Учетные регистры и техника учетной регистрации

Хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, с целью получения обобщенной информации о наличии и изменениях имущества предприятия и его источни­ков, хозяйственных процессах и финансовых результатах дея­тельности подлежат группировке и отражению в определенном порядке в учетных регистрах.

Учетные регистры являются носителями информации специ­ального формата и строения (бумажные, машинные), предна­значенные для регистрации, группирования и обобщения хозяйственных операций, оформленных соответствующими документами.

Записи хозяйственных операций в регистрах называются учетной регистрацией. Информация, содержащаяся в учетных регистрах, используется для оперативного руководства, эконо­мического анализа, а также составления отчетности. Поэтому своевременное и правильное отражение хозяйственных операций в учетных регистрах — одно из обязательных условий качества и оперативности учета.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки, отдельные листы. В бухгалтерских книгах от­дельные листки крепко переплетены (сброшюрованы). До на­чала записей страницы книги обязательно нумеруют. На обо­роте последней страницы за подписью главного бухгалтера указывают общее количество страниц в книге. В некоторых книгах (например, Кассовая книга) страницы не только нуме­руют, но и прошнуровывают шпагатом и скрепляют сургучной (или мастичной) печатью. На обложке книги указывают назва­ние предприятия или организации, а также название самой книги и год, на который она заведена.

Основным преимуществом ведения учета в книгах является надежность сохранения учетных записей. Поэтому книги ис­пользуют на тех участках, где требуется усиленный контроль за сохранностью учетных записей. Так, учет денежных средств в кассе предприятия при всех формах бухгалтерского учета ведут в Кассовой книге. Однако книги имеют существенные недо­статки, ограничивающие их применение в учете. В частности. учет в книгах более громоздкий, чем в других регистрах, что затрудняет распределение груда учетных работников и автома­тизированную обработку учетной информации.

Более удобными для учета являются карточки или отдель­ные листы. Карточки изготовляются из плотной бумаги или картона специальной формы, стандартных размеров. Их широ­ко используют в аналитическом учете (например, для пообъектного учета основных средств, сортового учета материальных ценностей на складах и др.). Карточки хранят в специальных ящиках — картотеках, где их систематизируют в определенном порядке. Для обеспечения сохранности карточки при открытии регистрируются в специальном реестре. Каждой карточке при­сваивается порядковый номер, что позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.

Отдельные листки от карточек отличаются тем, что изготовля­ются из менее плотной бумаги, большего формата и хранятся в папках (регистраторах), из которых легко вынимаются для учет­ных записей. Используются отдельные листки для ведения журна­лов-ордеров, вспомогательных ведомостей к ним, составления ма­шинограмм.

Преимущество карточек и свободных листков состоит в воз­можности любой группировки для получения необходимой ин­формации, использовать при автоматизации учета на ЭВМ, что обеспечивает повышение производительности труда учетных работников и оперативность учета.

По характеру записей учетные регистры делят на хронологи­ческие, систематические и комбинированные.

В хронологические учетные регистры хозяйственные опера­ции записывают в календарной последовательности их осущес­твления и оформления. Хронологический учет обеспечивает контроль за сохранностью документов, поступающих в бухгал­терию, полнотой и правильностью учетных записей. Примером регистра хронологического учета является Регистрационный журнал операций, в котором указывают номер записи, дату, сумму операции, а часто — и корреспондирующие счета. Итог записей в. журнале используют для проверки полноты и пра­вильности систематического учета на счетах (путем сравнения его итогов с итогом оборотов по дебету и кредиту синтетиче­ских счетов).

Систематические учетные регистры предназначены для группировки (систематизации) однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. К ним относится любой регистр, в котором записи ведут на счетах синтетического и аналитического учета (например, Главная книга, карточки пообъектного учета основных средств, сортового учета материалов и др.).

В комбинированных учетных регистрах хронологические и сис­тематические записи ведут одновременно. Примером комбиниро­ванного регистра синтетического учета является книга Жур­нал-главная, объединяющая Регистрационный журнал (хронологический учет) и Главную книгу (систематический учет); журналы-ордера и вспомогательные ведомости к ним, используемые при журнально-ордерной форме бухгалтерского учета.

По объему содержания записей учетные регистры делятся на ре­гистры синтетического, аналитического учета и комбинированные.

Регистры синтетического учета предназначены для отраже­ния экономически однородных хозяйственных операций на синтетических счетах в денежном измерителе, с указанием даты, номера и суммы бухгалтерской записи, как правило, без пояснительного текста. По характеру записей регистры синте­тического учета могут быть хронологическими (Регистрацион­ный журнал), систематическими (Главная книга) и комбиниро­ванными (книга Журнал-главная, журналы-ордера).

Регистры аналитического учета предназначены для отраже­ния хозяйственных операций на аналитических счетах, детали­зирующих содержание показателей соответствующего синтети­ческого счета. Записи в эти регистры делают более подробно, дают пояснительный текст, раскрывающий содержание опера­ции, указывают натуральные и трудовые измерители по учиты­ваемым операциям. Регистры аналитического учета могут быть хронологическими (например. Кассовая книга) и систематиче­скими (карточки).

Комбинированные учетные регистры предназначены для од­новременного осуществления синтетического и аналитического учета. Органическое сочетание в одном регистре аналитическо­го учета с синтетическим является характерной особенностью современной техники ведения учета. Комбинированные регис­тры обеспечивают возможность отражать соответствующие объекты в аналитическом учете и одновременно получать обобщенные синтетические показатели. Кроме того, отпадает необходимость в сверке записей на аналитических счетах и синтетического счета: в таком регистре итоги записей аналити­ческих счетов служат обоснованием для бухгалтерских записей на синтетических счетах или заменяют их. Примером такого комбинированного регистра является журнал-ордер по кредиту счета "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", в котором в течение месяца регистрируют расчетно-платежные документы каждого поставщика за полученные материальные ценности и предоставленные услуги и делают отметку об их оплате. Запи­си делают в разрезе корреспондирующих счетов. Месячные итоги этого журнала-ордера дают обобщенные (синтетические) показатели по кредиту счета "Расчеты с поставщиками и под­рядчиками".

Техника учетной регистрации. Порядок записи хозяйствен­ных операций в учетные регистры регламентируется Положе­нием о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете. В соответствии с этим Положением хозяйственные опе­рации в учетные регистры записывают только на основании надлежаще оформленных и обработанных документов темного цвета чернилами (или пастой шариковых ручек), средствами механизации или иными средствами, обеспечивающими сохра­нение записей в течение длительного времени и предупрежда­ющими внесение несанкционированных и незаметных исправ­лений.

Предприятия и организации, которые составляют учетные регистры на машиночитаемых носителях, должны обеспечить их воспроизводство в удобном для чтения виде.

Ответственность за правильность регистрации информации в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие их. Перенесение информации из первичных документов в учет­ные регистры должно осуществляться по мере их поступления к месту обработки (в бухгалтерию, на вычислительные уста­новки), однако не позже срока, обеспечивающего своевремен­ную выплату заработной платы, составление деклараций, бух­галтерской и статистической отчетности.

Записи хозяйственных операций в учетные регистры должны быть четкими и понятными. Подчистки и неоговоренные исправ­ления, пропуски строчек и приписки между строчками не разре­шаются.

Записи в учетные регистры могут быть простыми и копиро­вальными. Копировальные записи делают с помощью копироваль­ной бумаги в тех случаях, когда необходимо иметь копию записи. Так, при ведении Кассовой книги второй экземпляр используется как отчет кассира.