документе пометки о времени его фактического поступления на исполнение, о ходе промежуточного исполнения, по­сланных телефонных и письменных запросах и т.д., о дате и результате окончательно­го исполнения.

Исполнителей следует обязывать заводить для документов папки с указанием своей фа­милии, промаркированные: «срочно», «на исполнении», «к докладу», «на подпись», «на от­правку» и др., исходя из специфики деятельности.

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения сотрудника исполняемые им до­кументы по указанию руководителя структурного подразделения должны быть переданы другим исполнителям с обязательным вводом их фамилий в регистрационно-контрольную систему.

5.1.4.3. Организация движения инициативных и ответных документов

Если ответ на инициативный документ или поручение документируется, исполнитель гото­вит проект (ответного или инициативного) документа. Значительную часть документообо­рота организации составляют именно проекты документов, требующие согласования, под­писания или утверждения.

В настоящее время стала общепринятой практикой подготовка, форматирование и оформление документов на компьютере самим исполнителем. Проект документа, напеча­танный и оформленный в соответствии с действующими правилами его оформления, испол­нитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделения­ми и организациями.

5 - 9349

Согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастаю­щей иерархической последовательности. Традиционно принято, что при согласовании проекты чаще передаются через секретарей, а при подписании представляются автором лично.

После согласования проект документа передается на подписание или утверждение. Право подписи регламентируется внутриофисными организационными и распорядитель­ными документами. При подготовке документа руководителю на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Подписывается обычно один экземпляр документа, остальные заверяются службой делопроизводства при регист­рации.

В заключение исполнитель передает документ на регистрацию и отправку. В процессе регистрации подписанных документов должны проверяться:

• правильность оформления реквизитов, особенно придающих документу юридиче­скую силу;

• соответствие подписи должностному лицу, указанному в документе;

• наличие необходимого числа копий;

• идентичность всех копий подписанному подлиннику.

Все недостающие или неправильно оформленные реквизиты исправляются, если это не ведет к изменению содержания документа, проверяется наличие отметки автора о точном адресе направления документа или его копии в дело. На копии документа с грифом ограни­чения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Хотя все эти этапы оформления документов должны быть закреплены в табеле, осущест­вляются они, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность их оформления.

5.1.5. Обработка отправляемой корреспонденции

Телефонограммы, факсограммы, электронные документы посылаются, обычно минуя служ­бу ДОУ, если руководство организации не принимает решения о подконтрольной централи­зованной рассылке всех исходящих документов. Бумажные документы, в том числе и теле­граммы, отправляются, как правило, централизованно через экспедицию. Отправка доку­ментов по почте или передача их с курьером (сотрудником) решается исходя из конкретной ситуации. Для экспедиционной обработки отправляемые документы должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

5.1.5.1. Обязанности исполнителя при отправке корреспонденции

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рас­сылку. После регистрации документа силами службы ДОУ или исполнителем (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организуется его размножение в количестве экземп­ляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранении обя­зательного экземпляра: Тираж = Т адресов 4- 1.

Исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный эк­земпляр документа, содержащий отметки о согласовании, и проставляет на нем отметку о направлении в дело; если документ является ответом, то документ-запрос формируется в дело вместе с ответным документом.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчер­пывающие сведения об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону 377-65-48 с зав, отделом маркетинга А.Р. Кузиным. На совещании будет присутствовать заместитель - Н.П. Антонов

Jf^*^^^ Л.М. Коновалов 25.04.2002

Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны возвращаться исполнителям.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется:

• наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе;

• наличие необходимого числа копий, без учета экземпляра, остающегося в офисе;

• уточняется форма отправки корреспонденции: курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая; в последнем случае важен вид почтового от­правления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.

5.1.5.2. Экспедиционная обработка отправляемых документов

Собственно экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя:

• сортировку почты по корреспондентам;

• упаковку и оформление почтового отправления;

• передачу корреспонденции в отделение связи.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна произво­диться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести ис­полнитель документа совместно со службой ДОУ Обязательная сопроводительная докумен­тация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедици­онную обработку на общих основаниях.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действую­щими почтовыми правилами и должны проводиться в тот же день или не позднее пер­вой половины следующего рабочего дня.

Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляются в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

5.2. Подсчет и оптимизация документооборота

5.2.1. Подсчет документооборота и его задачи

В целях определения:

• условного объема обрабатываемой документной информации;

• интенсивности труда сотрудников;

• составления Табеля документов;

• планирования мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения управления;

• технологической оснащенности процессов работы с документами;

• сезонной загрузки службы'ДОУ и других аспектов

для государственных учреждений обязателен, а для других организаций рекомендуется под­счет числа полученных и созданных документов.

В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде про­стых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количе­ство их копий: 34/106.

При подсчете и анализе документооборота необходимо иметь в виду, что:

• сведения об объеме документооборота, как правило, занижены из-за несовершенной методики их сбора;

• сами по себе цифры, обозначающие количество документов, не могут характеризовать эффективность системы документооборота и управления в целом;

• сбору и анализу полученных сведений должна предшествовать постановка задач: с ка­кой целью собираются сведения, какой хронологический период и какая глубина про­ведения учета необходимы, каково будет их дальнейшее использование.

Сведения об объеме документооборота зарегистрированных документов могут опреде­ляться по базам регистрации, количество экземпляров определяется примерно в соответст­вии со сложившейся практикой и при рассылке больше чем в два-три адреса - по спискам рассылки. Нерегистрируемые документы могут быть учтены только при физическом их подсчете в делах.

Для определения динамики изменения физических объемов документопотоков часто достаточно выборочного учета и экстраполяции полученных результатов. Итоги подсчетов вместе с аналитической справкой службы ДОУ доводятся до сведения руководства для при­нятия решений.

Выбор конкретных методик подсчета документооборота, единиц измерения, временной период, формы представления промежуточных результатов и итоговых сведений устанавли­ваются в инструкции по документационному обеспечению управления организации.

5.2.2. Проектирование рациональной системы документооборота

Оптимизация системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организацией труда, например: исключе­ние возвратного движения документов; однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя; участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа; различные опера­ции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения; учетно-информационные сведения о ходе дви­жения и исполнения документов, результат контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездо­кументными способами (устно, по телефону), исключая возвратное движение самих доку­ментов.

Современные методики организации документационного обеспечения как в «традици­онном», т.е. бумажном, варианте, так еще более в компьютеризированном требуют четкой диспетчеризации документов, т.е. определения фиксированных путей прохождения доку­ментов. Это вполне достижимая задача, так как большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь Табелем докумен­тов как отправной точкой, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения до­кументов внутри организаций в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютеризации, и утверждаемых руководством организаций.

В схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные, пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и об­работки документов. Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В эти схемы включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.

Таблица 5.1

Примерная технологическая карта документооборота заседания Совета директоров фирмы

В случае утверждения руководством схемы движения документов приобретают норма­тивную силу.

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движе­ния документов, например: когда документ от руководителя поступает непосредственно ис­полнителю, минуя все другие инстанции; или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «лично», непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все ин­станции и этапы обработки.

Именно на основе такого подхода проектировались лучшие унифицированные системы документации, строятся технологии проектирования компьютеризированного документо­оборота,

Естественно, при реальном многообразии документов, создаваемых и обрабатываемых в офисе, подобная работа требует достаточно высокого уровня квалификации и значительных затрат труда и времени. Именно из-за этого обстоятельства разработка подобных схем в «традиционных», давно установившихся системах управления проводится редко, как прави­ло, только под давлением обстоятельств. Хотя какие-то элементы обязательно присутствуют в инструкциях и регламентах по документационному обеспечению отдельных видов работ, например, коллегиальных органов управления, или специфических видов документов, например, ограниченного доступа, жалоб граждан и др. Разработка детальных схем прохож­дения документов становится необходимой при разработке или адаптации компьютерной системы автоматизации документооборота.

5.3. Структура баз данных документального фонда организации

5.3.1. Регистрация документов

Для обеспечения эффективного пользования информацией при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по оп­ределенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рацио­нальная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) долж­на включать информацию практически о всех документах, которыми располагает организа­ция.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистра­ционного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистра­ционной форме или входном формате. Главное назначение регистрации - придание доку­менту юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если посту­пивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступле­ния, организация как бы не берет на себя ответственность за него.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Ре­гистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организа­ции, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, поиск и кон­троль исполнения.

5.3.2. Места регистрации документов

Регистрация производится децентрализованно по группам документов в зависимости от на­звания, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

• приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ;