Организация системы управления документооборотом

Чтобы бухгалтерские документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения.

Порядок оформления первичных документов должен исключать, возможность их фальсификации, а сами документы должны своевременно поступать для контроля и дальнейшей обработки.

Документооборот — это организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.

Работка механизма управления документооборотом является необходимым звеном процесса постановки бухгалтерского учета в организации и в конечном итоге обеспечивает:

¾ стабильность работы бухгалтерской службы;

¾ четкость и оперативность обработки и движения документов;

¾ своевременность принятия управленческих решений.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:

1) разработка Положения о бухгалтерской службе;

2) разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;

3) составление графика документооборота;

4) создание технологии обработки учетной информации;

5) разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;

6) подготовка дел к длительному хранению.

Остановимся подробнее на первых трех этапах.

Kак правило, при достаточно большом объеме учетной работы организовывается бухгалтерская служба как отдельное структурноe подразделение организации с несколькими штатными сотрудниками. При этом необходима четкая регламентация деятельности каждого из них и всего подразделения в целом путем разработки Положения о бухгалтерской службе и должностных инструкций работникам подразделения.

Положение о структурном подразделении (бухгалтерской службе) - это внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения.

Положение определяет статус подразделения, его место в системе управления и его внутреннюю организацию.

Текст Положения обычно включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (служебные связи).

7. Организация работы.

В разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» определяются взаимосвязи подразделений в ходе осуществления своей деятельности, указываются виды документов, которыми обмениваются подразделения, при необходимости — сроки обмена информацией, ее периодичность, вид носителя информации и т.п.

Ниже приведено извлечение из примерного Положения о бухгалтерской службе.

Положение о бухгалтерской службе (извлечение)

6. Взаимоотношения (служебные связи)

Положение о бухгалтерской службе разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с другими должностными лицами и только после этого утверждается руководителем организации.

Срок действия утвержденного Положения о бухгалтерской службе не ограничен. Внесение отдельных изменений в текст Положения производится соответствующим приказом. С Положением и вносимыми в него изменениями должны быть ознакомиться все сотрудники бухгалтерии.

Должностные инструкции сотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций и, кроме того, осуществить объективную оценку деятельности сотрудников.

Должностная инструкция является внутренним документом организации, определяющим организационно-правовое положение работника и отражающим весь круг его должностных обязанностей, полномочий и ответственности.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (служебные связи)

7. Организация работы и оценка деятельности

Раздел 6 «Взаимоотношения (служебные связи)» должностной инструкции каждого сотрудника бухгалтерии разрабатывается на основании соответствующего раздела Положения о бухгалтерской службе и отражает взаимный обмен документацией между должностными лицами внутри организации (в том числе внутри одного подразделения), а также между должностным лицом посторонними организациями.

В качестве примера приведем извлечение из должностной инструкции бухгалтера-кассира.

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии разрабатываются, как правило, главным бухгалтером, согласовываются с другими заинтересованными должностными лицами, а затем утверждаются руководителем организации.

Полномочия сотрудника на получение документов от сторонних организаций подтверждаются письмами (доверенностями), направляемыми в адрес этих организаций.

Утвержденная должностная инструкция в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность.

Факт ознакомления с текстом должностной инструкции фиксируется с помощью отметки «С инструкцией ознакомлен» и подтверждается личной подписью работника с указанием даты ознакомления.

На основании структурной схемы организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций сотрудников, иных внутренних актов организации разрабатывается график документооборота в организации.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

График утверждается приказом руководителя организации.

ОАО «Транзит и Ко» Утверждаю

12.01.2012 № 11 Руководитель организации

г. Подольск ___________(Алешин И.К.)

15.01.2012