Текущий архив учетных документов

Порядок текущего хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета призван обеспечить быстроту и удобство поиска необходимого документа. Текущий архив основан на четкой классификации документов и системном формировании их в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в одну обложку.

Номенклатура дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, в том числе и бухгалтерии. Разработка номенклатуры дел производится, как правило, в IV квартале, завершается не позднее декабря и с января следующего года вводится в действие.

Рассмотрим общепринятые принципы формирования дел бухгалтерского архива:

¾ первичные документы, как правило, хранятся отдельно oт регистров бухгалтерского учета;

¾ каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к какому-либо регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указываются месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов (с №... по №... включительно) и количество листов;

¾ кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с oтносящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены;

¾ каждое дело должно быть снабжено заголовком. Заголовки дел должны быть краткими и точными, при их составлении необходимо учитывать сроки хранения документов.

Сроки хранения устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела. Для большинства документов сроки хранения составляют не менее 5 лет (для некоторых — более 5 лет). Документы с разными сроками хранения не могут быть помещены в одно дело.

На следующем этапе производится систематизация заголовков. Рекомендуется следующий порядок расположения дел в номенклатуре:

1. Организационно-распорядительная документация вышестоящих органов;

2. Организационно-распорядительная документация самой организации (положения, приказы, распоряжения и т.п.);

3. Плановая и отчетная документация;

4. Учетные регистры;

5. Первичные документы;

6. Переписка.

Расположение дел закрепляется индексацией дел, т. е. условным обозначением каждого дела. Индекс дела включает в себя номер структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела.

Сформированная номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Дела до передачи в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или запирающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных.

Изъятие первичных учетных документов может производиться органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании их постановлений и соответствии с законодательством РФ.

На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

Для того чтобы работа организации после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, cooтветствующие должностные лица организации могут дооформить эти тома, например сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.

По установленным правилам в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года, а затем они сдаются в архив организации Если архив в структуре opганизации не предусмотрен, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке или передаче в государственный архив.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, пожарного надзора в зависимости от сложившейся ситуации. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем.